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REVISIONE SEMESTRALE -QUALI DOCUMENTI PER LA REGISTRAZIONE?
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Autore Messaggio
DARIO 67
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MessaggioInviato: Gio Nov 24, 2016 1:02 pm    Oggetto: REVISIONE SEMESTRALE -QUALI DOCUMENTI PER LA REGISTRAZIONE? Rispondi citando

Gentilissimi,
approfitto, ancora una volta di questa comunità di esperti per porre un quesito.
Devo effettuare una verifica (Semestrale, ma i tempi potrebbero essere anche più stretti) del Sistema di Gestione per la Qualità (il Sistema è implementato all'interno di un laboratorio: le norme di riferimento sono sia la 9001:2008 che la 17025:2005).
Mi è stato chiesto (da contratto) di effettuare delle "revisioni" semestrali del SGQ (ma la frequenza potrebbe aumentare).
Sono partito da una verifica della documenazione (anche perchè c'erano delle indicazioni scritte da parte dell'ente di Accredia).
Ho modificato una serie di cose: Organigramma (perchè non era in linea con la reale organizzazione funzionale del Laboratorio); alcune sezioni del Manuale, per descrivere meglio il modo di operare dello stesso (come è svolto il lavoro e quale è la docuentazione di supporto) (Nota: queste modifiche sono state effettuate sulla base delle indicazioni ricevute da Accredia), ho creato nuove procedure e nuovi moduli, ecc.
Adesso dovrei comunicare tutto ciò (sia alla Direzione Aziendale che alle funzioni interessate). Come farlo, e quale modulistica utilizzare?
Io ho ipotizzato una serie di situazioni:
1) potrei utlizzare il modulo "Comunicazioni interne" (Ne ho creato uno molto semplice: (a parte l'intestazione con i codici alfanumarici di identificazione) è, in pratica un foglio bianco con una scritta in cima: "Oggetto della comunicazione interna" ed uno spazio per poter scrivere la comunicazione stessa. Tuttavia è troppo piccolo per poter scrivere tutte le modifiche effettuate, con la relativa spiegazione del perchè sono state fatte.
2) Utilizzo un "verbale di Audit". Scriverò "Risultanze dell'Audit documentale". Ma a questo punto devo creare anche un corrispondente "Piano di Audit" in cui descrivo quello che ho verificato. Il problema è che io ho effettuato una verifica della documentazione (per il momento) per correggere eventuali errori e per dettagliare meglio alcuni aspetti (sulla base delle indicazioni di Accredia). MA QUI SORGE UN DUBBIO: L' Audit è una verifica della conformità del sistema alle norme di riferimento (la 9001 e la 17025) e non una semplice "revisione della documentazione" (anche se deriva da indicazioni (non non conformità) dell'Ente di Accreditamento). Ho implementato la documentazione per migliorare il sistema (mancavano delle procedure importanti, a mio avviso), come già detto (l'Organigramma non era in linea con la reale organizzazione funzionale del Laboratorio), ma il resto non credo si possafar rientrare in un attività di Audit .... oppure si?
3) TERZA ED ULTIMA OPZIONE : a) utilizzo il modulo "comunicazioni interne" per indire una riunione con Direzione e Funzioni interessate. b)Durante la riunione distribuisco un Verbale di Audit intitolato "Aspetti documentali revisionati/implementati" dove "metto tutto insieme" (Aspetti modificati da me, aspetti modificati in risposta alle osservazioni dell'Ente, modulistica creata ex novo, ecc.). RESTA UN DUBBIO: il "piano di Audit". Prima di un audit c'è un piano dove si dettaglia quello che verrà fatto (Riunione, revisione degli aspetti tal dei tali, ecc.) Io, invece ho semplicemente: A) Preso Tutta la documentazione; B) Preso le osservazioni dell'Ente di Accreditamento; C) Letto e revisionato TUTTO-- (per giornate intere). Si può definire Audit? FRANCAMENTE NON LO SO .
SCUSATEMI PER IL LUNGO QUESITO MA VOLEVO ESSERE COMPLETO E, SOPRETTUTTO, CHIARO.
SALUTI A TUTTI
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rhox
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MessaggioInviato: Gio Nov 24, 2016 1:07 pm    Oggetto: Rispondi citando

ma hai guardato solo i documenti o hai valutato la documentazione sulla base di una visita al laboratorio?
se la seconda hai fatto un audit..
e già che ci sei approfittarne per fare un riesame della direzione in cui spieghi cosa hai fatto?
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King of Kuality


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MessaggioInviato: Gio Nov 24, 2016 1:29 pm    Oggetto: Rispondi citando

Cosa intendi per "revisioni semestrali" al SGQ?

