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Dubbio su Informazioni Documentate

 
Nuovo argomento   Rispondi    Indice del forum -> La futura ISO 9001, l'attuale ISO 9001:2015 e le versioni precedenti
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Autore Messaggio
LorenzoB
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MessaggioInviato: Mer Nov 29, 2017 2:39 pm    Oggetto: Dubbio su Informazioni Documentate Rispondi citando

Buongiorno signori, signore, signorini, signorine e quant'altro. Perdonatemi ma sono di nuovo qua a chiedere il vostro prezioso consiglio. Spero che sarete comprensivi se dirò strafalcioni, visto il mio essere acerbo nell'applicazione concreta ed utile della norma. Ho un dubbio sulle informazioni documentate (non dichiarate) dalla norma. Prendiamo ad esempio il punto 4.1 per la determinazione del contesto. Sappiamo cosa la norma prescriva a riguardo, tuttavia non richiede esplicitamente alcuna informazione documentata e qui iniziano i miei patemi mentali. Come faccio io organizzazione a dimostrare di aver determinato i fattori relativi al contesto esterno ed interno se non ho un documento che contenga quantomeno i risultati dell'analisi? Non capisco cosa sta cercando di dirmi la norma, ossia in particolare nel punto 4.1 (ma anche in tutti gli altri punti dove non richiede informazioni documentate): mi sta dicendo "Ok te puoi riassumere volendo su un documento i risultati dell'analisi ma non occorre che questo documento tu lo tratti come informazione documentata (e quindi non deve essere gestito tramite creazione, titolo, codifica, emissione e chi più ne ha più ne metta)", oppure cosa mi vuol lasciare intendere per dimostrare che io ho applicato il requisito?
Grazie ragazzi!!!
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KK
King of Kuality


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MessaggioInviato: Mer Nov 29, 2017 2:51 pm    Oggetto: Rispondi citando

In teoria potrebbe bastare la chiacchierata iniziale tra la Direzione e l'Auditor.
Se da quella emerge che la tua direzione ha considerato i fattori e gli attori e ne ha tenuto conto per le sue strategie, non serve alcuna informazione documentata.
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LorenzoB
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Messaggi: 41

MessaggioInviato: Mer Nov 29, 2017 5:13 pm    Oggetto: Rispondi citando

Ti ringrazio molto, questa tua risposta rivoluziona un po' il modo con cui approcciavo alcuni punti della norma!
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KK
King of Kuality


Registrato: 23/04/09 14:36
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MessaggioInviato: Mer Nov 29, 2017 5:26 pm    Oggetto: Rispondi citando

In generale, la norma ti chiede di dimostrare che tu la tua azienda ha considerato ogni requisito per l'applicazione del sistema, ma con la 2015 sta all'azienda stessa (per quasi tutto, ma non per tutto) scegliere il modo con cui dare evidenza.
La considerazione dei fattori esterni e degli attori coinvolti può essere trattato con una chiacchierata con la direzione, più difficile può diventare invece non avere una forma scritta ad esempio della politica della qualità.

Se cerchi in giro da qualche parte c'è un interessante topic che distingue le informazioni documentate necessarie da quelle che effettivamente non sono tassative.
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LorenzoB
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MessaggioInviato: Mer Nov 29, 2017 5:54 pm    Oggetto: Rispondi citando

Sì, in effetti mi sono imbattuto nel topic che riferisci ma non riuscivo comunque a capire appunto come un'organizzazione potesse dare evidenza del rispetto di un requisito (come ad esempio la determinazione e considerazione dei fattori di contesto) senza l'ausilio di una informazione documentata. Ora tu mi dici che è sufficiente riferire che comunque (magari durante una riunione) sono stati definiti internamente i fattori di contesto rilevanti per le proprie strategie, senza che sia necessario fornire una lista su specifico supporto. Poi, non è che nella praticità delle cose mi faccia impazzire molto trattare così questo paragrafo, perchè personalmente credo che per andare oltre il semplice requisito della norma e trarre vantaggi, sia bene aver chiaramente presenti i fattori, tenerli aggiornati, conoscerne la validità ed deguatezza, questioni queste più difficili per me da trattare se questi sono stati più o meno discussi e non formalzzati su documento. Ma al di là di questo è utile appunto capire cosa chiede al minimo la norma, cosa che non mi era molto chiara.
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dario
Enigmatico sorridente


