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6.1.2 Azioni (e pianificazioni)
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Autore Messaggio
Guerra
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MessaggioInviato: Gio Mar 02, 2017 5:16 pm    Oggetto: 6.1.2 Azioni (e pianificazioni) Rispondi citando

La parola "pianificazione" piace molto a chi redige le norme.
Piace parecchio anche agli uomini di qualità (che nulla hanno a che vedere con Musil).

Nel punto in oggetto la norma mi chiede di pianificare:
- le azioni per affrontare i rischi;
- le modalità per integrare ed attuare le azioni nei processi.

Cosa vuol dire in concreto?
Intanto pianificare le azioni (che sottintende il fatto che prima io debba deciderle) e pianificare le modalità per attuarle mi sembra uno spreco di parole ed un tentativo di essere inutilmente complicato a parole appunto.
Cosa mai vorrà dire "pianificare le modalità per attuare le azioni nei processi"?!
Prima però devo pianificare le modalità per integrarle.
Nell'articolo presente in Qualitiamo si suggerisce di applicare i controlli del SGQ alle azioni intraprese.

Rischio
azione intrapresa
controllo
riesame efficacia

Sarebbe più semplice descrivere così una pianificazione, anzichè parlare di "integrazione e attuazione delle azioni nei processi".
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Portello
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MessaggioInviato: Gio Mar 02, 2017 5:51 pm    Oggetto: Rispondi citando

Egregio Guerra,

mi permetto interloquire con la SV a proposito del portato da lei così ben esposto.

Prima di pianificare una qualsiasi azione va valutato il rischio da "gestire" (non necessariamente eliminare). Non sfugga l'importanza di collegare le due cose (con una FMEA, tanto per citare l'ovvio).

Banalizzando il concetto, potremmo decidere di eseguire una misurazione per gestire il rischio di reso.
L'azione pianificata è la misurazione.

L'integrazione dell'azione nel processo chiude le porte allo "ex post", e apre quelle dello "ex ante". Ovverossia decido di controllare l'elemento del processo determinante la misura corretta. Oppure inserisco una misurazione in qualche modo automatica della caratteristica, escludendo la decisione al di fuori del processo stesso.

Il cuoco testa il grado di cottura quando la pentola è sul fuoco, non quando la pasta è scolata.

Ho ridotto troppo la cosa?
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Guerra
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MessaggioInviato: Gio Mar 02, 2017 6:06 pm    Oggetto: Rispondi citando

La ringrazio per aver condiviso con me la sua smisurata esperienza (per non discostarci dalle misure e controlli).

Hai portato un esempio, che è sempre cosa utile per farsi comprendere ed aiutare l'altro a comprendere.
Il mio problema è applicare quello che hai suggerito a tutte le situazioni/rischi, come mi chiede la norma.
Documentare tutte le pianificazioni dei processi per ogni rischio non è cosa banale; spesso l'azione intrapresa risponde già alla pianificazione per integrare ed attuare.
La norma non mi chiede di identificare i processi coinvolti, mi dice di pianificare l'azione intrapresa e ... bla bla bla ... nei processi.
Per ogni rischio individuato.

(saluto il collega alfista)
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2p71828
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MessaggioInviato: Ven Mar 03, 2017 9:16 am    Oggetto: Rispondi citando

Se Loro lo permettessero, esporrei la mia modesta opinione quantunque differisca da quanto già esposto.

Citazione:
Nel punto in oggetto la norma mi chiede di pianificare:
- le azioni per affrontare i rischi;

potrebbe intendersi come la visione strategica ad alto livello


Citazione:
Nel punto in oggetto la norma mi chiede di pianificare:
omissis
- le modalità per integrare ed attuare le azioni nei processi.

ovvero tradurre le strategie in azioni concrete di dettaglio


omaggi alle famiglie

P.S. in campo medico/farmaceutico etc si ricorda che la FMEA non è l'analisi del rischio ovvero la sola presenza della FMEA non è sufficiente.
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Portello
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MessaggioInviato: Ven Mar 03, 2017 9:39 am    Oggetto: Rispondi citando

Rendo omaggio al gradito intervento di 2p (perdonerà il troncamento del suo si alto soprannome).
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KK
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MessaggioInviato: Ven Mar 03, 2017 9:41 am    Oggetto: Rispondi citando

Provo anche io a dare un contributo alla discussione partendo da un esempio conosciuto e abusato.

Il libro che cade dallo scaffale.

La norma mi chiede di pianificare le azioni:

Trattamento
Pianificazione: cosa faccio per riportarlo nello scaffale? mi chino, lo raccolgo, prendo la scala e lo rimetto al suo posto.
Rischi e opportunità: la scala è un richio? si posso cadere e farmi male. E' un'ooportunità? Si se fosse sempre disponibile sarebbe comodo raggiungerli tutti.
Risorse disponibili: Posso comprarne una di quelle da libreria? Sì il bilancio me lo permette allora faccio l'ordine.
Integrazione: serve anche ad altre scaffalature? Sì mi aiuta in molte altre, allora prendo la versione col binario che le raggiunge tutte in una volta sola.

