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7.1.6 Conoscenza Organizzativa
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Autore Messaggio
Guerra
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MessaggioInviato: Mer Nov 09, 2016 5:06 pm    Oggetto: 7.1.6 Conoscenza Organizzativa Rispondi citando

Ho letto i contributi sempre eccellenti forniti sotto forma di articoli nel sito.
Perdita di conoscenze: quanto informazioni vanno irrimediabilmente perdute, perchè non si trova il modo (e spesso non lo si pensa nemmeno), in azienda.
Appunti personali, scoperte personali come informazioni acquisite da esterni (tecnici dei fornitori o chiunque altro) scritte anche sotto forma di appunti a mano, su tabelle excel, su post it.
Tutte cose personali che forse altri non riescono ad acquisire solamente leggendo, dato che ognuno prende appunti in modo personale.

Perciò come documentare la conoscenza?
Come condividerla?

In questo mi accorgo come in azienda (anche nello stesso ufficio) vivano mondi indipendenti con insufficienti scambi di informazioni.

Conoscenze, competenze, adeguatezza delle conoscenze. Cose che il valutatore deve appunto valutare durante l'audit.
Un patrimonio che ogni azienda rischia di perdere in grande misura, al di là di creare un documento per il valutatore; la necessità è di creare un "documento" per l'azienda.
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QualitiAmo - Alberto
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MessaggioInviato: Ven Nov 11, 2016 9:54 am    Oggetto: Rispondi citando

Nessun contributo in risposta a questa interessante osservazione di Guerra? pensa1
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rhox
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MessaggioInviato: Ven Nov 11, 2016 11:07 am    Oggetto: Rispondi citando

io sto formulando un pseudodiscorso sensato perchè è il mio principale problema in azienda..
però lo faccio negli sfridi di tempo e l'argomento è complesso..
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KK
King of Kuality


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MessaggioInviato: Ven Nov 11, 2016 11:18 am    Oggetto: Rispondi citando

Non ho ancora letto gli articoli sul sito.
Se però limitiamo la discussione a quanto dice Guerra (appunti e annotazioni personali), intravedo due possibili soluzioni.
La prima è fare formazione, non di quella tradizione con il trainer e un attestato, ma atipica, approfittando di ogni momento di condivisione (audit interni, riunioni, incontri) per incrementare la cultura delle registrazioni.
Quando sono importanti e come vanno gestite e archiviate.

L'altra, più banale, è creare un ambiente di condivisione naturale e spontanea, dove le persone sono incoraggiate a condividere gli spazi e a collaborare assieme.
Questo ambiente incoraggia la condivisione anche di informazioni di lavoro altrimenti relegate al post it nella scrivania.
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rhox
Forumista classe "oro"


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MessaggioInviato: Ven Nov 11, 2016 11:43 am    Oggetto: Rispondi citando

KK ha scritto:
L'altra, più banale, è creare un ambiente di condivisione naturale e spontanea, dove le persone sono incoraggiate a condividere gli spazi e a collaborare assieme.
Questo ambiente incoraggia la condivisione anche di informazioni di lavoro altrimenti relegate al post it nella scrivania.


la condivisione è fantastica perchè se c'è anche solo un minimo di volontà diventa un brainstorming di pochi minuti.
il problema è poi dopo la condivisione cosa si fa: la conoscenza resta solo condivisa tra quei pochi colleghi che "sapendone di più" possono lavorare meglio, ma quando se ne vanno se la portano via oppure una volta condivisa viene trascritta in qualche modo?

il problema come sempre è il lasciare il know how all'azienda, perchè finchè resta nella mente del dipendente vale anche meno di un post it..
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KK
King of Kuality


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MessaggioInviato: Ven Nov 11, 2016 12:28 pm    Oggetto: Rispondi citando

verissimo e in questi casi cito sempre il vecchio proverbio cinese: "il peggior inchiostro è sempre meglio della miglior memoria!" Wink
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QualitiAmo - Alberto
Moderatore


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MessaggioInviato: Ven Nov 11, 2016 12:39 pm    Oggetto: Rispondi citando

KK ha scritto:
Non ho ancora letto gli articoli sul sito.


