I consigli per il Responsabile Qualità
La gestione documentale
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- Consiglio n° 1:
Non rendete le cose troppo difficili. Quando dovete rivedere il Sistema Documentale per certificare la vostra azienda, utilizzate i documenti già esistenti, adattandoli ai requisiti della norma. Agendo in questo modo avrete due vantaggi: - risparmierete tempo - le persone utilizzerano più volentieri i manuali, le procecedure e i moduli che già conoscono e con i quali hanno già familiarizzato in passato e avranno meno difficoltà a maneggiarli second le nuove regole. - Consiglio n° 3:
Come gestire le registrazioni delle riunioni di riesame della Direzione?
Prima di tutto preparate una scaletta che sia in grado, in pochi punti, di riassumere tutto l'iter dell'incontro.
Le parti da fissare per bene sulla carta saranno:
- i nomi dei partecipanti
- gli argomenti trattati
- gli input
- le decisioni prese e gli altri output
- le risorse necessarie
- la lista di distribuzione
- la data del prossimo incontro (se stabilita) - Consiglio n° 25:
La Politica della Qualità non è e non deve essere un enunciato vuoto di significato. Questo documento deve contenere il patrimonio di contenuti che un'organizzazione utilizza e utilizzerà per imporsi nel suo ambito di business.
Ricordate che la sola cosa peggiore del non avere una Politica della Qualità efficace è avere una Politica della Qualità che nessuno ricorda perché è completamente avulsa dalla realtà in cui si lavora ogni giorno. - Consiglio n° 34:
Non lasciate che i contenuti dei vostri documenti diventino obsoleti: aggiornateli di continuo, ogni volta che c'è una piccola modifica.
Sviluppare un Sistema di Gestione per la Qualità non è certo una cosa che si fa in pochi giorni.
E' probabile che procedure, istruzioni e manuale debbano essere rivisti più e più volte. Fatelo con continuità, fino a quando non soddisferanno tutti i criteri della norma e quelli che avrete stabilito voi perché funzionino a dovere per la vostra organizzazione.
Ricordate che le sole procedure che sicuramente non funzionano sono quelle che non sono state mai revisionate.
