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Archiviazione documenti controllati
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Nuovo argomento   Rispondi    Indice del forum -> La nuova ISO 9001:2015 e versioni precedenti
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Autore Messaggio
justasking.ab
Nuova recluta del forum


Registrato: 19/11/17 17:01
Messaggi: 3

MessaggioInviato: Dom Nov 19, 2017 5:08 pm    Oggetto: Archiviazione documenti controllati Rispondi citando

Buongirono a tutti!

Ho un dubbio sulla gestione dei documenti controllati.
Si devono archiviare le copie controllare in formato cartaceo?
In generale mi sembra di aver capito che con la nuova versione (2015) non vi è poi obbligo della documentazione cartacea, ma correggetemi se sbaglio.

Grazie!
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MikiMarru
Come da manuale


Registrato: 21/11/07 22:34
Messaggi: 861
Residenza: Brescia

MessaggioInviato: Dom Nov 19, 2017 9:12 pm    Oggetto: Rispondi citando

Ciao, benvenuto
A quali documenti ti riferisci?
Utilizzando la vecchia terminologia, intendi procedure ecc. superate da una nuova revisione?
_________________
Credo fermamente nel detto: "Non ti do il pesce, ma la canna da pesca, e ti insegno a usarla, perché tu possa pescare da solo". E' possibile che la mia risposta sia da intendere in tal senso.
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justasking.ab
Nuova recluta del forum


Registrato: 19/11/17 17:01
Messaggi: 3

MessaggioInviato: Lun Nov 20, 2017 8:27 am    Oggetto: Rispondi citando

MikiMarru ha scritto:
Ciao, benvenuto
A quali documenti ti riferisci?
Utilizzando la vecchia terminologia, intendi procedure ecc. superate da una nuova revisione?


Grazie!
Esatto, tutti quei documenti che possono avere la dicitura "copia controllata", quindi principalmente procedure superate da una nuova revisione o eliminate per qualche ragione.
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QualitiAmo - Stefania
Moderatore


Registrato: 16/09/07 18:37
Messaggi: 24275

MessaggioInviato: Lun Nov 20, 2017 8:33 am    Oggetto: Rispondi citando

Ciao e benvenuto.

Se stiamo parlando dei classici documenti di sistema tipo procedure, istruzioni, modulistica, ecc. non hai alcun obbligo di mantenere un archivio cartaceo degli obsoleti. Per tenere uno storico che può servirti come riferimento e per mantenere una continuità, digitalizza il tutto.
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

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KK
King of Kuality


Registrato: 23/04/09 14:36
Messaggi: 8911

MessaggioInviato: Lun Nov 20, 2017 10:00 am    Oggetto: Rispondi citando

Oggi basta che tieni le vecchie copie (elettroniche) superate in una cartella specifica (elettronica) per prevenirne l'uso accidentale e magari le rinomini con una dicitura che non lascia dubbio (ad es. COPIA SUPERATA).
Quelle nuove devi inoltre essere garante della loro distribuzione.
Se le distribuisci in pdf e le metti in una cartella in cui sono visibili a tutti in azienda sei a posto.
_________________
Il pessimista è ottimista con esperienza
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dario
Enigmatico sorridente


Registrato: 27/11/07 16:30
Messaggi: 3536
Residenza: Banco - Bedigliora

MessaggioInviato: Mar Nov 21, 2017 9:16 am    Oggetto: Rispondi citando

KK ha scritto:
Oggi basta che tieni le vecchie copie (elettroniche) superate in una cartella specifica (elettronica) per prevenirne l'uso accidentale e magari le rinomini con una dicitura che non lascia dubbio (ad es. COPIA SUPERATA).
Quelle nuove devi inoltre essere garante della loro distribuzione.
Se le distribuisci in pdf e le metti in una cartella in cui sono visibili a tutti in azienda sei a posto.


Ahi ahi ahi, uno jedi è latitante (Paolo che se legge riceve tantissimi cari saluti) e il secondo jedi le spara a raffica...
Io, enigmatico sorridente, ti dico:
King, ma dimmi dove sta scritto che basta che tieni copie vecchie... e rinomini e...

