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Intestazione procedure e istruzioni
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Autore Messaggio
rhox
Forumista classe "oro"


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MessaggioInviato: Ven Mag 06, 2016 2:01 pm    Oggetto: Intestazione procedure e istruzioni Rispondi citando

sono di fronte a un dilemma:
in azienda ogni procedura e istruzione dovrebbero riportare codifica, revisione ed autore, ma l'approvazione e autorizzazione?
nel senso, ok le procedure del sistema qualità o che possono impattare sul sistema, ma ha un senso che io vada ad approvare e la direzione ad autorizzare una procedura del sistema informatico in cui spiega come fare in caso di bug o di caduta dei driver, ecc?
oppure che io approvi una procedura della logistica sulle modalità di assegnazione di priorità ai carichi di prodotto finito?

io posso creare un modello standard, ma fino a che punto devo renderlo unico rispetto al SGQ?

potrei differenziare i due livelli mantenendo come libero da approvazione mia e della direzione le istruzioni operative e inserire qua dentro tutta la documentazione interna dei vari servizi?
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QualitiAmo - Stefania
Moderatore


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MessaggioInviato: Ven Mag 06, 2016 3:01 pm    Oggetto: Rispondi citando

Puoi procedere come meglio credi inserendo le approvazioni che ritieni più opportune. Potresti partire da una semplice analisi dei rischi e valutare quali debbano essere i documenti da approvare e a quale livello.

Chi approva - in ogni caso - deve avere le competenze per poterlo fare, quindi le firme della Direzione su una procedura di tipo informatico che non è in grado di valutare sono abbastanza inutili.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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2p71828
Qualità è precisione


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MessaggioInviato: Ven Mag 06, 2016 3:08 pm    Oggetto: Rispondi citando

qualsiasi documento deve essere revisionato da qualcuno di competente per le buone pratiche.

avere poi dei documenti che vivono e prosperano senza un tuo controllo può portare a incongruenze con il sistema di gestione quindi anche la tua revisione diviene necessaria (o fai ispezioni a campione durante gli audit)
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KK
King of Kuality


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MessaggioInviato: Ven Mag 06, 2016 3:21 pm    Oggetto: Rispondi citando

Questo è sempre stato il mio modus operandi.

I documenti del sistema, siano essi procedure o istruzioni, li ho sempre emessi facendo figurare:

    - come funzione emittente quella di competenza,
    - come controllo la qualità,
    - come approvazione il responsabile di funzione


Se ad esempio devo stendere una procedura relativa a un'attrezzatura di produzione, metterò come emissione il caporeparto, come controllo io e come approvazione il responsabile di produzione.

La direzione solitamente la faccio intervenire per le procedure più importanti e per il manuale. Stop.

Inoltre faccio sempre un "foglio-copertina" a parte dove raccolgo le firme in originale (senza scansioni e senza inclusioni).
Ci penso poi io a rendere disponibile all'azienda la versione più aggiornata.
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Konsulente Kualità
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Slender Man
M.A.S.P.


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MessaggioInviato: Ven Mag 06, 2016 4:11 pm    Oggetto: Rispondi citando

Negli audit di sistema io prendo un documento a caso e mi faccio spiegare i criteri di approvazione da chi ha firmato. Se è il DG, dal DG.
Se ha tempo da perdere per revisionare la 5 edizione dell'istruzione operativa dell'archiviazione degli scontrini del catering, puo' dedicarne un po' a me.
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rhox
Forumista classe "oro"


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Messaggi: 2134
Residenza: Prov. Torino

MessaggioInviato: Ven Mag 06, 2016 5:04 pm    Oggetto: Rispondi citando

2p71828 ha scritto:
qualsiasi documento deve essere revisionato da qualcuno di competente per le buone pratiche.

avere poi dei documenti che vivono e prosperano senza un tuo controllo può portare a incongruenze con il sistema di gestione quindi anche la tua revisione diviene necessaria (o fai ispezioni a campione durante gli audit)


il mio dubbio era proprio questo, ovvero avere le varie procedure fuori controllo. ma allo stesso tempo non ha senso che sia io a controllare quello che non è campo mio..
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silvialeo
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MessaggioInviato: Ven Ago 26, 2016 11:56 am    Oggetto: Rispondi citando

Buongiorno a tutti! E' esattamente anche il mio dilemma.
Infatti, spesso nella mia azienda è lo stesso responsabile area che redige le procedure. Cosa devo indicare quindi?
Che il responsabile area le ha redatte e approvate? Mi sembra ovvio! E io che controllo dovrei fare? oltre chiaramente a quello formale e di "ultima versione disponibile"?
Boh. Questa storia non me l'ha mai saputa chiarire nessuno.
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KK
King of Kuality


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MessaggioInviato: Ven Ago 26, 2016 2:01 pm    Oggetto: Rispondi citando

Leggendo i vostri dubbi però vorrei provare a darvi un nuovo punto di vista.
Invece che chiedervi chi deve controllare la procedura nella normale operatività, provate a porvi un altro quesito: durante l'audit della qualità o durante l'audit di certificazione, la verifica di congruenza tra la procedura e l'operatività viene chiesta al responsabile qualità o al responsabile dell'attività o della principale funzione coinvolta?
Solitamente la seconda, a meno che non si tratti del controllo documentale per verificare l'esistenza di tutti i documenti utili alla gestione del sistema.