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MessaggioInviato: Gio Nov 30, 2017 10:37 am    Oggetto: Rispondi citando

LorenzoB ha scritto:
Sì, in effetti mi sono imbattuto nel topic che riferisci ma non riuscivo comunque a capire appunto come un'organizzazione potesse dare evidenza del rispetto di un requisito (come ad esempio la determinazione e considerazione dei fattori di contesto) senza l'ausilio di una informazione documentata. Ora tu mi dici che è sufficiente riferire che comunque (magari durante una riunione) sono stati definiti internamente i fattori di contesto rilevanti per le proprie strategie, senza che sia necessario fornire una lista su specifico supporto. Poi, non è che nella praticità delle cose mi faccia impazzire molto trattare così questo paragrafo, perchè personalmente credo che per andare oltre il semplice requisito della norma e trarre vantaggi, sia bene aver chiaramente presenti i fattori, tenerli aggiornati, conoscerne la validità ed deguatezza, questioni queste più difficili per me da trattare se questi sono stati più o meno discussi e non formalzzati su documento. Ma al di là di questo è utile appunto capire cosa chiede al minimo la norma, cosa che non mi era molto chiara.

Lorenzo, io ti suggerisco (l'ho fatto spesso e lo rinnovo) di instaurare con il tuo certificatore una relazione che vada al di là del contratto, piano d'audit, consegna documenti per lo stage 1 e poi attendere lo stage 2.
Se l'organismo di certificazione è serio ti risponde.
Dipende dal certificatore! Io per quanto chiedi, inizio dal verificare (in stage 1 se non ci sono incontri prima), se nel tuo sito web è chiaro quale è il contesto in cui operi e se già lì avete definito gli stakeholder. Se è chiaro, io per evidenze metto l'url e la data in cui ho verificato...
Se non è disponibile questa prima evidenza, chiedo di definire in un documento (capitolo, foglio, paginetta, immagine, quel che vuoi basta che sia informazione documentata) la descrizione del contesto, di cosa fate, di chi sono i portatori di interesse.
Se me lo fornisci ok, formalmente rispondi al requisito. Se no, io ti fermo la procedura fino a che mi rispondi...
Difficile? Se troppo difficile chiamami che ti spiego.
Ieri ero a un bellissimo stage 2 (visita sul posto) dove il responsabile del sistema era stressato perché non sapeva se mettere nel loro macroprocesso uno (descrizione dell'organizzazione, leadership, principi e contesto) una trattazione che mi spiegasse la complessità del loro contesto e la difficolté di categorizzare gli stakeholder... Mi ha sottoposto una serie di possibili mappe, schemi, elenchi, wbs a 5 livelli... per chiedermi se facesse bene e quale fosse la miglior soluzione...
Non gli posso rispondere, da certificatore, ma posso (ho fatto così) dirgli: Flavio, chiedetevi se per un utente tipo esterno, scelto dai vostri diversi utenti/clienti la vostra definizione è chiara e se leggendo capiscono che voi avete capito i requisiti e le loro attese.
Mi ha confermato di avere capito e mi ha indirizzato alla home del loro sito, dove io avevo già trovato le evidenze che hanno chiaramente individuato contesto, stakeholder e le basi per capire requisiti e attese dei clienti tutti, inclusi fornitori, istituzionali, privati, collaboratori...
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LorenzoB
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MessaggioInviato: Gio Nov 30, 2017 11:26 am    Oggetto: Rispondi citando