Azione correttiva
Pianificazione: perchè è caduto? Root cause: messo male e senza una protezione anticaduta.
Rischi e opportunità: faccio procedura e formazione, ma tanto non se la fila poi nessuno e le teste di legno che usano i libri li rimetto sempre a posto male. Allora colgo l'opportunità e rifaccio anche gli scaffali con il bordino anticaduta sulle mensole.
Integrazione: gli altri processi potrebbero beneficiare di armadi per migliori identificazioni, cartellini con codici a barre ecc.

Cosa ne pensate? Sono su una strada che reputate corretta?
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Guerra
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MessaggioInviato: Ven Mar 03, 2017 10:01 am    Oggetto: Rispondi citando

Ringrazio le Vostre Signorie per aver contribuito a codesta discussione con cotanta partecipazione.
Ognuno traduce i dettami teorici della norma attingendo anche alle proprie esperienze professionali e/o proprie realtà lavorative.

2p[etc] inverte quasi i passi (o parole) della norma anteponendo le strategie (azioni intraprese) alle azioni (modalità integrative ed attuative).
Logicamente non fa una piega: prima si pensa e poi si agisce.
Faccio comunque difficoltà a concretizzare (volendo riportare una analisi del rischio in un povero file excel), a riempire le caselle; cioè: è mai possibile escogitare strategie per ogni rischio rilevato?
Sì, forse qualcuno più bravo e scaltro vi riuscirebbe.

2p ha scritto:
tradurre le strategie in azioni concrete di dettaglio

Azioni di dettaglio, che dovrebbero essere modalità di integrazione nei processi.

KK: il tuo esempio fa capire, ma spesso io mi trovo in difficoltà ad estendere un insieme di azioni/procedimenti di un esempio a tutti gli altri casi.
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MessaggioInviato: Ven Mar 03, 2017 10:35 am    Oggetto: Rispondi citando

Provo a spiegarti la cosa "ad un livello di dialogo intermedio" tra il mio esempio e il suggerimento di 2p.

Per affrontare la gestione di rischi e opportunità sto pianificazione il nuovo sistema 2015 così:

- identifico tutti gli strumenti aziendali già attivi che hanno al loro interno "i geni" della gestione del rischio. Ad esempio: riesame della direzione, audit interni, indicatori della qualità, riesame dell'offerta e del contratto cliente, validazione R&D, modifiche ai progetti, ecc.
- per ognuno di essi provo a integrare un'evidenza che il rischio e l'opportunità sono stati presi in considerazione. Ad esempio: una tabelllina con domande precotte a cui dare un valore numerico o semplicemente una spunta per aver preso in considerazione l'argomento, dove il valore non serve.
- per ogni "commessa", seguendo le varie bricioline di gestione del rischio lasciate dai "pollicini" e mettendole assieme, ho la mia gestione del rischio di commessa.
- negli audit interni, come finding, quelle che non sono NC le classifico in rischio e opportunità e non più in osservazione e spunto di miglioramento.

ce ne sarebbero altre di cose da dire ma è per cominciare a darti una spiegazione sommaria di come la vedo io...

Che ne pensi?
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Guerra
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MessaggioInviato: Ven Mar 03, 2017 11:01 am    Oggetto: Rispondi citando

Le modalità per effettuare una analisi del rischio sono molte, personalizzate, efficaci e giustificabili in modo sempre più appropriate nella misura dell'esperienza e capacità di chi la redige.
Cioè: uno bravo fa quello che vuole, riuscendo a giustificare alla luce della norma e del buon senso, quello che ha creato.

Io non rientro in questa categoria, quindi spesso cerco di dare "evidenza evidente" di quello che la norma chiede.
(Una delle) La mia difficoltà nell'analisi del rischio è quella di mettere assieme "azioni intraprese" e "pianificazioni bla bla bla" richieste dalla norma, in quanto in alcuni casi sono ridondanti e stucchevoli nella richiesta.

Il tuo metodo è sicuramente corretto, perchè tu sei in grado sicuramente di giustificarne i passaggi e sottolinearne le peculiarità.

La mia era una richiesta specifica (per questo ho intitolato la discussione con sotto paragrafo), non volendo trattare tutta l'analisi del rischio (presente mi sembra in altra discussione).
In ogni caso nulla vieta di farlo, è solo una discussione.
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MessaggioInviato: Ven Mar 03, 2017 11:06 am    Oggetto: Rispondi citando

Scusami se sono andato fuori tema allora...
Posso chiederti di riformulare precisamente la domanda che magari provo a darti una risposta più pertinente? Smile
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MessaggioInviato: Ven Mar 03, 2017 11:11 am    Oggetto: Rispondi citando

Non devi scusarti, una discussione può anche allargarsi.
La mia difficoltà è nel mettere in pratica il paragrafo 6.1.2.
Per ogni rischio devo individuare una "azione intrapresa" ed una pianificazione nei processi (modalità che mi consenta di integrare ed attuare).