Per comodità, li riporto qui:

7.1.6 ISO 9001:2015

La conoscenza organizzativa

La ISO 9001:2015 e il knowledge management

Il knowledge management
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Paoloruffatti
Yoda


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MessaggioInviato: Sab Nov 12, 2016 11:25 am    Oggetto: Rispondi citando

Ciao: mi sono accorto del problema appena iniziato a fare il consulente: se volete vi racconto un pezzetto della mia esperienza:

Azienda del vicentino che facva encoders (trasduttori di posizione rotanti a bassa ed alta velocità: azienda nata dalla genialità di una sola persona ma che di organizzazione non sapeva un boia e mezzo!

Costui era arrivato prestissimo ad avere un'azienda di circa 25 persone, con figlio messo ovviamente a fare il commerciale perchè a conoscenze organizzative era molto peggio del padre (non sapeva cioè fare nulla!).

L'azienda si basava sulla memoria, sia del Capo , sia quella prodigiosa di una magazziniera che sapeva ordinare a memoria il fabbisogno (cresciuto a dismisura con il crescere del n° di enocoedrs sempre più sofisticati che avevano determinato il boom dell'azienda.
Arrivo io per fare il famoso ISO 9001:1994 (o anteriori ...non ricordo bene) e scopro che gli operatoria avevano tutti, o la agenda della Cassa di Risparmio locale, o un quadernetto fregato a casa ai figli (possibilmente ma non sempre a quadretti). I poveretti, non essendo Pico della Mirandola (nè provenienti dal miracolo Leopolda) si erano scritti su detti supporti tutto il ciclo di lavoro, l'elenco pezzi e delle attrezzature da usare periodicamente (e di solito nascoste sotto i banchi da lavoro, per paura che il collega gliele fregasse!!)

Il padrone non se ne era nemmeno accorto.

Potrei scrivere un libro su questa azienda per dirvi tutto ciò che non andava, ma mi trattengo....alla buon'ora dirà o penserà qualcuno di voi!

La soluzione : ho fatto assumere 3 ingegneri giovani in UT che si stava formando e dove l'unico ingegnere vecchio stava sclerando per il carico di lavoro crscente esponenzialmente.
Poi [secondo intervento importantissimo anche per il caso sopra citato da KK] introdussi le riunioni settimanali tra tutti i responsasbili di funzioone (allora si usava così e guai a farlo per processi col titolare nato in un contesto organizzato per funzioni !] in cui saltarono fuori e risolti uno ad uno tutti i problemi di cui sopra.
Segretario adetto a redigere i verbali di riunioni era il titolare, il quale aveva capito al volo la potenza di questo strumento. Imparò subito che non si trattava di riunioni di condominio, in cui si dà del becco gratuitamente al vicino che fa rumori di notte, ma fu inflessibile a riportare nel verbale solo le cose che si erano decise, assieme al nome di chi le doveva fare e per quando.

I tre ragazzi dell'UT ci misero un anno a scrivere come documenti aziendali (ricopiando dalle agende/quadernini sopra detti) tutto lo scibile aziendale facendoli diventare disegni generali e di dettaglio, schemi, cicli di lavoro, su Codici e poi attaccarono le attrezzature modificandole profondamente!

Io insegnai loro che cosa è una WBS e/o l'elenco pezzi da ritirare a magazzino, con grande sollievo della Pico della Mirandola Magazziniera (che cominciava a fare errori e sclerare, poveretta!

ma ricordate che il più grande beneficio fu quello di creare questa riga di riunioni che furono di enorme aiuto per diffondere tra tutti la conoscenza dell'azienda e dei suoi prodotti (7.1.6 nuova noma del 2015 ...ma decisa e fatta almeno 20 anni prima della sua uscita!)

Se volete continuo domani con altri esempi pratici in aziende reali (triplicazione della produzione senza cambiare significativamente gli addetti e duplicazione del fatturato mensile in un'altra, senza aggiunta di personale, semplicemente mettendo ordine nei bailiamme dei reparti produttivi, con introduzione della manutenzione, ma soprattutto con la creazione delle "riunioni" di cui sopra, con la scusa che dovevano fare la programmazione (mancante del tutto!).

