Il forum sulla Qualità di QualitiAmo

[QualitiAmo - Stefania]

Qual è il vostro livello di organizzazione?
Scopritelo con questo test!

1) Lascio che le e-mail si accumulino
a - vero
b - falso

2) Gli spazi del mio ufficio (area di lavoro) sono talmente ricoperti di roba che manca lo spazio per lavorare
a - vero
b - falso

3) Le persone spesso si arrabbiano perché non le richiamo o non rispondo alle loro e-mail
a - vero
b - falso

4) Evito di socializzare perché non ho né il tempo né le energie necessarie per avere a che fare con le persone
a - vero
b - falso

5) Ho decine di cose da fare "quando avrò tempo"
a - vero
b - falso

6) Evito di prendere decisioni fino a quando le situazioni non si trasformano in emergenze
a - vero
b - falso

7) Ho talmente tante liste di cose da fare che non so da che parte incominciare
a - vero
b - falso

8 ) Non mi piace lasciare che le persone facciano le cose al posto mio
a - vero
b - falso

9) Vengo interrotto talmente tante volte durante una giornata che non riesco mai a fare nulla
a - vero
b - falso

10) Il disordine nel mio ufficio è talmente presente che non so da che parte incominciare per riordinare le cose
a - vero
b - falso

Punteggio:

Datevi 1 punto per ogni volta che avete risposto "vero" e zero per ogni "falso".

Profili:

0-3:
Sei ben organizzato. Affronti le cose da fare con rapidità, sai come mantenere il numero di interruzioni ridotto al minimo ed essere efficiente.

4-7:
Ci sono alcuni problemi di organizzazione nella tua routine che dovresti affrontare ma stai cercando di recuperare.
Probabilmente alterni momenti di disorganizzazione ad altri in cui sei molto ben organizzato e questo dipende dalla pressione alla quale vieni sottoposto.

8-10:
Sei talmente abituato al caos che ti sembra normale. Per evitare di farti trasportare dagli eventi invece di dominarli devi intervenire subito.
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

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[QualitiAmo - Stefania]

Per continuare il discorso sulla gestione del tempo, vi proponiamo questo articolo tratto da selfvolution.com.
Il testo è stato tradotto per una maggiore godibilità. Potete trovare l'articolo originale qui.

TIME MANAGEMENT - ALCUNI TRUCCHI PER GLI IMPIEGATI

Negli uffici, mentre i manager sono considerati il cervello dell'organizzazione, sono gli impiegati a fare la maggiorparte del "lavoro sporco" per loro.

Sono quelli che fanno le fotocopie, che archiviano i documenti, che prendono nota di tutti i rapporti che l'organizzazione ha con l'esterno, che mandano le e-mail, che stampano il materiale che serve per fare le riunioni e che si occupano di tutte quelle noiose incombenze di cui i vertici non vogliono occuparsi.

Il numero di queste attività, spesso prive di valore aggiunto, è talmente elevato che, a volte, non c'è da stupirsi se queste persone alla fine della giornata si sentono sommerse da lavori poco creativi e stimolanti.

Inoltre, dato che l'accumularsi di questo tipo di incombenze crea confusione è fondamentale gli esecutivi imparino ad organizzarsi meglio per gestire in maniera più efficiente il tempo a disposizione.

Le aziende, infatti, si aspettano il massimo di produttività e che, alla fine della giornata, tutte le attività siano completate e i compiti eseguiti.

Un programma che insegna a gestire meglio il tempo è, dunque, fondamentale: insegna alle persone a fare tutto quello che viene loro richiesto senza stressarsi, rendendo così più felici i loro capi (e se stesse).

Di seguito diamo qualche consiglio che può essere messo in pratica fin da subito:

Trucco n°1:
la prima regola da imparare per gestire al meglio il tempo a propria disposizione è quella di delegare tutto quello che, umanamente, non si è in grado di fare.
Bisogna imparare a ragionare come una squadra. Quando uno dei componenti del team è sommerso dal lavoro deve poter essere in grado di passare alcune incombenze a chi ha del tempo a disposizione per eseguirle.
Cercare di fare tutto, assumendosi l'incombenza di portare a termine più cose alla volta non solo riduce, alla lunga, la produttività ma compromette anche la qualità del lavoro svolto.
Se una persona corre come una pazza per finire un certo lavoro entro la scadenza stabilita a spese della qualità, allora tutti in quella organizzazione perderanno qualcosa nel lungo termine.