Intendi che Accredia ti obbliga a far modifiche a documenti di sistema almeno una volta ogni sei mesi?
E se non è necessario modificarli?

Fammi capire meglio, perchè se la richiesta non è di "revisionare" ma di "riesaminare" il sistema, il discorso cambia parecchio...
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DARIO 67
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MessaggioInviato: Gio Nov 24, 2016 1:48 pm    Oggetto: Rispondi citando

No, no è una richiesta (contrattuale) dell'Azienda, chiedono un controllo (almeno semestrale) per tenere la documentazione di sistema sempre aggiornata. (Naturalmente so bene che tenere il Sistema implementato è ben altra cosa).
Tuttavia si sono sovrapposti un pò di aspetti. Io ho trovato la seguente situazione:
1) una dopcumentazione di sistema da "sistemare" (perchè a mio avviso carente)
2) ed una "Richiesta di integrazione di informazioni" inviata al laboratorio da Accredia dopo che questo gli ha inviato il Manuale della Qualità.

Per velocizzare ho fatto le due cose insieme. Ho rivisto la documentazione ed ho risposto alla "Richiesta di integrazione di informazioni". Che ha comportato anch'essa un'ulteriore rivisitazione di quanto era stato eleborato.
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MessaggioInviato: Gio Nov 24, 2016 2:33 pm    Oggetto: Rispondi citando

Ah ok, ho capito.
La mia domanda era "di parte" perchè ho cambiato lavoro da pochi mesi e in questo periodo la prima priorità che ho è proprio quella di predisporre i documenti di sistema del laboratorio da inviare per la prima volta ad Accredia, quindi ero curioso di capire in quale fase stavi operando tu...
Ora mi rileggo da capo tutto e se ho qualcosa da aggiungere che ti dia un valore aggiunto te lo scrivo Wink
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MessaggioInviato: Gio Nov 24, 2016 2:42 pm    Oggetto: Rispondi citando

Ok, ho riletto: ma perchè un modulo? perchè un verbale di audit?

Io credo (parere umile e discutibile ovviamente) che si possa anche distribuire la nuova documentazione e informare il personale tramite mail con ricevuta di lettura (poi dipende dal numero di personale addetto al laboratorio).
I nuovi documenti li prepari in word in una cartella ad accesso limitato e li rendi disponibili in pdf in una cartella ad accesso libero per il laboratorio, occupandoti di eliminare quelli obsoleti.
Non credo tu abbia necessità di moduli tipo "emissioni di modifica" tipo Ufficio Tecnico che modifica i progetti.

Se non ricordo male ad Accredia piaceva che i suoi commenti fossero gestiti come AP: usa un modulo di azione preventiva unico dove riassumi quanto chiesto da loro e quanto fatto da te.
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DARIO 67
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MessaggioInviato: Gio Nov 24, 2016 3:17 pm    Oggetto: Rispondi citando

Beh effettivamente così è molto più semplice! .... un ultimo dubbio:

A) dovrei comunque fare una riunione con le Funzioni Interessate per illustrare i motivi delle modifiche? (per non correre il rischio che non le leggano mai?)

B) oppure secondo te non ha senso e quindi basta distribuire i moduli con una e-mail di accompagnamento nella quale si spiegano, molto in generale, i motivi dei cambiamenti effettuati. Anche perchè altrimenti si dovrebbe poi organizzare una riunione ad ogni cambiamento della modulistica. Potrebbe bastare illustrare tutto nel modulo di Azione Preventiva dove, come tu suggerisci, riassumere tutto.

