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Autore Messaggio
Quality
Motivatore


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MessaggioInviato: Gio Dic 12, 2013 1:22 pm    Oggetto: Report riunioni Rispondi citando

Odio fare i report delle riunioni.

Per fortuna (mia) spesso riesco a delegare la cosa ma ciò non toglie che mi infastidisca avere questo "limite".
Il tutto naturalmente si amplifica in quanto, siccome non mi pice, tendo a procrastinare la redazione con conseguente accumulo...

Quali sono i vostri modi davvero efficaci per non soffrire di "minute of meeting" dopo una riunione?
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Finn_74
Forumista di Qualità


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MessaggioInviato: Gio Dic 12, 2013 1:45 pm    Oggetto: Rispondi citando

Purtroppo sono affetto anch'io da questa "allergia" e di solito cerco di far finta di nulla sperando che qualcuno si proponga Smile

Non ho nessuna cura efficace da consigliarti purtroppo. Di solito mi turo il naso e mi ci immergo subito, il prima possibile...se lascio passare del tempo poi finisce che rimando a raffica.
Nel limite del possibile cerco di preparare già il report durante la riunione segnando direttamente sul portatile su uno schema già fatto..ma di rado riesco a farlo, anzi quasi mai.
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Quality
Motivatore


Registrato: 26/09/08 15:13
Messaggi: 3333

MessaggioInviato: Gio Dic 12, 2013 1:51 pm    Oggetto: Rispondi citando

Finn_74 ha scritto:
Nel limite del possibile cerco di preparare già il report durante la riunione segnando direttamente sul portatile su uno schema già fatto..ma di rado riesco a farlo, anzi quasi mai.


...tu sei un mio maledetto simile...

Siamo due facce della stessa procrastinazione... Mad
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QualitiAmo - Stefania
Moderatore


Registrato: 16/09/07 18:37
Messaggi: 25013

MessaggioInviato: Gio Dic 12, 2013 2:26 pm    Oggetto: Re: Report riunioni Rispondi citando

Quality ha scritto:
Quali sono i vostri modi davvero efficaci per non soffrire di "minute of meeting" dopo una riunione?


Ho sempre verbalizzato i verbali delle riunioni che convocavo, senza delegare il lavoro a nessuno. Ne ho verbalizzate anche molte altre semplicemente perché..."tanto Stefania è veloce e lo fa bene" e perché tutti sembravano soffrire della tua stessa sindrome.

Il mio "trucco" era quello di verbalizzare DURANTE la riunione, con un portatile. Se un verbale è fatto bene, bastano poche righe e i riferimenti giusti, roba da pochi minuti. Se fatto subito, richiede davvero pochissimo sforzo. Serve solo la giusta predisposizione mentale.
Tornata in ufficio non facevo altro che rileggere e inviare via e-mail alla lista di distribuzione che mi ero creata in precedenza, di solito mentre aspettavo che arrivassero i ritardatari.

Prova a sviluppare questa nuova abitudine, cercando di toglierti subito dai piedi i verbali da redigere. Volere è potere. Smile

Io, però, non ho mai avuto mezzo problema di procrastinazione, forse non sono la persona giusta per aiutarti. Wink
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KK
King of Kuality


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MessaggioInviato: Gio Dic 12, 2013 2:40 pm    Oggetto: Re: Report riunioni Rispondi citando

QualitiAmo - Stefania ha scritto:
Il mio "trucco" era quello di verbalizzare DURANTE la riunione, con un portatile. Se un verbale è fatto bene, bastano poche righe e i riferimenti giusti, roba da pochi minuti. Se fatto subito, richiede davvero pochissimo sforzo. Serve solo la giusta predisposizione mentale.


IDEM!
Io sviluppo sempre tabelle excel con le varie azioni da discutere e le azioni pianificate, con relative date di scadenza e responsabili.
E' altresì efficace (se tale foglio di calcolo viene proiettato su schermo durante tutta la riunione) avere un apposito spazio per registrare, accanto al nome di ogni partecipante, l'orario di arrivo in riunione e almeno una nota sul fatto che avesse o meno un motivo valido per ritardare.
Di solito genera un effetto "pubblica gogna" davvero efficace!
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Il pessimista è ottimista con esperienza
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Finn_74
Forumista di Qualità


Registrato: 17/10/13 12:21
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Residenza: Torino

MessaggioInviato: Gio Dic 12, 2013 3:41 pm    Oggetto: Re: Report riunioni Rispondi citando

KK ha scritto:
E' altresì efficace (se tale foglio di calcolo viene proiettato su schermo durante tutta la riunione) avere un apposito spazio per registrare, accanto al nome di ogni partecipante, l'orario di arrivo in riunione e almeno una nota sul fatto che avesse o meno un motivo valido per ritardare.
Di solito genera un effetto "pubblica gogna" davvero efficace!


Forte! non ci avevo mai pensato Smile

Comunque ho notato che alla fine, procrastinatori e non, hanno consigliato tutti la stessa cosa...farlo il più presto possibile e togliersi al rogna, possibilmente già durante la riunione direttamente sul file da inviare.
Credo sia l'unica soluzione possibile.

Scherzi a parte, anche se noioso è un lavoro sempre fondamentale perchè mette tutti in condizione di sapere cosa è stato deciso e chi se en deve occupare.
Le parole, si sa, sono molto volatili e solubili nel tempo Very Happy
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QualitiAmo - Stefania
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Registrato: 16/09/07 18:37
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MessaggioInviato: Gio Dic 12, 2013 4:05 pm    Oggetto: Re: Report riunioni Rispondi citando

Finn_74 ha scritto:
Scherzi a parte, anche se noioso è un lavoro sempre fondamentale perchè mette tutti in condizione di sapere cosa è stato deciso e chi se en deve occupare.


