LA DOCUMENTED INFORMATION NELLA ISO 9001:2015 - 2

di Paolo Ruffatti

In occasione dell'uscita del libro "La documented information nella Iso 9001 2015, vi presentiamo un estratto che ci illustra come si debba rivedere il vecchio Manuale Qualità. Per approfondire, trovate il sito di Paolo Ruffatti qui. Buona lettura!

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(Prima parte)

(Tratto dal libro: "La documented information nella ISO 9001 2015 di Paolo Ruffatti)

Vediamo ora un esempio di come potrebbe essere portata avanti la trasformazione da “manuale” a “dichiarazione”.

SPIEGATE COM’È NATA L’AZIENDA, QUANDO E PERCHÉ SIA STATA POSIZIONATA PROPRIO LI DOV’È ATTUALMENTE

Spiegate, ad esempio, se si tratta della creazione delle famose zone industriali oppure se è li dove è nata da sempre, magari in centro storico nel luogo dove è stata costruita dal bisnonno, nonno, padre etc., descrivendo sia il sito in cui è inserita, sia gli impatti di ordine ambientale come la qualità di aria, acqua, suolo e popolazione, sia quelli di ordine visivo. Prendete in esame aspetti quali il traffico diretto e indotto per l’approvvigionamento, dettagliando gli impatti per le emissioni in atmosfera di fumi ed altri effluenti, il consumo di acque, gli scarichi nei corsi superficiali o in falda, la gestione e smaltimento dei rifiuti, l’utilizzo di sostanze più o meno inquinanti, gli eventuali effetti sulla popolazione e sulla sua salute (in pratica mezza 14001).

Ovviamente si deve parlare anche degli impatti positivi, come quello sull’occupazione di personale, di incremento della cultura tecnica, l’occupazione femminile con conseguente creazione/gestione di asili nido/mense scolastiche per le famiglie etc.
Ricordate il progetto avveniristico realizzato in proposito da Olivetti a Ivrea negli anni immediatamente seguenti la guerra mondiale del secolo scorso? Ecco! - Se volete, leggetevi i 5 libelli editi da “Edizioni di Comunità”, fondata dallo stesso Adriano Olivetti nel 1946, che costituiscono una collana “Humana Civilitas” illuminante e contenente concetti futuristici, aventi una lungimiranza sorprendente, per allora e per sempre!

DESCRIVETE LA FABBRICA E/O IN GENERALE IL SITO

Ad esempio se si tratta di servizi immateriali, in generale i processi che vi vengono svolti, e/o se le tecnologie impiegate sono molteplici.

Si può dire anche, se serve ed è vero, che ci sono anche delle aree dedicate a tecnologie di avanguardia che non sono accessibili ad estranei per vari motivi.

Descrivete il sistema organizzativo e quindi il dettaglio dei diversi processi principali e di supporto: verrà buona la mappatura dei processi, cosi come modificata dopo l’intervento del progetto. Se si vuole si può anche inserire una breve descrizione del progetto stesso e dei cambiamenti organizzativi apportati di recente, cosa santa da fare per far capire agli ispettori dell’ente di certificazione che cosa si è fatto.

AGGIUNGETE L’ORGANIGRAMMA, GIÀ PRESENTE NEL VECCHIO MANUALE, CON LE DOVUTE E PROFONDE MODIFICHE REALIZZATE

Aggiungete il relativo mansionario, con le nuove professionalità come - ad esempio - quella del responsabile di processo e della programmazione - spiegando chiaramente le modifiche epocali che hanno portato alla distruzione delle vecchie funzioni, non direttamente operative, dell’attraversamento da parte dell’ordine Cliente.

