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verifica e approvazione documenti elettronici

 
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Autore Messaggio
rapy
Nuova recluta del forum


Registrato: 13/09/13 16:48
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MessaggioInviato: Mer Feb 21, 2018 4:19 pm    Oggetto: verifica e approvazione documenti elettronici Rispondi citando

Domanda: come gestite la verifica e approvazione delle revisioni dei documenti del sistema di gestione in formato elettronico?
(chiedo scusa perché sicuramente l'argomento è già stato affrontato, ma non riesco a trovare la discussione).
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QualitiAmo - Stefania
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Registrato: 16/09/07 18:37
Messaggi: 24126

MessaggioInviato: Mer Feb 21, 2018 5:19 pm    Oggetto: Rispondi citando

Prima di tutto ciao e benvenuto. Smile

La gestione elettronica come avviene? Tramite un programma specifico con la registrazione dei log?
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

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rapy
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Registrato: 13/09/13 16:48
Messaggi: 3

MessaggioInviato: Mer Feb 21, 2018 6:00 pm    Oggetto: Rispondi citando

QualitiAmo - Stefania ha scritto:
Prima di tutto ciao e benvenuto. Smile
La gestione elettronica come avviene? Tramite un programma specifico con la registrazione dei log?


Grazie per il benvenuto! Smile
Ad oggi facciamo così: il documento viene creato/revisionato dal responsabile di processo o dall'ufficio qualità con la sua collaborazione; il doc viene inviato come allegato al Resp. del Sisitema di Gestione che lo controlla/verifica; infine, con lo stesso sistema, viene inviato al responsabile dello stabilimento, che lo approva. Viene quindi archiviato tale giro di mail e il documento viene salvato sul disco di rete, disponibile a tutti gli utilizzatori. Tale file è accessibile in sola lettura: puo' essere modificato solo dall'uff. qualità. Mi chiedevo se ci fosse un sistema alternativo e meno macchinoso per registrare l'approvazione...
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QualitiAmo - Stefania
Moderatore


Registrato: 16/09/07 18:37
Messaggi: 24126

MessaggioInviato: Gio Feb 22, 2018 11:20 am    Oggetto: Rispondi citando

Boh, sistemi ce ne sono mille (dalla firma apposta in elettronico, ai programmi che gestiscono ogni fase dell'approvazione con i log univoci) ma bisogna capire come volete procedere... Smile

Magari i colleghi che sono sul forum possono spiegarti come gestiscono loro i documenti in elettronico in modo che tu possa trovare ispirazione ma la cosa importante è decidere qual è il vostro obiettivo e quali risorse volete dedicare al suo raggiungimento. Giusto per intenderci, la procedura cartacea firmata in due secondi per approvazione va sempre benissimo, quindi sta a voi decidere "cosa" fare... Wink
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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rapy
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Registrato: 13/09/13 16:48
Messaggi: 3

MessaggioInviato: Gio Feb 22, 2018 11:41 am    Oggetto: Rispondi citando

Magari i colleghi che sono sul forum possono spiegarti come gestiscono loro i documenti in elettronico in modo che tu possa trovare ispirazione.

Grazie mille. Allora aspetto vostre testimonianze, per trarre spunti! Wink
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KK
King of Kuality


Registrato: 23/04/09 14:36
Messaggi: 8837

MessaggioInviato: Gio Feb 22, 2018 11:45 am    Oggetto: Rispondi citando

Dalla quantità di controlli e verifiche sembra che lavori in una di quelle azienda da 5000 persone.
Se così fosse, non prendere in considerazione il mio prossimo suggerimento perchè temo possa essere non applicabile.

Io in passato ho utilizzato una specie di "traveller": un modulo di approvazione (modulo di sistema) dove indichi codice della procedura, titolo, revisione, e modifiche.
Sotto metti tutte le persone che devono firmare e a che livello (per redazione, per controllo, per verifica per approvazione).
mandi la mail a tutti con la procedura in allegato, passi fisicamente col foglio a farli firmare e quando hai raccolto tutte le firme fai scasione e archiviazione solo del foglio firmato.
_________________
Il pessimista è ottimista con esperienza
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MikiMarru
Come da manuale


Registrato: 21/11/07 22:34
Messaggi: 827
Residenza: Brescia

MessaggioInviato: Gio Feb 22, 2018 8:26 pm    Oggetto: Re: verifica e approvazione documenti elettronici Rispondi citando

rapy ha scritto:
Domanda: come gestite la verifica e approvazione delle revisioni dei documenti del sistema di gestione in formato elettronico?
(chiedo scusa perché sicuramente l'argomento è già stato affrontato, ma non riesco a trovare la discussione).


Io faccio così:
- 1 sola stampa con le firme di verifica/approvazione ecc
- Documenti disponibili sul server in pdf
- mail per notifica dei cambiamenti nei documenti, con richiesta conferma lettura (nella mail di invio se usi outlook c'è il pulsante verifica che per ciascun destinatario ti dice se lo ha letto o meno)
- nota nella mail che non sono controllate (e quindi non sono valide) stampe dei documenti, ma solo la copia in formato digitale sul server: ciascuno pertanto è responsabile di mantenere aggiornate eventuali stampe e di provvedere alla distruzione in caso di modifica.

NB è più complicato a raccontarlo che a farlo...
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Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso.
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