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Buongiorno a tutti,
sono alle prese con una azienda medio piccola e mi sto accingendo a descrivere in una procedura il processo di approvvigionamento.
Solitamente la procedura la sviluppo in modo che siano ben evidenti gli input del processo ad esmpio le necessità di acquisto verificate dagli impegni del gestionale, RDA (richieste di acquisto) ecc...
In questa azienda però mi trovo di fronte alla "trasgressione"
Esiste un gestionale e alcuni ordini di acquisto vengono emessi a fronte di necessità verificate da esso, ma la maggior parte da richieste estemporanee fatte via e-mail o a voce.

Il mio problema e che questo modo di operare, la direzione non lo vuole cambiare, perchè chiaramente risulta snello.
Io però sono costretto a descrivere il processo, il mio dubbio è:
- redigo una procedura classica
- mi butto su un diagramma di flusso in cui stabilisco delle responsabilità ma non entro nei dettagli.

Terza opzione che definisco l'Utopia: dopo una mia dettagliata relazione alla direzionin cui evidenzio alcuni punti non del tutto conformi, loro decidono di formalizzare meglio le richieste.

Spero di non avervi tediato ma so che roverò il vostro appoggio!
Ciao

[Simo]

Tranquillo...l'"a voce" è abbastanza una regola, soprattutto nelle piccole imprese.

Direi che non è tanto importante il mezzo che scegli per formalizzare la tua procedura (classica o con diagramma di flusso poco importa) quanto una buona descrizione degli input.

Non potresti semplicemente dire che la necessità di approvvigionamento viene segnalata in seguito alla generazione automatica di un riordino da parte del programma utilizzato, ad una richiesta inoltrata via e-mail o ad una A VOCE e, in questo ultimo caso, chiedere una rapidissima formalizzazione all'ufficio acquisti (basterebbero anchesolo due righe via e-mail indirizzate all'ente che ha fatto la richiesta...come da tua richiesta ti confermo l'ordine della merce pinco pallino...ecc, ecc.)?

Fattibile?

[mcservizi]

Si è fattibile infatti mi sto dirigendo verso una soluzione di questo tipo.
Già mi immagino le paranoie per formalizzare le cose dette a voce!!

Grazie mille.