GRAZIE COME SEMPRE PER LA TEMPESTIVITA'
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MessaggioInviato: Gio Nov 24, 2016 3:42 pm    Oggetto: Rispondi citando

Sinceramente non riesco a darti una risposta sicura perchè non ci sono ancora passato però adotterei la logica.
Se le richieste di Accredia sono (passami il termine) "cavillose", ossia di limatura di qualche documento come più piace a loro, fai solo il resoconto generico. Se invece cambiano i contenuti e quindi le modifiche hanno effetto anche sul lavoro del personale, allora conviene che dimostri di aver formato il personale sulle modifiche, quindi con spiegazione diretta e verbalizzazione dell'attività.
Piuttosto che un verbale di audit, usa un verbale di formazione che ha come oggetto il contenuto della documentazione di sistema.

PS: per la distribuzione dei documenti SGQ, mi raccomando, rendi disponibili i pdf in una cartella e nella mail metti il link alla cartella e (se vuoi) i link ai singoli documenti. Evita gli allegati se no ti ritrovi con archivi di posta enormi.
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MessaggioInviato: Gio Nov 24, 2016 4:47 pm    Oggetto: Rispondi citando

HAI CENTRATO IL PROBLEMA!

Effetivamente le richieste di ACCREDIA sono proprio del tipo "non risultano chiaramente specificate....." ; "non si specifica se il cliente venga informato".... ecc.
Poi è anche vero che, esaminando la documentazione ho constatato che alcune specifiche non c'erano perchè mancava la docuentazione al sostegno.

Es. ACCREDIA dice "non risultano specificate le modalità per assicurare che sia conservata l'integrità del sistema nel caso di modifiche al sistema" (Questa "inter nos" è una "classica" specificazione che richiedono) .... ma comunque... mancava la "procedura per la gestione del cambiamento".

Questa situazione si è verificata in molti casi, qualche volta, quindi, un pò di impatto sul personale le osservazioni l'hanno generato, soprattutto quando ho dovuto creare dei moduli per la gestione di alcuni aspetti sottolineati nelle "richieste di chiarimento".
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MessaggioInviato: Gio Nov 24, 2016 4:51 pm    Oggetto: Rispondi citando

rhox ha scritto:
ma hai guardato solo i documenti o hai valutato la documentazione sulla base di una visita al laboratorio?
se la seconda hai fatto un audit..
e già che ci sei approfittarne per fare un riesame della direzione in cui spieghi cosa hai fatto?


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MessaggioInviato: Gio Nov 24, 2016 4:52 pm    Oggetto: Rispondi citando

per KK: Comunque anche io devo predisporre la documentazione per la prima visita di ACCREDIA.
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MessaggioInviato: Gio Nov 24, 2016 5:39 pm    Oggetto: Rispondi citando

DARIO 67 ha scritto:
HAI CENTRATO IL PROBLEMA!

Effetivamente le richieste di ACCREDIA sono proprio del tipo "non risultano chiaramente specificate....." ; "non si specifica se il cliente venga informato".... ecc.
Poi è anche vero che, esaminando la documentazione ho constatato che alcune specifiche non c'erano perchè mancava la docuentazione al sostegno.

Es. ACCREDIA dice "non risultano specificate le modalità per assicurare che sia conservata l'integrità del sistema nel caso di modifiche al sistema" (Questa "inter nos" è una "classica" specificazione che richiedono) .... ma comunque... mancava la "procedura per la gestione del cambiamento".

Questa situazione si è verificata in molti casi, qualche volta, quindi, un pò di impatto sul personale le osservazioni l'hanno generato, soprattutto quando ho dovuto creare dei moduli per la gestione di alcuni aspetti sottolineati nelle "richieste di chiarimento".



L'unico modo che posso suggerirti è quello di chiederti se ciò che hai scritto risponde alle 5 domande fondamentali: Chi, cosa, quanto, quando e come (il perchè nelle procedure non dovrebbe servire)
Se rileggendo il testo rispondi a tutte le domande, allora hai scritto giò che serve!

Se poi questo ha comportato un cambiamento nel lavoro del personale, allora un verbale di formazione è quello che fa al caso tuo.
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MessaggioInviato: Gio Nov 24, 2016 5:53 pm    Oggetto: Rispondi citando

OK GRAZIE PER LA DISPONIBILITA'
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MessaggioInviato: Gio Nov 24, 2016 6:11 pm    Oggetto: Rispondi citando

Figurati!
Laboratorio di prova o di taratura?
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DARIO 67
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MessaggioInviato: Gio Nov 24, 2016 6:19 pm    Oggetto: Rispondi citando

Di prova
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