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Autore Messaggio
gibbosky
Forumista di Sicurezza


Registrato: 21/09/07 18:46
Messaggi: 1049
Residenza: Terni

MessaggioInviato: Dom Dic 07, 2008 10:35 am    Oggetto: Ordine Rispondi citando

Ho postato di un mio problema nel forum generale, ma questa sezione, dalla quale io latito spesso, mi sembra effettivamente la più adeguata.
Il mio problema è il seguente :

1) azienda di autotrasporti;

2)Com prende ordini solo telefonicamente dai clienti;

3) Com non scrive mai niente relativamente ai requisiti imposti
telefonicamente dai clienti, relativi al viaggio da effettuare;

Dopo molti solleciti da parte mia, nel cercare di fargli capire l'importanza della registrazione almeno dei requisiti primari imposti in sede di contattazione, ancora non riesco nell'intento di fare avvenire questa cosa.
La risposta è sempre la stessa, vale a dire :

- "sono spesso in giro e prendo ordini al cellulare, come faccio a scrivere i requisiti realativi all'ordine ?" (dagli torto)

Il guaio è che comuqnue non scrive nulla neanhe quando riceve ordini in sede operativa...

Vabbè, capite che questo fa sì che non si possa avere evidenza di alcuna RIESAME dell'ordine. disattendendo uno dei requsiti al 7.2.2 e puntualmente rina ha lasciato una NC.

Mi aiutate, capendo la situazione a poter pensare un paio di documentini, semplici e fruibili per poter far avvenire sta benedetta registrazione ed il successimo riesame prima prima della conferma dell'ordine al cliente ?

Grazie a tutti

gibbosky
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dario
Enigmatico sorridente


Registrato: 27/11/07 16:30
Messaggi: 3701

MessaggioInviato: Dom Dic 07, 2008 7:56 pm    Oggetto: Rispondi citando

ciao gibby!
Il caso mi pare un po' strano...
ma questa azienda sta iniziando il percorso per la certificazione?
non lo capisco dal tuo post.
Tu lo devi portare alla iso 9001:2008?
ciao
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gibbosky
Forumista di Sicurezza


Registrato: 21/09/07 18:46
Messaggi: 1049
Residenza: Terni

MessaggioInviato: Dom Dic 07, 2008 9:59 pm    Oggetto: Rispondi citando

Ciao Dario,
sono certificati dal 2002... avevano un sistema molto vecchio stile, ci hanno contatto per snellirlo ed integrarlo con la 14001.
Lo scorso anno quindi li abbiamo riportati a certificazioni anche con cambiamento di campo di applicazione... e ragione sociale dell'azienda.
Venerdì scorso sono andati a sorveglianza per la sola qualità... tra un mese andranno per l'ambiente.
Lo scorso anno Rina lasciò una raccomandazione (per la quale mi sento un po' colpevole) che non è stata presa in carico (probabilmente anche perchè non ho tenuto duro) che è divenuta una NC quest'anno... a seguito di verificatore molto pignolo, ma al quale nella fattispecie non si possono dare torti. Come hai compreso dai miei psot precedenti la NC riguarda la mancata evidenza dei riesami relativi agli ordini dei clienti.
A questo punto se rileggi questo post e quello dell'atra sezione capisci il mio problema quale è !

Ciao Dario

Grazie come sempre per la tua collaborazione.

gibbosky

P.S.

Passa buoni giorni di festa !!
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gibbosky
Forumista di Sicurezza


