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"DOCUMENTO MASTER", "COPIA CONTROLLATA",

 
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Autore Messaggio
DARIO 67
Apprendista forumista


Registrato: 12/11/16 11:45
Messaggi: 42

MessaggioInviato: Gio Apr 26, 2018 12:12 pm    Oggetto: "DOCUMENTO MASTER", "COPIA CONTROLLATA", Rispondi citando

Buongiorno a tutti.
Con questo nuovo "post" mi ricollego al precedente e "chiedo numi" per focalizzare un altro aspetto.
Personalmente, sui documenti di "alto rango" (Manuali, Procedure Gestionali e Tecniche") io predispongo sul frontespizio della prima pagina una griglia (con la possibilità di un segno di spunta) in cui viene indicato se il documento in oggetto è:
un "documento master" (di solito l'originale conservato nell'Ufficio Qualità);
una "Copia controllata" (con la specifica del numero di copia controllata ed il nominativo del destinatario);
oppure una "copia non controllata".
Anche in questo caso il dubbio è con la documentazione "di rango inferiore".
Per quello che ho visto "in giro" su questa tipologia di documento <<documenti>>, come citava, giustamente, il collega nel precedente "post", NON compare nessuna "griglia" che specifica se si tratti di un "documento master", di una "copia controllata" o meno.
In un primo momento avevo pensato di regolarmi ache io in questo modo. TUTTAVIA mi sorge il dubbio che, operando in questo modo, il controllo della documentazione possa essere meno efficace.
Mi spiego meglio. CONSIDERIAMO IL CASO IN CUI, INVECE, DECIDIAMO DI DISTINGUERE ANCHE I DOCUMENTI "DI RANGO INFERIORE" in: doc Master; copia controllata o non. FACCIO UN ESEMPIO:
Supponiamo che sia un operatore stesso a redigere un nuovo "modulo operativo";
lo sottopone subito dopo all'approvazione del Responsabile di Funzione (che potrebbe essere per un laboratorio il Responsabile di Laboratorio);
e questi, una volta che lo ha verificato (dal punto di vista dei contenuti tecnici) ed approvato, lo trasmette al Responsabile di Gestione della Qualità (che ha il compito di tenere la documentazione sotto controllo.

TALE DOCUMENTO, secondo me, potrebbe essere considerato, a tutti gli effetti: un "documento master" (che potrebbe essere conservato, insieme agli altri "documenti master" nell'ufficio qualità). Se poi lo stesso operatore volesse avere con se una copia di tale documento (cosa possibile, anzi "certa" visto che lo ha redatto lui stesso per esigenze operative) ne dovrebbe fare richiesta ad RGQ, che gliene consegnerebbe una "copia controllata". (Naturalmente, per snellire il tutto, potrebbe essere evitato lo step della richiesta da parte dell'operatore. Ovvero: RGQ riceve il "documento master" e ne trasmette "in automatico" una "copia controllata" all'operatore).
Visto che però i documenti "di rango inferiore" che ho visto in circolazione NON fanno tale distinzione c'è qualcosa che mi sfugge? Forse il sistema è troppo farragginoso?
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marcopn85
Amico/a di QualitiAmo


Registrato: 20/10/11 13:45
Messaggi: 199
Residenza: Spoleto

MessaggioInviato: Gio Apr 26, 2018 1:44 pm    Oggetto: Rispondi citando

La risposta a questo quesito sarebbe "dipende dall'organizzazione". Dipende ciò da come si è organizzati nella gestione della documentazione.
Non potendo quindi dare una risposta a questa domanda, mi limito a dirti come siamo organizzati nella mia organizzazione.

Per la documentazione di "alto rango" abbiamo le stesse specifiche che citi te (documenta master, copia controllata, ecc.). Per la documentazione di "rango inferiore" tutto questo non avviene. Il modello o la modifica al modello viene proposta da chiunque e richiede l'approvazione del responsabile del servizio (siamo una cooperativa di servizi). Fino a che il modello non viene approvato (spesso tramite una riunione d'équipe, ma anche tramite una semplice comunicazione) non può essere utilizzato.
Il responsabile qualità, dal canto suo, ha la lista di tutti i modelli utilizzati con revisione e data. Quando un modello viene aggiornato, il responsabile del servizio ne dà comunicazione al responsabile qualità che aggiorna il suo archivio. Al RQ la comunicazione può arrivare solo dal responsabile del servizio (nella nostra organizzazione sono circa 15 persone e non ti nascondo che a volte, per velocizzare il tutto, almeno inizialmente avviene in maniera informale).

Noi siamo organizzati in questa maniera, ma non è detto che sia il modo migliore o il più efficiente. Anzi, può essere questo un modo per confrontarci e scambiare nuove idee
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DARIO 67
Apprendista forumista


Registrato: 12/11/16 11:45
Messaggi: 42

MessaggioInviato: Gio Apr 26, 2018 3:16 pm    Oggetto: Rispondi citando

GRAZIE PER IL CONTRIBUTO.
Certo, quando il numero di moduli diventa essere copioso forse è più semplice come fate voi.
Forse la cosa migliore è organizzare una riunione con i responsabili di funzione e sentire anche il loro parere.
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