Naaa, la 2015 ti dice che l'informazione documentata va gestita. Punto.
Se la gestisci con tonnellate di carta va bene.
se la gestisci affermando che hai criteri per identificare, gestire le modifiche e tramite backup fatti come la morte nera comanda, io nella casella di verifica per la certificazione ci metto un bel visto e nelle ebidenze metto: visto esempio di doc.xyz.rev. e se sono pedante allego il file.jpeg di un printscreen di una videata che mi fai vedere per evidenziare che saei in grado di recuperare una revisione superata...

Non mettere paura a chi sta iniziando e ha ancora paura del certificatore nero, quello che sa leggere ma non ancora scrivere... Twisted Evil
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KK
King of Kuality


Registrato: 23/04/09 14:36
Messaggi: 8911

MessaggioInviato: Mar Nov 21, 2017 9:59 am    Oggetto: Rispondi citando

Dario perdonami, ma sai che non ho capito la tua risposta...
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MikiMarru
Come da manuale


Registrato: 21/11/07 22:34
Messaggi: 861
Residenza: Brescia

MessaggioInviato: Mar Nov 21, 2017 1:48 pm    Oggetto: Rispondi citando

KK ha scritto:
Dario perdonami, ma sai che non ho capito la tua risposta...


... che con i documenti superati, registrazioni a parte (.....ci siamo capiti) puoi farci quello che vuoi. Basta dire cosa.
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KK
King of Kuality


Registrato: 23/04/09 14:36
Messaggi: 8911

MessaggioInviato: Mar Nov 21, 2017 3:06 pm    Oggetto: Rispondi citando

Ah ok, non avevo capito.
Wink
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dario
Enigmatico sorridente


Registrato: 27/11/07 16:30
Messaggi: 3536
Residenza: Banco - Bedigliora

MessaggioInviato: Mar Nov 21, 2017 3:27 pm    Oggetto: Rispondi citando

KK ha scritto:
Ah ok, non avevo capito.
Wink

Eccomi... non ho letto nel frattempo, ma tutto si è chiarito.
Precisiamo che non puoi farci quello che vuoi, ma quello che la tua organizzazione ha stabilito di fare.
Le IT ci aiutano enormemente e non credo ci sia ancora chi gestisce carta su carta... ma se fosse, povere foreste, può farlo. :-)
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Slender Man
M.A.S.P.


Registrato: 20/04/12 14:28
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MessaggioInviato: Mar Nov 21, 2017 4:35 pm    Oggetto: Rispondi citando

dario ha scritto:
.. paura del certificatore nero...


chiamato?
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dario
Enigmatico sorridente


Registrato: 27/11/07 16:30
Messaggi: 3536
Residenza: Banco - Bedigliora

MessaggioInviato: Mar Nov 21, 2017 5:03 pm    Oggetto: Rispondi citando

Slender Man ha scritto:
dario ha scritto:
.. paura del certificatore nero...


chiamato?
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2p71828
Qualità è precisione


Registrato: 31/10/08 17:43
Messaggi: 2707

MessaggioInviato: Mar Nov 21, 2017 7:15 pm    Oggetto: Rispondi citando

un solo dubbio

la carta se ben tenuta si legge ancora dopo 20 anni e più

un file con nuove versioni del S.O. dei programmi, dei font etc ??

il problema è per quanto tempo le leggi e i clienti vogliono che tu mantenga la documentazione e le registrazioni e sia in grado di leggerle? 10 anni 15 ....
_________________
=fixed(exp(1);5)
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MZorzy
Forumista di Qualità


Registrato: 21/07/16 16:10
Messaggi: 366

MessaggioInviato: Mer Nov 22, 2017 9:41 am    Oggetto: Rispondi citando

2p71828 ha scritto:

un file con nuove versioni del S.O. dei programmi, dei font etc ??


un tempo cerano le audiocassette, vhs, floppy ... ora ormai nemmeno il lettore cd. si vive lo stesso e ogni tanto si travasa nelle nuove tecnologie.
Se punti a formati OPEN è piu facile, ma se hai un file testo ascii dal vic20 lo leggi pure sul mac nuovo.
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piegato tecnico,
niubbo sul sistema di gestione ma volonteroso di migliorare.
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KK
King of Kuality


Registrato: 23/04/09 14:36
Messaggi: 8911

MessaggioInviato: Mer Nov 22, 2017 10:00 am    Oggetto: Rispondi citando

Una buona analisi dei rischi dovrebbe contemplare l'obsolescenza dei sistemi di stoccaggio dati Wink
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