Registrato: 21/09/07 18:46
Messaggi: 1049
Residenza: Terni

MessaggioInviato: Dom Dic 07, 2008 10:12 pm    Oggetto: Rispondi citando

Dimenticavo... da notare che fino a che non ha auditato il 7.2.2 l'auditor ha fatto complimenti ed elogi sia al sistema, per come strutturato... sia per il loro modo di lavorare... fanno report mensili di indicatori (soprattutto economici) sulla base dei quali riescono a fare offerte mirate e rimanere competitvi...insomma non sono degli sprovveduti affatto.
Proprio per questa ragione il valutatore si è meravigliato della mancanza al 7.2.2, in sostanza ha detto che non si sarebbe mai aspettato questa falla nel sistema...sostenendo (a mio parere giustamente) che con tale metodologia di gestione degli ordini...se per qualche motivo il capo si assenta per un mese l'azienda chiude !
Nessun requisito scritto ...nessun riesame per sapere se si è in grado di far fronte all'erogazione del servizio richiesto, se un cliente chiama per chiedere qualcosa relativa all'ordine, al di fuori del capo nessuno sa nulla.
Il capo dice che lui ha tutto nella testa... ed io mi sento in colpa perchè cmq questi sanno di lavorare bene...e le 3 nc minori gli scocciano abbastanza... mi sento come se non avessi fatto un buon lavoro di consulente, e chissà forse è stato proprio così !
Avrei dovuto insistere e pensare a qualcosa per fargliele evitare...
Insomma loro sono un po' quella tipologia di azienda che, oltre a lavorare bene davvero... vuole anche essere premiata per il compitino ben fatto...
Personalmente, dalla mia esperienza... e dalla soggettività di giudizio di vari verificatori... suscettibili di pareri a volte contrastanti, non bado molto alle nc... in sostanza io preferisco un sistema che gira bene, snello e che ti lascia qualche nc... piuttosto che uno che succhia risorse tutto l'anno per riempire la carta ed alimentare se stesso...
Poi... in effetti sappiamo tutti che gli ispettori sono terrorizzati di tornare dall'organismo senza nc rilevate e fare la figura dei dementi... per cui io addirittura a volte in audit interno glie ne faccio sempre trovare una o due e qualche osservazione servita sul piatto Rolling Eyes


ciao e ancora grazie

gibbosky
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dario
Enigmatico sorridente


Registrato: 27/11/07 16:30
Messaggi: 3701

MessaggioInviato: Mar Dic 09, 2008 9:45 am    Oggetto: Rispondi citando

sono perplesso.
Dici che la società di certificazinone ha rilasciato il certificato e poi ti trovi con il direttore che non documenta nulla?
Misteri della certificazione...
Il requisito chiave della norma è la documentazione ...
Rolling Eyes
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gibbosky
Forumista di Sicurezza


Registrato: 21/09/07 18:46
Messaggi: 1049
Residenza: Terni

MessaggioInviato: Mar Dic 09, 2008 10:20 am    Oggetto: Rispondi citando

No Dario,
evidentemente non mi son spiegato bene...
L'organizzazione realizza tutte le registrazioni richieste dalla norma...
gestione controllata dei documenti e delle registrazioni...
definizione degli obiettivi... formazione, manutenzione, non conformità, azione correttive e preventive...e le documenta tutte nel dettaglio.
Fa monitoraggio spinto sulla soddisfazione del cliente... tiene costantamente sotto controllo i fornitori di materie prime e di servizi... anche con audit di 2 parte nei siti dove i loro subvettori caricano e scaricano gli animali.
Registra mese per mese report dettaglaitissimi, tramite un softrware gestionale che inidca loro l'andamento dei mercati in cui sono ed il modo di comportarsi...di conseguenza.
Non manca loro nessuna registrazione... tranne i riesami dell'ordine.
Adesso d'accordo che sono importanti... ma da qui a non certificare una organizzazione che alvora veramente bene...fuorchè per questa cosa, che tra l'altro sino ad ora non ha causato problemi...ce ne passa.
O sei di parere contrario ?

Grazie ancora

gibbosky

P.S.
hai capito il mio problema quale è ?
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pterix
Forumista di Qualità


Registrato: 01/10/07 12:04
Messaggi: 450

MessaggioInviato: Mar Dic 09, 2008 11:05 am    Oggetto: Rispondi citando

Ciao Gibby! Ho letto tutto quello che hai scritto e sono ubriaco! Ma non ti viene mai il callo dello scrittore? Laughing Laughing

Ok, non arrabbiarti eh? Si fa per fare due risate in compagnia!