Trucco 2:
le persone riescono ad organizzare meglio il proprio tempo se viene loro insegnato come devono fare.
Occorre imparare a stabilire, di volta in volta, quali sono le priorità, magari imparando a gestire una lista di cose da fare.
Bisogna prevedere le emergenze ed essere in grado di gestirle.
Le persone devono imparare a gestire i programmi, familiarizzando con essi. Ovviamente vanno previsti adeguati spazi per i break e per i periodi di riposo. La gente si merita di riposare quando ha lavorato duramente.

Trucco 3:
alle persone va insegnato che si impara a gestire il proprio tempo prendendo in esame una sola cosa alla volta.
Questo significa che tutto quello che può essere fatto subito va fatto immediatamente, senza procrastinare, soprattutto quando l'azione richiede poco tempo.
Se una lettera va consegnata o un'e-mail inoltrata è inutile attendere del tempo per farlo. E', infatti, una perdita di tempo rimandare compiti semplici come questo perché, una volta che la persona si deciderà a portare a termine il compito che le è stato affidato, dovrà ricordarsi di nuovo cosa deve fare esattamente, ad esempio rivedere la lista di persone alle quali inoltrare la corrispondenza.

Trucco 4:
si gestisce meglio il proprio tempo se si cerca di massimizzare la propria produttività.
Basandosi sul Principio di Pareto, infatti, potremo facilmente individuare quel 20% di attività che genera l'80% di benefici, risparmiando così l'80% di energie e di tempo. Le cose meno importanti possono essere fatte più tardi, con calma e senza stressarsi.
I manager devono insegnare ai propri collaboratori a gestirsi al meglio e questi, dal canto looro, devono sforzarsi di organizzarsi meglio per centrare tutti gli obiettivi dell'azienda.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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E quando sono proprio i vertici a non saper fare un uso ottimale del tempo che si fa? Per esempio durante le riunioni, quando si butta via tempo a iosa! :cry:

[Simo]

Si cerca, CON MOLTA ATTENZIONE E CERCANDO DI ESSERE DIPLOMATICI, di far capire almeno gli errori principali e di provare a correggerli insieme.
Niente di diretto, per carità! Di solito chi è incapace è anche suscettibile!
Non si dirà, quindi, "abbiamo buttato via troppo tempo nell'ultima riunione" ma "che ne dice se durante il prossimo incontro provassimo a gestire la scaletta dell'O.d.G. in questo modo...?"

[QualitiAmo - Stefania]

Sempre sul tema dell'Approfondimento di questa settimana, provate a leggere questo articolo di Kevin Dee, pubblicato su The Eagle Blog.
Insegna come preparare la classica lista delle cose da fare.
La traduzione in italiano è di QualitiAmo.

10 "trucchi" per comporre efficacemente una lista di cose da fare

Oggi sono rientrato in ufficio dopo una vacanza di più di una settimana. Credo sia una buona occasione per mettere in pratica quello di cui parlo spesso, usare, cioè, tutte le tecniche per gestire al meglio il tempo e tornare a rilassarmi quanto prima.

Vorrei, dunque, focalizzarmi sulla preparazione di una lista di cose da fare, dato che ritengo che questo sia lo strumento principe di ogni tentativo di gestire meglio la propria giornata.

Vale la pena dire che la nostra lista, in realtà, può comporsi di un certo numero di liste. Nel mio lavoro, ad esempio, seguo diversi progetti, ognuno dei quali prevede delle attività ben precise da compiere, alcune che posso delegare e altre che devo portare avanti in prima persona.
Oltre a queste ho tutte le cose da fare che appartengono alla sfera della mia vita personale, ecco che, quindi, si spiega il mio ricorrere a diverse liste.

Voi dovrete semplicemente sviluppare il sistema che riterrete migliore per la gestione dei vostri compiti: una o più liste.

Ora provo ad elencarvi alcuni "trucchi" per rendere più efficaci questi "memo":

1. La lista deve essere adatta alle vostre necessità: sviluppate il vostro sistema personale. Provate e riprovate fino a quando non troverete la soluzione che fa per voi.

2. La cosa più importante è scrivere sulla lista tutte ma proprio tutte le cose che dovete fare. Nessun altro punto è importante come questo.