2p traduceva il tutto in: strategia ed azioni specifiche.
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MessaggioInviato: Ven Mar 03, 2017 11:18 am    Oggetto: Rispondi citando

Come sempre una bella tabella excel renderebbe facile la gestione a valle ma impossibile l'iniziale popolamento dei dati, perchè nessuno ti darebbe una mano (tanto più se i tuoi strumenti di gestione individuati sono "sparsi" tra tanti process owner).

Secondo me si può ragionare partendo dal punto in cui trovi i tuoi rischi: quando e chi si trova di fronte un rischio?
Da questa risposta si può tornare a ragionare...
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Guerra
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MessaggioInviato: Ven Mar 03, 2017 11:39 am    Oggetto: Rispondi citando

La qualità è un cammino di solitudine, la Qualità un dialogo a più voci.
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MessaggioInviato: Ven Mar 03, 2017 12:51 pm    Oggetto: Rispondi citando

la presenza dell'analisi del rischio nella nuova norma potrebbe, a mio modesto parere, essere giustificata da due ragioni principali:
la prima è che avendo scritto una norma volutamente generica (come la 14000) si demanda all'Azienda il compito/dovere di concretizzarla per il campo di attività oggetto di certificazione, la seconda è che l'analisi rihiede il coinvolgimento della direzione che fino ad oggi poteva demandare al consulente/responsabile della qualità l'impostazione e la conduzione del sistema di gestione "certificato"

Dopo questa premessa vedrei questo logico sviluppo.

(Alta direzione )
L'Azienda stabilisce una sua politica e strategia di mercato, relazioni interne , approvvigionamento, sviluppo , innovazione etc

Si esegue quindi un'analisi su quello che siamo rispetto a quello che vorremmo essere, quello che chiede il mercato come possiamo influenzarlo eventualmente, quello che ci offrono e potrenbbero offrire i fornitori etc ( analisi del rischio a livello manageriale)

di ogni aspetto valutiamo i rischi e le opportunità e quali siano i processi critici dell'azienda.

(fine del lavoro dell'alta direzione)

Da questo punto in poi verifichiamo la coerenza dei processi con le strategie ed eseguiamo l'analisi del rischio


Esempi di scelte da alta direzione

pochi ma grandi clienti vs molti ma piccoli
grandi rischio: dipendenza (la crisi di un cliente ha un grosso impatto sul fatturato, carico di lavoro) e "strozzinaggio" (insolvenza, sconti dovuti, ritardi in pagamenti)
grandi opportunità: pianificazioni annuali , facilità di gestione degli ordini, lotti di produzione grandi, possibilità di apprendere nuove tecnologie-metodi di gestione etc
piccoli rischio: miriade di ordini da gestire (il sistema di ricevimento ordine , fatturazione, riscossione e spedizione deve essere molto più efficiente) lotti di produzione piccoli
piccoli opportunità: discussione alla pari, l'insolvenza di uno non impatta in modo critico sul bilancio

clienti a rischio di insolvenza vs clienti affidabili
(guadagno di più a rischi maggiori il processo di riscossione deve essere efficiente e puntuale)

pochi fornitori vs molti fornitori
(prezzo migliore ma rischio maggiore di ritardi etc processo di pianificazione più critico)

proddotto che segue la moda vs generico/essenziale
(vendo molto subito ma rischio che il mercato cambi imporvvisamente lasciandomi i magazzini pieni)

produzioni interne vs outsourcing

politica di aggressione del mercato sui prezzi vs qualità
(quale rischio sulla percentuale di difettosità sul mercato?)


ovviamente se siamo abituati a politiche del tipo "voglio essere il migliore per qualità, prezzo, utili, tempi di consegna, minore magazzino, massimo turnover del magazzino, massima innovazione etc, voglio vendere a tutti tutto", l'analisi del rischio diventa improponibile e ci si limita al solo dettaglio
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KK
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MessaggioInviato: Ven Mar 03, 2017 12:57 pm    Oggetto: Rispondi citando

E' molto interessante quello che hai descritto ma alla fine la percezione che ho avuto è quella della discussione dei KPI nel riesame della direzione: in base ai risultati decido la strategia e apporto le modifiche ai processi e al loro controllo per aderire alla strategia.

L'impressione che ne traggo è che una strategia decisa a inizio anno sulla base di indicatori e rivalutata l'anno successivo non arriva a quell'idea di risk thinking che invece credo che la nuova iso voglia farci rendere più operativo, più quotidiano...

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