Questo secondo me risponde ai dubbi manifestati sopra: ad essere intervistati sono i responsabili di funzione, non il responsabile qualità, ergo sono loro a dover garantire la coerenza del testo e la sua correttezza.
Per argomenti tecnici, specifici o comunque di cui un responsabile qualità può non conoscere i dettagli, penso sia giusto che si limiti a fare un controllo del tutto formale e asettico...

Può aiutare questo ragionamento?
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2p71828
Qualità è precisione


Registrato: 31/10/08 17:43
Messaggi: 2749

MessaggioInviato: Ven Ago 26, 2016 5:09 pm    Oggetto: Rispondi citando

silvialeo ha scritto:
E io che controllo dovrei fare? oltre chiaramente a quello formale e di "ultima versione disponibile"?
.


coerenza con la procedura di gestione della documentazione
coerenza con la politica e gli obiettivi della direzione (esempio scarti, zero difetti, indicatori, manutenzioni etc)
che abbia un senso e sia chiara almeno a chi la deve applicare (pochi riescono a scrivere istruzioni operative...)
che non siano stati elise parti importanti
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Paoloruffatti
Yoda


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MessaggioInviato: Dom Ago 28, 2016 12:41 pm    Oggetto: Rispondi citando

Ciao Rhox e ciao a tutti:
vedete che era davvero necessario distinguere il vecchio termine procedure [di sistema] ed il nuovo termine che ha coniato la 9001:2015 DOCUMENTED INFORMATION?
Una coas è una procedura di sistema, che la deve vedere ed approvare assolutamente la Direzione (che è, o odvrebbe essere qui per quello, dato che è la Direzione che deve, o dovrebbe, definire per bene l'orgnizzazione dell'azienda) deputata ad essere organizzata non dal solito praticone amico del capo, ma dal capo stesso!

E quindi è "l'esperto" di organizzazione che deve firmare le procedure.
Altra cosa è la "documented information" che deve essere disponibile per chi deve fare una attività (all'interno di un processo produttivo) e deve poter consultare, se non è informato, una'Istruzione di Lavoro per fare bene quella fase di lavoro.
Ovviamente non tutti sono "esperti" di certe cose [io non so una acca di come si fa a fare il debug di un sistema informatico che si è impallato., ma devo essere messo in grado di farlo se non c'è, ad esempio uno smanettone in azienda che sa farlo e rapidamente.

Mi viene in mente un lungo thread appena discusso in cui il nostro 2p dà delle istruzioni ad una ragazza che chiedeva aiuto e che non sapeva nulla di un astruso calcolo statistico secondo le normative std americane (e io meno di lei) che le chiedeva il capo di saper fare.
[ ....... sti capi che quando hanno assunto uno a 1000€/mese credono di aver acquistato Einstein ...... e ci si incazzano anche quando si accorgono di aver avuto, per quei soldi, solo un apprendista stregone!]

Quelle istruzioni devono essere a disposizione dell'apprendista stregone!;
la norma infatti dice (in una nota) che la documented information[se mal non ricordo] deve essere proporzionale al tipo, grandezza dell'azienda ed esperienza/conoscenza del personale che deve compiere l'attività.

Che bello sarebbe se tutte le direzioni comprendessero quel punto nascosto della norma che è il 7.1.6!!
Le fonti di provenienza di queste conoscenze sono esemplificate nella norma dalla nota n°2 che si trova nel paragrafo citato.

Lasciatemi che tiri fuori un ricordo antidiluviano: all'Ansaldo di Genova dietro alla mia nuova scrivania trovai dietro alla schiena una serie di dox lunga come la parete (5-6 metri) che aveva delle istruzioni di lavoro (bellissime che mi leggevo nei tempi morti) che spiegavno per filo e per segno come e perchè erano progettate e andavano costruite le caldaie, le turbine ed ogni accessorio di un impianto che facevamo in officina.
.... e molti si stupivano che io sapessi tante cosucce che avevo letto in quei dox dato che quasi tutti non li avevano mai sfogliati: c'era tutto lo scibile umano su quegli argomenti.