3. Il passo successivo è quello di imparare a darvi delle priorità, in modo semplice. Steven Covey (autore di "I sette pilastri del successo" n.d.t.), ad esempio, sottolinea sempre come sia meglio seguire l'"approccio della cosa più importante per prima". Altre persone, invece, preferiscono etichettare ogni cosa da fare identificandola come "importante", "mediamente importante" e "poco importante". Ogni sistema che per voi funzioni andrà, comunque, benissimo.

4. Le pianificazioni fatte bene prevedono anche di associare ad ogni attività una data per il suo completamento. Questo passo è molto importante perché è un nuovo livello di impegno che aggiungerete a quello relativo allo svolgimento dei compiti che vi siete già assunto.

5. Personalmente sconsiglio sempre di utilizzare l'agenda giornaliera per fare una lista di cose da fare suggerendo, invece, di provare ad utilizzare dei semplici pezzi di carta o il computer per evitare di dover rifare ogni giorno la lista da capo.

6. Alla lista che avete preprato dovrete aggiungere tutto quello che salterà fuori nella giornata, sempre seguendo la logica delle priorità.

7. Verificate la vostra lista almeno una volta ogni giorno. Alcune cose che avete segnato, infatti, potrebbero non essere più necessarie oppure le priorità potrebbero essere variate.

8. Scrivete sulla lista tutto quello che non state facendo in quel momento. Es: se dovete fare una cosa rapida e la fate subito, non occorre che la scriviate sulla vostra lista.

9. Portate sempre la lista con voi in modo da poterla aggiornare facilmente.

10. Cercate di rinnovare la vostra lista con qualche nuova idea almeno una volta ogni due mesi, per verificare se potete migliorarla.
Aggiungete le priorità, le date di completamento, la divisione per progetti (o altro), provate ad utilizzare una lista elettronica, cambiate formato cartaceo, utilizzate una matita invece di una penna, il rosso invece del nero, ecc.
E' interessante trovare tutte le cose, anche le più piccole, che possono fare la differenza.

Se riuscirete ad abituarvi ad utilizzare le liste di cose da fare, avrete un grande supporto nel vostro lavoro e nella vita di tutti i giorni. Tutti noi, infatti, abbiamo giornate sature di impegni e il tempo è davvero prezioso, impariamo ad usarlo meglio!
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[QualitiAmo - Stefania]

Ancora sulla gestione del tempo.
Vediamo insieme quali sono i sintomi più comuni che evidenziano che stiamo correndo il rischio di procrastinare i nostri compiti ed esaminiamo per ogni caso le soluzioni possibili.

Problema: Perfezionismo
Sintomi:
1) Non riuscite mai a fare tutto perché volete che ogni cosa sia perfetta.
2) Tornate a riprendere in mano cose già portate a termine perché non vi convincono.
Soluzione:
1) Ricordatevi che il vostro tempo è più importante della perfezione.
2) Sforzatevi di non ritornare sui vostri passi, una volta che avete eseguito il vostro compito a meno che non ci siano motivi oggettivi per farlo.
3) Non ossessionatevi: chiedetevi sempre "ne vale la pena? Vale la pena che io mi sforzi così tanto per un risultato solo leggermente migliore"?

Problema: Pianificazione troppo lunga
Sintomi:
Rimandate all'infinito l'inizio di un lavoro per pianificarne ogni dettaglio.
Soluzione:
Consultatevi con il vostro team di lavoro. Le diverse prospettive dei colleghi vi aiuteranno finalmente a trovare il coraggio necessario per partire tutti insieme.

Problema: Precedenza a ciò che piace fare
Sintomi:
Vi dedicate a quello che vi piace fare e che sapete fare bene, rimandando tutto il resto.
Soluzione:
Se rimandate un compito forse è perché non vi sentite sicuri in merito a come portarlo a termine: chiedete aiuto a chi ne sa più di voi.

Problema: Non avete voglia di fare ciò che vi è stato assegnato
Soluzione:
1) Se è possibile delegate l'incombenza a qualcuno che abbia voglia di espletarla.
2) Inventatevi una ricompensa, anche piccola, per quando avrete finito il lavoro, ad esempio scegliendo di dedicarvi a ciò che vi piace fare veramente.
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Stefania - Staff di QualitiAmo

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[Roberto]

Bell'argomento il time management!

Voi sapete gestirvi bene? Siete ben organizzati? Io ho letto molto su questo argomento e ho cercato di mettere in pratica i consigli ma il tempo sembra davvero non bastarmi mai!

Certo internet è una distrazione ma come si può farne a meno? E le telefonate? Non si può mica staccare il telefono! Per non parlare delle riunioni!