Sappiate solo che la condivisione della documented information di input dei"processi"....meglio "fasi" di un unico processo di ATTRAVERSAMENTO è il solo modo che io conosco per far crescere l'efficienza di un'azienda!
....e non dimenticate, mi raccomando, la NECESSITA'dell'esistenza di una attività UNICA di programmazione per l'esecuzione ordinata del lavoro per processi.
Ciao
Paolo
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Guerra
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MessaggioInviato: Mar Nov 15, 2016 10:25 am    Oggetto: Rispondi citando

Premesso che non è semplice e nemmeno banale fare una riunione ottimizzandone il tempo, in aziende piccole dove una persona ricopre una funzione o più funzioni la riunione (quando si fa) diventa momento importante di condivisione di informazioni legate alla produzione o problematiche della propria funzione.
Difficile però condividere conoscenze e poi documentarle, perchè ognuno si occupa del suo e sa fare il suo.
"Sa": andrebbe documentato. Qual è il livello minimo di conoscenza per il funzionamento di quel processo? Lo si indica nel mansionario e come?
Al di là della gelosia che ciascuno ha delle proprie conquiste e conoscenze, è anche vero che trasmetterle non è semplice. Lo si fa verbalmente o con affiancamento; scrivere un "manuale" diventa complicato e comunque diviene anche presto obsoleto. Poi ognuno utilizza anche sue risorse per risolvere un problema, perchè dipende anche da qual è la mansione: chi lavora in produzione di serie, sono evidenti i limiti della "conoscenza organizzativa"; chi progetta o fa assistenza a macchine l'imprevisto è più frequente rispetto alla ripetitività.

Paolo dice giustamente di utilizzare le Riunioni della Direzione.
Giusto, condivido.
Credo però la norma si riferisca anche ad altro.
"Definire e determinare conoscenze" ha un obiettivo più difficilmente raggiungibile, credo. Si parla di know-how (parolaccia) documentabile e anche altro. Documentabile perchè possa poi essere tramandato, aggiornato, per divenire risorsa preziosa.

Posso risolvere il punto della norma aggiornando il Mansionario, facendo riferimento al Riesame della Direzione, pianificazione della formazione, istruzioni operative; ma sento che non ho raggiunto appieno l'obiettivo.
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KK
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MessaggioInviato: Mar Nov 15, 2016 10:32 am    Oggetto: Rispondi citando

Il tuo intervento mi ha ispirato e ricordato la quarta e la quinta del metodo 5S: standardize e sustain.
Fare in modo che le prime tre S diventino un'abitudine, creare check list di controllo, estendere il metodo a nuove attività, creare coinvolgimento.

In un certo qual modo tu stai pensando a un modo per scovare tutte quelle pratiche dettate dall'esperienza per poterle in qualche modo diffondere e condividere. Mi ricorda un po' quella sapienza che hanno i cuochi che vanno al di là della ricetta e ci mettono quel loro tocco, quel loro pizzico di esperienza in più.

Difficile rendere queste cose condivise, soprattutto come dici tu per il metodo da scegliere.
E' una discussione interessante!
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Guerra
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MessaggioInviato: Mar Nov 15, 2016 10:37 am    Oggetto: Rispondi citando

Poi ovviamente si cade nel punto 7.2 Competenza.
Determinare le competenze necessarie (anche qua si rispolvera il Mansionario, forse più attinente che al 7.1.6).
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MessaggioInviato: Mar Nov 15, 2016 10:47 am    Oggetto: Rispondi citando

Utopisticamente parlando, un programma di miglioramento continuo che coinvolga tutto il personale alla contribuzione attraverso proposte e idee e preveda un sistema premiante, potrebbe aiutare a individuare e mappare queste conoscenze nascoste. In questo modo il proprio apporto, la propria intuizione genera senso si appartenenza per l’apporto che si è dato e soddisfazione per il riconoscimento del lavoro svolto.
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MessaggioInviato: Mar Nov 15, 2016 10:57 am    Oggetto: Rispondi citando

E' una mole di lavoro non indifferente.
Ho letto in qualche articolo di aziende che avevano un Responsabile della Conoscenza.
In aziende medio piccole è già difficile gestire il Sistema Qualità, pensare di "perdere tempo" nel vagliare proposte, scrivere bibbie di conoscenza, la vedo una strada utopistica come dici.
La Direzione è spesso in ombra più che illuminata.
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MessaggioInviato: Mar Nov 15, 2016 11:19 am    Oggetto: Rispondi citando

