IL PROGETTO SIX SIGMA

Implementare un progetto Sei Sigma

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Negli ultimi anni nel mondo della Qualità si è cercato di introdurre metodologie strutturate che permettessero di unificare e rendere più efficiente il modo di lavorare nelle aziende.

In particolare, sono stati individuati i punti fondamentali che l'approccio deve avere e che sono quelli tipici proprio dello strumento che stiamo esaminando: il Six Sigma.
Vediamoli insieme:

  • focus: è necessario avere chiari gli obiettivi del metodo e dell'intervento
  • efficienza: il metodo deve lavorare per punti ed essere schematico
  • cost saving: è necessario che ad ogni possibile azione sia associato un costo o un beneficio economico
  • responsabilizzazione del personale: le persone che lavorano a tale metodo devono essere fortemente coinvolte ed essere in grado di garantire dei risultati alla fine del lavoro
  • miglioramento continuo: l'obiettivo aziendale deve essere ambizioso e l'impegno prolungato nel tempo
  • approccio statistico: la valutazione della situazione aziendale deve essere oggettiva e basata sui dati

Secondo Alan Larson, autore del libro “Demystifying Six Sigma”, sono tre le componenti che bisogna sviluppare all'interno di un'organizzazione per virare verso una cultura di tipo Six Sigma:

  • 1) Leadership: occorre spostarsi da una cultura di microgestione ad una che abbia come base una leadership partecipativa. Vanno sviluppate nuove competenze in modo da tendere sempre di più alla soddisfazione del cliente e al miglioramento continuo
  • 2) Partecipazione: le persone vengono incoraggiate a partecipare ai progetti, a formarsi e a sviluppare nuove competenze
  • 3) Formazione: l'organizzazione deve stanziare una parte del budget appositamente per gli interventi formativi in modo che le persone siano ben preparate ai cambiamenti che si stanno pianificando

Il Six Sigma è essenzialmente una strategia economica che si focalizza su tre punti principali:

  • il cliente e i suoi bisogni
  • i processi necessari per soddisfare i bisogni dei clienti
  • i dipendenti che implementano i processi

Tutta l'organizzazione aziendale, basata sui processi, deve essere tesa a soddisfare i bisogni dei clienti che derivano principalmente dalle sue attese di qualità in tutte le possibili dimensioni.
Il cliente si aspetta il massimo in fatto di:

  • qualità del servizio
  • affidabilità del prodotto nel tempo
  • costo del prodotto
  • prestazioni
  • manutenibilità

Prima di avviare qualsiasi progetto Six Sigma, occorrerà fare una serie di cose che assicureranno che la metodologia implementata sia efficace e che vi permetta di ottenere quello che volete.
Per fare questo occorrerà un impegno di lungo termine e che la vostra organizzazione segua alcune semplici regole che vi elenchiamo:

  • i vostri obiettivi dovranno basarsi sulla voice of customers, la voce dei clienti
  • l'obiettivo principale dovrà essere la piena soddisfazione dei clienti
  • dovrete lavorare secondo il principio che il cliente ha sempre ragione
  • il trattamento dei reclami e le conseguenti azioni correttive dovranno essere avviate il prima possibile per risolvere eventuali disagi della clientela
  • ai clienti bisogna sempre dare una risposta gentile e, possibilmente, questa risposta deve essere un ""
  • tutta la vostra organizzazione deve sapere in quale direzione si intende andare e deve avere almeno una qualche nozione di Six Sigma. Ogni persona deve avere tutte le informazioni e la conoscenza necessarie per prendere certe decisioni e per lavorare al meglio
  • alle persone andrà lasciato del tempo libero durante l'orario di lavoro per seguire gli sviluppi del progetto, tracciarli e incontrarsi per parlare dei miglioramenti fatti e di quelli ancora da fare
  • la vostra Vision, la Mission, gli obiettivi e le strategie andranno documentate
  • una volta conclusa la revisione strategica del sistema esistente e stabilito in quale direzione muoversi, occorrerà chiarire e illustrare a tutti la propria vision relativa al progetto Six Sigma e gli obiettivi.
    Per farlo, bisognerà coltivare l'impegno verso una continua crescita dell'organizzazione e verso lo sviluppo delle risorse umane, basato su formazione, addestramento e comprensione dei talenti, anche dei più nascosti.
  • bisognerà avviare una revisione strategica del lavoro fatto nella propria organizzazione e di quello ancora da fare per raggiungere gli obiettivi stabiliti.
    Questa revisione dell'intero sistema aziendale dovrà essere rigorosa e radicale, priva di preconcetti e basata sull'ascolto della voce dei clienti, dei partner, degli esperti del settore, dei fornitori e del personale.
    Andranno raccolti ed analizzati dati relativi all'andamento dei mercati, alla concorrenza, alle opportunità di business e allo storico delle performance.
    La cosa più importante da fare, però, è quella di coinvolgere le persone in questo lavoro di profonda revisione fin dall'inizio nel progetto Six Sigma.
  • andranno definite le caratteristiche del prodotto critiche per ciascun requisito del cliente e/o del mercato;
  • andranno definite le caratteristiche del processo che possono influenzare quelle del prodotto e minare la soddisfazione dei requisiti del cliente;
  • andranno definite le tolleranze per ogni caratteristica e, a ritroso, per ogni parte;
  • verranno identificati e definiti i processi aziendali necessari per soddisfare le caratteristiche attese, misurate le prestazioni e valutate le modalità di controllo delle variabili che possono alterare le prestazioni dei processi;

Biosgna ricordare, però, che le organizzazioni che decidono di applicare la metodologia Six Sigma non sono istituti accademici e non possono sostenere il lusso di dedicare anni ed anni per studiare tutti gli aspetti di un singolo problema prima di decidere quale azione adottare.
Chi sponsorizza un progetto Six Sigma in azienda dovrà avere, prima di tutto, la capacità di decidere quando le informazioni raccolte sono sufficienti per poter avviare un progetto.
Una volta che si sarà sicuri di ciò che si è raccolto, occorrerà spingere il pedale sull'acceleratore e passare dalla fase di analisi che abbiamo già visto nelle sezioni precedenti, a quella di miglioramento vero e proprio.