Insomma, alla fine della giornata mi trovo ancora con un mucchio di cose da fare e il tempo che mi è scivolato tra le dita! :cry:

[rouge]

A leggere tutto qs sembra tutto cosi semplice...ma io , pur cercando di organizzarmi la giornata, per riuscire a fare tutto dovrei avere delle giornate molto + lunghe di 24 ore...ad esempio sono tanti giorni che non visito il forum perchè dopo le vacanze (e la neve che qui da noi ha bloccato tutto per 3 giorni..compresa me a casa) avevo tante di quelle cose da fare che non ne ho avuto il tempo...e ora ..per leggere tutti i post che mi sono persa..mi ci vuole mezza giornata... che disastro!!!!!!!!!!!
Va bene mi rimbocco le maniche e incomincio.........

[Brodo Primordiale]

Vi leggo eh? Anche se riesco a scrivere poco o niente vi leggo sempre. E' che sono incasinato.

Gestire bene il proprio tempo non è affatto facile ma io cerco di fare tesoro di questi suggerimenti che mi sono stati dati tempo fa:

1) Fare prima le cose che non mi piacciono

2) Anche se non ho il tempo per portare a termine una delle cose che ho da fare (quelle importanti) cerco, comunque, di farne un pezzettino, qualcosa che si possa concludere in poco tempo. Il giorno dopo, o quando avrò il tempo per affrontare ciò che devo fare, mi troverò qualcosa di meno da affrontare

Spero di esserti stato utile Rouge e di aver dato un sugerimento anche agli altri! Ciao!

[pingo]

Rouge non sei la sola, ho un arretrato che fa paura!!! :?

[QualitiAmo - Stefania]

A proposito della gestione delle e-mail e del tempo che si può risparmiare agendo secondo semplici regole, vi consigliamo di leggere questo post sul blog di Tim Ferriss dal titolo "10 steps to become an email ninja".
Molto interessante.
_________________
Stefania - Staff di QualitiAmo

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[giò]

Mi sto già vestendo da ninja per affrontare la mia solita dose di email quotidiane! 8)

[Stregatto]

Non è facile diventare bravi nella gestione del proprio tempo, esattamente come è difficile imparare qualunque competenza, diciamo, "trasversale", quindi non legata ad una certa area professionale.

Per gli auditor ci sono corsi e libri, idem per chi vuole addentrarsi nei meandri del Six Sigma (vero, Simo?). Si tratta di imparare qualcosa e di applicarlo.

Certo, ci sono anche corsi e libri di time management ma credo che ci siano persone più portate ad utilizzare bene il proprio tempo e altre meno. E' un'inclinazione di natura, forse...

Comunque, dato che migliorare si può e si DEVE e dato che il tempo sembra davvero mancare un po' a tutti, vi dico come mi sono preparata io a gestire meglio le mie giornate:

- studiando (eh, sì! Mi sono comprata e letta un bel libriccino. Tutti concetti banali eh, per carità, ma vederli così...uno dopo l'altro, snocciolati nero su bianco, aiuta!)

- ponendomi obiettivi chiari

- imponendomi qualche nuova, sana abitudine

- cercando di essere testarda e di seguire i primi 3 punti!!

[motorshow]

Interessante questo argomento, non si finisce mai di imparare!

Io, molto modestamente, per cercare di far quadrare tutto alla fine della settimana, cerco di ritagliarmi 2 "isole" di 90 minuti ciascuna in cui lavorare sulle priorità senza interruzioni di nessun tipo. Su questo cerco di essere categorico.

Devo dire che funziona...

[Stregatto]

Al volo altri consigli che ho trovato navigando in rete e...sì, ve li traduco:

1. Eliminate tutti i “potrebbe” e “bisognerebbe”. Se una cosa va fatta, bisogna farla. Mettetela nella vostra lista di cose da fare
2. Cercate di vivere nel presente. Il passato, ormai, è andato e quello che è andato male è andato male, ormai non potete farci più niente. Piuttosto cercate di capire cosa è andato storto e perché.
3. Prima di investire del tempo su qualcosa, misuratene il ROI (ritorno di investimento). Se non guadagnate niente a fare qualcosa, forse è inutile farla.
4. Se qualcosa non è importante, imparate a dire "no". Se qualcuno non ha davvero bisogno del vostro aiuto non dateglielo.
8. Non fatevi condizionare da persone o attività che vi fanno perdere del tempo.