Veniamo al tuo problema: ma questo gran capo ha mai pensato che se gli capita qualsiasi cosa non c'è nulla di formalizzato per quanto riguarda gli ordini trattati interamente da lui? Hai provato a farglielo notare? E, se sì, come ha risposto? Ha un interesse economico diretto nell'azienda (non so, è il padrone?) oppure c'è un capo che può farsi valere su di lui?

Quella che descrivi è una situazione assurda che va per forza di cose sistemata, l'auditor ha ragionissima! Secondo me l'unica è far leva su questa persona...

Fammi sapere, ciao, ciao!
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gibbosky
Forumista di Sicurezza


Registrato: 21/09/07 18:46
Messaggi: 1049
Residenza: Terni

MessaggioInviato: Mar Dic 09, 2008 11:45 am    Oggetto: Rispondi citando

Ciao Pterix,
il gran capo da 6 anni a questa parte non ne vuole sentir parlare di scrivere requisiti e dare evidenza di riesami dell'ordine, in quanto lui dice che nella sua testa funziona tutto benissimo ... ed è vero, viaggiamo nell'ordine di un paio di reclami l'anno... e mai a causa direttamente sua.
Inoltre come ti ripeto... la maggior parte del fatturato è dovuto a lcienti abituali, che sottoscrivono un contratto (ordine aperto) valido per un anno, e su tale ordine aperto si ha evidenza dei requsiti.
Il problema sono le mancate registarzioni delle variazioni dei requsiti durante l'anno e la mancata evidenza dei riesami dovuti cmq ad ogni tratta relativa all'ordine aperto, ed alle variazioni d'ordine.
Mi serve di farglieli fare entrambi... preparando un paio di moduletti fruibili, semplici da usare potrei ovviare... ma se potessi in qualche maniera fare in modo di farlo scrivere... sarebbe meglio, il punto è COME ?
Sto pensando...ma non mi viene in mente nulla .

ciao e grazie dell'interessamento

gibbosky
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Stregatto
Donna di qualità


Registrato: 21/09/07 10:41
Messaggi: 1668

MessaggioInviato: Mar Dic 09, 2008 12:31 pm    Oggetto: Rispondi citando

Sarò sincera, Gibbosky. Se una persona vuole fare una cosa trova il modo di farla. Scrive i requisiti sul PC, su un modulo di carta, sulla carta del prosciutto o sul giornale che incarta il pesce, LI SCRIVE!!

Al contrario, se non ha voglia di fare una cosa non la farà nemmeno con il modulo più bello del mondo! Sad

Certificarsi e mantenere la certificazione non è un obbligo. Per risolvere la NC deve formalizzare l'evoluzione degli ordini, il come lo deciderete insieme. Non vuole farlo? Bene, si prepari a perdere la certificazione tu sei un consulente, non fai miracoli.

Scusa la franchezza.
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gibbosky
Forumista di Sicurezza


Registrato: 21/09/07 18:46
Messaggi: 1049
Residenza: Terni

MessaggioInviato: Mar Dic 09, 2008 1:21 pm    Oggetto: Rispondi citando

Ciao Stre',
per carità hai perfettamente ragione... ma effettivamente per la modalità del lavoro che svolge, capisco che far evolvere l'ordine dando l'evidenza scritta dell'evoluzione... è impegnativo, nel senso a questo tipo i clienti telefonano in continuazione chiedendo variazioni di tariffa, variazioni di tratte da fare, variazioni di animali da trasportare...
Sta tutto il giorno al telefono... a ricevere le variazioni dei requisiti... la prassi che segue è che appena riceve la variazione del requisito, interpella tutti gli attori coinvolti nell'ordine e le attua.
Ovviamente lui sa che è in grado di far fronte a queste variazioni...senza riesaminarle e da direttamente l'ok al cliente.
Qualora non fosse in grado di far fronte ... a seguito di valutazioni non corrette ...in qualche modo risolve sempre... non mi chiedere come.
Fatto sta che a seguito di queste sue doti non vuole formalizzare nulla.
Che tipo di strategia posso attuare per rendere snello e semplice formalizzare l'ordine ?
Hai qualche idea in merito...dipinta la situazione ?