Grazie molte Dario, ho capito cosa stai cercando di comunicarmi, ed avere la visione di un certificatore sicuramente mi aiuta molto. Tuttavia non riesco a comprendere una questione pratica, forse per la mia visione ancora "scolastica". Nella home di un sito indubbiamente raccogli evidenze sul fatto se un'organizzazione sa o meno in che contesto sta operando ed a chi si rivolge con i suoi prodotti e servizi. Però nei siti canonici che sono abituato a vedere non riesco ad evincere "tutte" le parti interessate considerate rilevanti; generalmente appare per forza di cose l'impegno verso clienti, fornitori, collettività, organismi regolatori ma magari non ci sono solo queste di PI rilevanti per l'azienda. Allo stesso modo circa il contesto, magari dal sito si evince quello che è il fattore di contesto fondamentale in cui opera l'organizzazione ma non gli altri che sono altrettanto rilevanti. Questo testimonia che comunque l'organizzazione si è interrogata su cosa faccia e per chi ha deciso di farlo, però non testimonia che abbia considerato tutti i fattori in un discorso più ampio, a meno che nel sito non ci sia una sezione apposita che dice: questi sono i soggetti rilevanti che ci impegnamo di soddisfare, queste sono i loro bisogni, questo è il nostro contesto e questi sono i nostri fattori (tutti), anche se di siti del genere non sono abituato a vederne. Non so se mi sono spiegato circa scosa voglio dirti e se comprendi i miei dubbi.
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fulvio.forestello
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MessaggioInviato: Gio Nov 30, 2017 11:35 am    Oggetto: Rispondi citando

Un modo per vedere ce un'analisi di contesto raccontata a voce è stata fatta seriamente è comparare quanto raccontato dalla direzione e quanto emerso dall'analisi dei rischi al 6.1: se è coerente non ci sono problemi.
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dario
Enigmatico sorridente


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Messaggi: 3701

MessaggioInviato: Gio Nov 30, 2017 11:48 am    Oggetto: Rispondi citando

LorenzoB ha scritto:
Grazie ..., questo è il nostro contesto e questi sono i nostri fattori (tutti), anche se di siti del genere non sono abituato a vederne. Non so se mi sono spiegato circa scosa voglio dirti e se comprendi i miei dubbi.


WAIT !
Twisted Evil
Non scrivo da nessuna parte che basta avere una home...
Ho solo riportato un caso e che per questo caso reale in un contesto particolare, per un cliente particolare, mi può bastare il sito.
Chiaro che se il sito è insipido e povero di contenuti mica accetto ca"""ate (""" sta per vol) come evidenze.
Il motto è "show me evidence"!
Se me le dai OK, altrimenti NO OK.

Per capire bene:
Cerca "analisi di contesto" e se non trovi, vedi (non è pubblicità): http://qualitapa.gov.it/relazioni-con-i-cittadini/comunicare-e-informare/analisi-del-contesto/
Togli "PA" e metti "organizzazione".L'esercizio va fatto bene.

Tu devi focalizzarti sulla tua organizzazione e non copiare da siti "canonici" .
Credo (me lo scrivi tu) che sei perfettamente in grado di identificare contesto e stakeholder, requisiti e aspettative. Più facile a farsi che a spiegarsi.

"tutti" i fattori, credimi, non li identifica quasi nessuno. Altrimenti che ci metteremmo il tema di rischi e opportunità a fare?

Semplice è bello! E meglio!
Non creare una matrice a tre o quattro dimensioni... Inizia con cose semplici.
La maggioranza di noi (mi metto il cappello dell'auditor che giudica il sistema) non ha che la terza media e ci nascondiamo troppo dietro la 17021 che poi conosciamo magari anche poco...
Rispetto e umiltà. Ce ne dimentichiamo troppo spesso.
Semmai chiedimi via MP...
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KK
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MessaggioInviato: Gio Nov 30, 2017 12:04 pm    Oggetto: Rispondi citando

Io poi, accodandomi alle considerazioni qui sopra, sto facendo esercizio mentale per capire i nostri imprenditori.

La qualità è fatta (e deve essere fatta) per far lavorare un'azienda e non il contrario.
Se un'azienda campa da anni e il suo bilancio è buono, anche se l'imprenditore non ha mai fatto un'analisi dei rischi in excel come la vorremmo noi o non ha una homepage con tutti i fattori interni ed esterni, vuol dire che comunque questo imprenditore ha capito i soggetti con cui ha a che fare, ha capito quali sono i suoi rischi che deve considerare e gestisce il tutto, magari pure senza rendersene conto.