Peccato che l'uffiicio che aveva il compito di aggiornare queste istruzioni non avesse mai il tempo di farlo .......e che per giunta tale ufficio era esterno sia all'UT sia ai reparti produttivi!..... "Manicomio" una volta era scritto per fuori
Ciao
Paolo

PS ciao 2p
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silvialeo
Nuova recluta del forum


Registrato: 30/06/16 09:37
Messaggi: 14
Residenza: Milano

MessaggioInviato: Mar Ago 30, 2016 12:03 pm    Oggetto: Rispondi citando

2p71828 ha scritto:
silvialeo ha scritto:
E io che controllo dovrei fare? oltre chiaramente a quello formale e di "ultima versione disponibile"?
.


coerenza con la procedura di gestione della documentazione
coerenza con la politica e gli obiettivi della direzione (esempio scarti, zero difetti, indicatori, manutenzioni etc)
che abbia un senso e sia chiara almeno a chi la deve applicare (pochi riescono a scrivere istruzioni operative...)
che non siano stati elise parti importanti


Ok grazie.
Però purtroppo i dubbi li ho ancora e me li tengo mi sa.
Se per esempio il responsabile di area redige la procedura, io la controllo, ma chi la approva?
Inoltre sono alle prese con un nuovo quesito puramente "formale": è cambiato l'AD nella mia azienda; devo aggiornare tutta la documentazione con le firme del nuovo AD dove presenti?
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2p71828
Qualità è precisione


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MessaggioInviato: Mer Ago 31, 2016 9:11 am    Oggetto: Rispondi citando

quando si scrive un documento è possibile che non sia chiaro o che si commettano elisioni. Anche a una rilettura è possibile che l'autore non riscontri il problema per cui un riesame da una seconda o terza persona del settore è auspicabile.
Quindi se io scrivo un documento per il personale della mia funzione, chiedo ad uno di loro di riesaminare il documento.

a volte si confonde il processo di approvazione con l'approvazione. in altri termini:
normalmente un disegno viene redatto da un progettista e approvato dal capo ufficio che firma la casella "approvato da", in quanto da quel momento lui è il responsabile di quel disegno e sarà lui a rispondere in caso di problemi.
il processo di approvazione di un documento potrebbe essere invece la revisione da parte di una o più persone e la verifica di conformità al sistema di gestione, perdendo quel impasse che serva l'approvazione da un più alto in grado
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MessaggioInviato: Mer Ago 31, 2016 9:16 am    Oggetto: Rispondi citando

Ecco perchè io metto tre firme: redazione, controllo, approvazione. Wink
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QualitiAmo - Alberto
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MessaggioInviato: Mer Ago 31, 2016 10:10 am    Oggetto: Rispondi citando

Silvia, nessun problema per il nuovo AD. Il vecchio ha firmato i documenti precedenti, approvandoli mentre il nuovo firmerà quelli che preparerete da adesso in poi.
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marcopn85
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Registrato: 20/10/11 13:45
Messaggi: 204
Residenza: Spoleto

MessaggioInviato: Mer Ago 31, 2016 10:31 am    Oggetto: Rispondi citando

Buongiorno a tutti.
Ho letto il post di Paolo, che condivido in pieno. Con la documented information la ISO 9001 racchiude tutta la documentazione presente in azienda. Ma non tutto deve essere "procedurizzato".
Mi spiego meglio.
Premesso che ogni organizzazione, dopo un'attenta analisi, predisporrà la documentazione nel modo più adatto alla gestione della propria realtà, credo che non debba essere redatta "a tutti i costi" una procedura documentata (passatemi il termine 2008) per qualsiasi cosa, ma anche in un'ottica "lean" le informazioni più snelle possono essere tracciate come semplici istruzioni di lavoro.
Un piccolo esempio pratico presente nella mia organizzazione: Il server centrale effettua un backup dei dati in automatico tutte le sere. I dischi su cui li effettua sono due, a giorni alterni. Il lunedì, mercoledì e venerdì nel disco 1, mentre il martedì, il giovedì ed il sabato nel disco 2. Occorre una persona che cambi, quotidianamente i due dischi. Per fare ciò è stata fornita a tutti una istruzione di lavoro e non una procedura. L'istruzione riporta la firma del responsabile del sistema di gestione e del direttore generale.

Citazione:
è cambiato l'AD nella mia azienda; devo aggiornare tutta la documentazione con le firme del nuovo AD dove presenti?

Penso che il nuovo AD vorrà essere a conoscenza di tutte le strumentazioni in essere, inclusa la documentazione. Fa parte del suo lavoro.
Per rispondere alla tua domanda teoricamente si, dovrebbe riapprovare tutta la documentazione o, in alternativa apportare le modifiche che ritiene necessarie. Questo perchè, da ora in poi, il responsabile di questa documentazione è lui, e non il vecchio AD.
Comunque, un piccolo escamotage per non dover ristampare quintali di carta, può essere quello in cui si fa una piccola dichiarazione, un foglio a4 su carta intestata, con un bell'elenco della documentazione che il nuovo AD approva. Poi, nel momento in cui la documentazione sarà revisionata, apporrà lui la firma per approvazione. Che ne pensi, può andare?
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Non è importante quello che scoprite, è importante cosa fate relativamente a quello che avete scoperto
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