Vero! Io per prima utilizzavo i verbali per ricordarmi le cose e ancora oggi non concludo mai una giornata (professionale e non) senza aver preso qualche appunto veloce su ciò che ho fatto, su ciò che ho imparato, sugli input da sviluppare, sulle cose di cui tenere traccia, ecc.

Ci metto pochi secondi e mi permette, nel tempo, di risparmiare le ore trovando esattamente ciò che mi serve, quando mi serve.

Magari sarebbe utile sapere se qualcuno di voi utilizza sistemi simili perché potremmo parlarne in una discussione apposita...
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Guerra
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MessaggioInviato: Gio Dic 12, 2013 4:09 pm    Oggetto: Rispondi citando

Stefania ha scritto:
non concludo mai una giornata (professionale e non) senza aver preso qualche appunto veloce su ciò che ho fatto

Cosa sono le ragazze! Quelle organizzate poi...
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QualitiAmo - Stefania
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MessaggioInviato: Gio Dic 12, 2013 4:25 pm    Oggetto: Rispondi citando

Guerra ha scritto:
Cosa sono le ragazze! Quelle organizzate poi...


(cosa non si fa quando non si ha memoria...) Embarassed
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Guerra
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MessaggioInviato: Gio Dic 12, 2013 4:30 pm    Oggetto: Rispondi citando

Io la memoria la tengo sempre libera; non si sa mai. Cool
Uso il cellulare per prendere appunti/note.
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Paoloruffatti
Yoda


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MessaggioInviato: Gio Dic 12, 2013 5:08 pm    Oggetto: Rispondi citando

Grandi Stefania e KK!!
è l'unico modo per non trovarsi pile di pezzi di verbale da ultimare. Ricordo che quando il computer più avanzato era l'M24 della Olivetti (roba da museo oggi) nelle riunioni di progetto scrivevamo a mano i verbali durante la riunione, anche perchè avevamo abituato fornitori, ma anche il Cliente ed il consulente del Cliente a Firmare il verbale per accettazione e una volta firmato nessuno poteva più dire, .... ma io, qua ..io là! Gli accordi erano quelli e su quelli (e relativi eventuali ritardi) si faceva la storia del progetto, calcolo delle penali compreso.
Ciao
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Ing. Paolo Ruffatti
Consulente di Organizzazione Aziendale... ora in pensione
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Finn_74
Forumista di Qualità


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MessaggioInviato: Gio Dic 12, 2013 5:29 pm    Oggetto: Rispondi citando

Io tengo un file in cui giornalmente segno le cose che ho fatto, detto o inviato nella giornata e che reputo importante ricordare.
Non lo faccio tanto per motivi organizzativi ma più che altro perchè non ho una grande memoria e in passato me la sono presa diverse volte in quel posto proprio perchè mi venivano a chiedere cose di mesi prima ( era un vizio che il titolare aveva spesso ) e non ricordavo più come le avevo fatte e cosa era successo.
Ora invece facendo un rapido filto per commesa e per data risalgo a tutto quello che mi serve sapere.


I verbali invece, come le mail le uso per organizzazione personale e anche per mettere nero su bianco tutto quanto.
SCRIPTA MANENT dicevano gli antichi Smile
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Quality
Motivatore


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MessaggioInviato: Ven Dic 13, 2013 10:19 am    Oggetto: Rispondi citando

Grazie a tutti,

per il prezioso contributo con le vostre esperienze.
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dario
Enigmatico sorridente


Registrato: 27/11/07 16:30
Messaggi: 3577

MessaggioInviato: Mer Dic 18, 2013 12:57 pm    Oggetto: Rispondi citando

e potevo mancare? Wink

Quality e Finn, io voi (mi limito a voi) nella mia riunione vi banno!
Vi vieto di venire in riunione con portatile o peggio con l'ipad!

Scherzi a parte, io vedo che negli ultimi due anni alle riunioni ho un sacco di colleghi che si fanno i cavolacci loro e questo distrugge il motivo per cui può aver senso trovarsi.
Molti partecipano per "dovere".
Molti per "piacere".

Una riunione deve essere sensata (motivata), va pianificata, organizzata, moderata, vissuta, sintetizzata in un rapporto.

Per questo scherzavo sul fatto di bandire ogni forma di mezzo di comunicazione connessa (telefonini, pads, palms, pc). Se se ne facesse buon uso, why not!

Ottimo redigere il rapporto già in riunione. Guadagni un sacco di tempo.
Ho provato.
Preferisco prendere appunti, che rileggo dopo, affino, completo in fase di postdigestione dei temi trattati. In riunione mi concentro sul problema o sul tema.
Osservo le persone (cogli aspetti chiave dagli atteggiamenti, dai visi, dalle reazioni, dagli interventi). Non potrei cogliere che il "capo" è a disagio se guardo i pixel del mio schermo o leggo il mail (inutile in questa riunione) che mi chiede di riservare il tempo per la prossima riunione.
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QualitiAmo - Stefania
Moderatore


Registrato: 16/09/07 18:37
Messaggi: 25013

MessaggioInviato: Mer Dic 18, 2013 2:00 pm    Oggetto: Rispondi citando

Se gli appunti li prendi su un PC, perché no? Che lo strumento sia il foglio o un tablet, la cosa importante è non perdere mai il polso dell'incontro.
Grazie, dario!
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