Vuol dire che le cose le fa, basta cominciare a documentare quel poco...

All'imprenditore poi non interessa fare il compitino per l'auditor, probabilmente già lo fa per pagare i dipendenti e soddisfare i clienti, quindi del nostro schemino sinceramente gli frega fino a un certo punto Wink
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Gianmarco
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MessaggioInviato: Gio Nov 30, 2017 1:43 pm    Oggetto: Rispondi citando

KK ha scritto:
magari pure senza rendersene conto.

Vuol dire che le cose le fa, basta cominciare a documentare quel poco...

All'imprenditore poi non interessa fare il compitino per l'auditor, probabilmente già lo fa per pagare i dipendenti e soddisfare i clienti, quindi del nostro schemino sinceramente gli frega fino a un certo punto Wink


parto proprio dal senza rendersene conto...la consapevolezza e magari una miglior completezza nell'affrontare il tema ( lo schemino migliore lo deve scegliere l'imprenditore mica l'auditor) magari portebbe anche l'imprenditore ad un'analisi migliore....
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Occorre sbarazzarsi del cattivo gusto di voler andare d'accordo con tutti. (Friedrich Nietzsche)
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LorenzoB
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MessaggioInviato: Gio Nov 30, 2017 2:09 pm    Oggetto: Rispondi citando

dario ha scritto:
LorenzoB ha scritto:
Grazie ..., questo è il nostro contesto e questi sono i nostri fattori (tutti), anche se di siti del genere non sono abituato a vederne. Non so se mi sono spiegato circa scosa voglio dirti e se comprendi i miei dubbi.


WAIT !
Twisted Evil
Non scrivo da nessuna parte che basta avere una home...
Ho solo riportato un caso e che per questo caso reale in un contesto particolare, per un cliente particolare, mi può bastare il sito.
Chiaro che se il sito è insipido e povero di contenuti mica accetto ca"""ate (""" sta per vol) come evidenze.
Il motto è "show me evidence"!
Se me le dai OK, altrimenti NO OK.

Per capire bene:
Cerca "analisi di contesto" e se non trovi, vedi (non è pubblicità): http://qualitapa.gov.it/relazioni-con-i-cittadini/comunicare-e-informare/analisi-del-contesto/
Togli "PA" e metti "organizzazione".L'esercizio va fatto bene.

Tu devi focalizzarti sulla tua organizzazione e non copiare da siti "canonici" .
Credo (me lo scrivi tu) che sei perfettamente in grado di identificare contesto e stakeholder, requisiti e aspettative. Più facile a farsi che a spiegarsi.

"tutti" i fattori, credimi, non li identifica quasi nessuno. Altrimenti che ci metteremmo il tema di rischi e opportunità a fare?

Semplice è bello! E meglio!
Non creare una matrice a tre o quattro dimensioni... Inizia con cose semplici.
La maggioranza di noi (mi metto il cappello dell'auditor che giudica il sistema) non ha che la terza media e ci nascondiamo troppo dietro la 17021 che poi conosciamo magari anche poco...
Rispetto e umiltà. Ce ne dimentichiamo troppo spesso.
Semmai chiedimi via MP...


Sì, capisco cosa mi stai dicendo. Infatti più che le modalità di definizione di PI e contesto (ce ne sono tra le più disparate), discutevo e mi interrogavo sulla forma che l'analisi dei medesimi aspetti avesse dovuto avere per fornire evidenza del rispetto del requisito (non per forza un'informazione documentata in quanto la norma non la richiede, e tu assieme agli altri mi avete fornito esempi su come fare senza usare i canonici documenti interni e tabelle). Ti ringrazio appunto per questo, spero di poterti contattare semmai in privato per altre questioni che sicuramente sorgeranno in futuro su altri paragrafi, e ringrazio anche gli altri per il contributo informativo che mi hanno dato!!
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