ciao e grazie ancora

gibbosky

P.S.
staff... chiedo anche il vostro aiuto...la situazione è irta e spinosa :cry:
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fabio335
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MessaggioInviato: Mar Dic 09, 2008 3:05 pm    Oggetto: Rispondi citando

ciao gibbosky mi intrommetto anch'io,
dirò una banalità assurda ma non basterebbe una mail del cliente che richiede tutte le variazioni del caso, un bel timbro e firma del tuo trasportatore per approvazione e poi archiviazione con l'ordine aperto......?........ovviamente la mail non sarebbe altro che una formalizzazione delle telefonate:?:
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gibbosky
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Residenza: Terni

MessaggioInviato: Mar Dic 09, 2008 3:27 pm    Oggetto: Rispondi citando

Ciao Fabio,
bocca tua santissima !!! Laughing
La maggior parte dei clienti sono allevatori o camionisti con sedi sperdute in mezzo a steppe e montagne a malapena raggiunte dai telefoni, la cui formazione scolastica arriva si e no alla prima elementare... e che chiedono i servizi dell'azienda solo telefonicamente .
Si fatica strenuamente per farsi rimandare una volta l'anno il questionario inviato via fax di soddisfazione...tant'è vero che si operano indagini di soddsifazione per altre vie...
Da escludere perciò scambio di mail o fax col cliente, non lo farebbero mai !!
E' stata la prima cosa che ho detto loro di fare lo scorso anno, ripeto che in breve la situazione è la seguente:

cliente telefona ed impone i suoi requisiti...

il capo li soddisfa (devo dire sempre) pianificando tutto nella sua mente.

Fine.

Ovviamente a Rina questo non va bene.

Ciao e grazie della tua collaborazione.

gibbosky
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QualitiAmo - Stefania
Moderatore


Registrato: 16/09/07 18:37
Messaggi: 26583

MessaggioInviato: Mar Dic 09, 2008 3:31 pm    Oggetto: Rispondi citando

Probabilmente se la persona in questione non vuole formalizzare non accetta nemmeno di ribaltare la formalizzazione sul cliente. Se così non fosse, però, la proposta di Fabio è ottima perché sposta il problema all'esterno (ma la norma richiede che questa formalizzazione ci sia e se il cliente non accetterà di piegarsi, dovrà farlo il trasportatore).

Gibbosky, purtroppo più che un modulino semplificato al massimo non sappiamo cosa proporti: qualcosa di estremamente snello che preveda già tutte le variabili e che sia solo da flaggare, magari direttamente mentre si è al telefono: nessuna perdita di tempo. Quello a cui hai già pensato tu, insomma. Tutto il resto sarebbe più lungo e complicato.

In alternativa...registra la telefonata! Wink Laughing
_________________
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fabio335
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Registrato: 28/11/08 14:54
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MessaggioInviato: Mar Dic 09, 2008 3:35 pm    Oggetto: Rispondi citando

CE L'HO!!!!!!!!!!!!!!!!!!
invio di missive con pioccioni viaggiatori Laughing non resta che scherzarci sopra gibbosky

sorry
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gibbosky
Forumista di Sicurezza


Registrato: 21/09/07 18:46
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Residenza: Terni

MessaggioInviato: Mar Dic 09, 2008 3:46 pm    Oggetto: Rispondi citando

In effetti non rimangono che i piccioni...
in quanto tempo riescono a percorrere mediamente 2000 Km ? Laughing

Vabbè...scherzi a parte... mi tocca prenderlo da una parte e costringerlo a scrivere... oppure far fare al solito qualcosa di finto alle amministrative prima della prossima sorveglianza... cosa che odio davvero tanto.

ciao a tutti...

P.S.

se vi viene cmq in mente qualcosa parliamone.

gibbosky
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