A questo punto il singolo progetto andrà chiuso e le risorse allocate spostate su nuovi progetti il più presto possibile.

La metodologia Six Sigma è costituita da un iter semplice ma rigoroso che può essere applicato con successo ad ogni singolo progetto.

Si basa, sostanzialmente, sulla corretta analisi del prodotto, del processo o del servizio, sull'individuazione delle difettosità e sull'intervento immediato sulle stesse per rimuoverle o ridurle.

Intervenendo poi in modo mirato su tutte le funzioni critiche, la metodologia Six Sigma può realizzare, in tempi abbastanza brevi, le attività di miglioramento del prodotto, del processo o del servizio necessarie a soddisfare il cliente che potrà verificarne direttamente l'efficacia.

L'azione del Six Sigma è concepita come un processo globale d'intervento per il miglioramento continuo di tutto il sistema aziendale e apporta benefici sia d'efficacia che d'efficienza.
Proprio a tale scopo devono essere predisposti, in tutti i settori operativi, degli opportuni indicatori di misura che consentano il periodico monitoraggio dei progressi compiuti in modo che i singoli progetti possano essere continuamente controllati.

Uno dei problemi che le organizzazioni si trovano a dover affrontare quando avviano un progetto di stampo Six Sigma è la mancanza di un'accurata pianificazione.
Spesso perseguire l'obiettivo diventa fondamentale e distoglie l'attenzione dal fatto che occorre gettare basi capaci di garantire il successo del progetto anche in un futuro prossimo o più remoto.

In effetti non è così raro che un progetto che ha come scopo quello di migliorare la qualità non arrivi a dare i risultati attesi.
Di seguito proveremo a spiegarvi come vanno impostate le basi della strategia di un progetto Six Sigma, al fine di aumentare la sue probabilità di successo.
Prenderemo in esame la pianificazione, la formazione e tutte le altre questioni che svolgono un ruolo chiave nel assicurarsi che l'iniziativa che dovrebbe portare ad un miglioramento della qualità abbia davvero successo.

La strategia e la pianificazione

Prima di avviare qualsiasi progetto Six Sigma occorre impostare una pianificazione ampia ed accurata. E' proprio l'attenzione che porremo a questa fase che pregiudicherà o meno, in seguito, la riuscita del progetto, avendo una grande influenza sui risultati e su tutti gli sforzi fatti.

In primo luogo, è necessario determinare quali sono le inefficienze dei processi aziendali o i difetti che possono essere risolti. Queste saranno le prime cose sulle quali dovremo concentrare la nostra attenzione.

Parte della vostra strategia di pianificazione dovrà poi prevedere la scelta di persone forti e analitiche capaci di affrontare il progetto che affiderete loro.
Una volta scelte, saranno proprio queste persone a mettere insieme delle squadre di lavoro che diventeranno responsabili della raccolta e dello studio dei dati e che cercheranno di offrire soluzioni innovative per l'attuazione del progetto.

La fase di impostazione del lavoro

Una gran parte del successo di un progetto Sei Sigma si baserà sulla nostra capacità di avere il sostegno dei dirigenti. Non ci sarà bisogno di coinvolgerli nel lavoro più operativo da compiere giorno per giorno, la cosa importante è che siano al corrente degli sviluppi del progetto e degli eventuali ostacoli che ne frenano l'avanzamento.

La formazione

Come nella maggior parte dei programmi di formazione, l'istruzione delle figure chiave che andranno a gestire i progetti, in questo specifico caso le Black Belt e le Green Belt (cinture nere e cinture verdi), è un fattore critico per il successo del progetto.
Purtroppo, invece, è proprio questa la fase in cui la dirigenza cerca di risparmiare qualche soldo un po' per la diffidenza che nutre nei confronti dei formatori, un po' a causa delle limitate risorse economiche a disposizione.

Cercate di far passare il concetto che un investimento nella formazione è fondamentale se si vogliono vedere dei risultati, non se ne può davvero fare a meno.

"Vendetevi" bene il progetto

Anche se un progetto Six Sigma è orientato e si basa soprattutto sull'analisi dei dati, il suo successo richiede il coinvolgimento dei lavoratori, comprese le posizioni dell'Alta dirigenza e quelle più operative maggiormente calate nella quotidianità del lavoro.

Il fondamento del Six Sigma si basa sul concetto creativo che risposte e soluzioni innovative possono provenire da qualsiasi settore di un'organizzazione. Ciò significa che ogni lavoratore può diventare una risorsa preziosa per la riuscita del progetto.

Attenzione, infine, ad uno degli errori fondamentali che fa spesso la Direzione nell'implementare dei cambiamenti e che è quello di presentare ogni progetto come se fosse completamente slegato dagli altri, impedendo così alle persone di avere una visione chiara e completa di ciò che si vuole fare.
Se si agisce in questo modo, infatti, è facile che le singole iniziative entrino in contrasto tra loro e inizino a competere per ottenere risorse, attenzione e crediti da parte della Direzione.

PER SAPERNE DI PIU':

Cos'è il Six Sigma?
La metodologia Six Sigma
La metodologia Six Sigma in Italia
Gli strumenti del Six Sigma
Gli strumenti della metodologia Six Sigma: un approfondimento
Avviare un progetto Six Sigma
I dubbi sul Six Sigma
Il ciclo DMAIC
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