Sapete ragazzi,
Guerra e altri si sono preoccupati subito del cosa fare DOPO!
Inventare dell'altra carta come la check list di KK mi pare che lasci immediatamente il tempo che trova!
Avete pensato al nostro PROGETTO?: ....importante è non fare il solito briefing in piedi (dato che tre metri fuori dalla porta della stanza di riunioni si parla già di calcio, o di donne (non propriamente serie nell'immagiario dei maschiacci che si trovano in azienda ...e magari a casa quelli più "attivi" sono quelli che hanno una moglie cerbero che li stracciona come mettono un piede dentro casa...ma lasciamo perdere, per carità, questo argomento altrimenti Rhox ci fulmina tutti con la sua grande attenzione per queste vaccate maschiii o maschiliste, che dir si voglia!)
Ecco appunto il PROGETTO di riorganizzazione mi sembra il luogo in cui tutti devono essere stimolati a condividere i loro problemi/segreti e soluzioni con tutti i colleghi. Pensateci un po ' e poi ditemi se è una idea peregrina, la mia!
ciao a tutti ed in particolare a Rhox!
Paolo
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MessaggioInviato: Mar Nov 15, 2016 3:29 pm    Oggetto: Rispondi citando

ma figurati Paolo se mi preoccupo di chiacchere maschili!! anzi, spesso sono io a tirar in mezzo l'argomento per ridere o fare ironia sul lato femminile tutti sbrilluccichi! Cool

per il resto io penso di essere un responsabile qualità atipico, nel senso che su 12 ore lavorative (in fase produttiva) a lavoro ne passo circa 4 in ufficio, il restante è fuori tra magazzino e produzione.
ovviamente in questo modo posso passare delle consegne verbalmente portando fisicamente una persona a vedere cosa guardo, quando lo guardo, come valutare i problemi, ecc.. anche volessi lasciare un know how scritto non sarebbe efficace come una settimana di affiancamento.
però con la curiosità, la voglia di fare e un po' di rotture ai colleghi mi sono fatta spiegare un po' di meccanismi e ora posso sia bypassarli in piccole azioni che supportarli seriamente.
però a gennaio che posso pensare di avere un paio di ore libere come passo queste informazioni su carta? posso fare un file word diviso per servizio in cui appunto bene o male cosa conviene fare di volta in volta o frasi spicciole proprio stile post it.
io, per etica, quando posso lascio sempre traccia di cosa faccio, i vari file su cui lavoro li lascio sul server a disposizione di tutti (e alcuni colleghi sanno dove sono e come funzionano), cerco di registrare tutto, ecc.
però le interminabili telefonate con i fornitori su quali sono i test utilizzabili in qualche modo per il mio lavoro non posso lasciarli: esempio posso lasciare un file preimpostato con i valori di carico degli imballi in cartone per i vari fornitori e i calcoli fatti. ma il ragionamento con cui ci sono arrivata e l'esperienza degli anni prima come lo passo? come passo un cartone che so già che cederà durante il trasporto e cosa è accettabile? una foto non rende l'idea.
come posso passare il concetto di fasciatura stretta o larga rispetto alle strozzature degli imballi? è una cosa che tocchi con mano. idem l'esperienza mi porta a dire durante le prove se tra 1 settimana le scatole saranno piegate, ma come scrivo questo?
e come me ogni collega ha tantissime informazioni che ha acquisito perchè ci ha battuto il grugno: se va bene le ha condivise con una o due persone, se no ce le ha stampate in testa.
ma anche volendo passare le conoscenze, la maggior parte delle volte come fa se deriva da puro e semplice vissuto su esperienze "sensoriali"?

poi parliamo della condivisione di informazioni: lavoriamo su tanti file rimaneggiati da più persone. ci si augura che che nella fase di impostazione del lavoro ci si sieda insieme alla scrivania e si imposta il tutto insieme.
se domani una persona dovesse prendere in mano quei file probabilmente farebbe fatica a capire come ci siamo mossi e da dove abbiamo preso i dati. le informazioni ci sono, manca il ragionamento dietro dettato dalla consuetudine di lavorare in quel modo.
ma anche volendo questo know how a chi lo passiamo? a chi può interessare se non a chi sta lavorando a quel file?

niente: ho provato a scrivere delle idee, ma continuano ad inteorrompermi. inizio, poi vedrmeo come va
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