Aggiungete, inoltre, i nuclei tecnologici di quelle funzioni operative che lavorano nel pieno coordinamento della programmazione.
La funzione della Programmazione può essere assunta dal Titolare stesso, specie nelle piccole PMI

POTETE DESCRIVERE IL DETTAGLIO DI ALCUNI PROCESSI SE SONO IL FIORE ALL’OCCHIELLO DELLE VOSTRE FORNITURE, COME PER ESEMPIO L’ASSISTENZA POST VENDITA

Si noti che la nuova Norma introduce questa vecchia attività per la prima volta, con la sua doppia valenza:

  • supporto tecnico al Cliente
  • fonte di feedback sull’affidabilità, robustezza, punti di debolezza della progettazione/esecuzione etc., del prodotto/servizio che propone e/o opera sul mercato. Ciò si può fare non avendo paura, come succede di solito, di copiature da parte della concorrenza. Vi dirò che i segreti di organizzazione sono una leggenda metropolitana, perché le copiature da parte della concorrenza seguono i percorsi più impensati, senza poterli evitare. Usiamo le loro descrizioni per scopi commerciali /promozionali, invece di nasconderli inutilmente!

DICHIARATE SE SIETE UN’AZIENDA CHE GESTISCE I PROGETTI CON I METODI DEL PROJECT MANAGEMENT ED EVIDENZIATE COME GESTITE I CONTRATTI E/O COME SIETE ORGANIZZATI IN ALTRI CASI COMPLESSI

Ovvero come per esempio fornite un Piano della Qualità (PDQ - non citato espressamente nella Norma, che una volta era un estratto del Manuale della Qualità) e un Piano di Fabbricazione e Controllo (PFC), per Clienti strutturati in modo da seguire le forniture con una metodologia consolidata da parte delle Aziende pubbliche (appalti complessi).

Queste descrizioni devono essere fatte, secondo me, con un piglio commerciale, per vendere bene l’immagine dell’Azienda.

DESCRIVETE LA VOSTRA FILOSOFIA DI CONDUZIONE

Dovete pensare di riscrivere la vostra vecchia politica per la qualità, però con un taglio diverso da quello dei buoni proponimenti e delle pie illusioni, come si trova oggi andando nelle Aziende. Politiche scritte cinque anni fa e mai modificate, solo per esporle nella bacheca aziendale non hanno senso.

Non ci si deve limitare ad una trasposizione della vecchia politica ma vanno introdotti nuovi concetti come descrivo di seguito.

DESCRIVETE I VOSTRI COMPORTAMENTI DI RISK MANAGEMENT

Sottolineate che si tratta di una predisposizione attitudinale richiesta a tutti coloro che a tutti i livelli sono delegati a prendere decisioni. In sostanza, comunque, deve essere chiara la predisposizione della Direzione, nelle sue decisioni operative, a valutare sempre e metodicamente a quali rischi si può andare incontro, o quali opportunità si possono sfruttare a seguito dell’applicazione della decisione da prendere; e non solo il tipo, ma anche la severità, l’estensione locale e temporale degli effetti e il grado di probabilità degli accadimenti che ne conseguono.

DESCRIVETE GLI ASPETTI DELLE ATTIVITÀ AZIENDALI E DEGLI IMPATTI GENERATI SULLE QUATTRO ENTITÀ GIÀ CITATE, SECONDO QUANTO PREVEDE LA ISO:14001, SE SIETE GIÀ CERTIFICATI SECONDO QUESTO SCHEMA

Descrivete cioè ogni altra attività specifica dell’Azienda e se sono rispettati altri standard ISO (come le TS e le TR) o altre buone pratiche per altri schemi certificativi come: il Codex Alimentarius e/o la ISO 22000, per le Aziende del settore di trattamento e fornitura dei cibi o in generale del settore alimentare, il sistema QS (Qualità e Sicurezza alimentare tedesca), o il sistema olandese relativo ai trasporti di materie prime per la produzione di mangimi per gli animali. In una sola frase: l’applicabilità di altri schemi di organizzazione diversi ma correlati alla famiglia ISO 9001.

FORNITE BREVI DESCRIZIONI DEI PROCESSI DI SUPPORTO

Dedicate particolare attenzione alla filosofia di gestione del personale e alla sua formazione, oppure al rapporto con i Fornitori e alla descrizione della supply chain e/o della filosofia che è alla base del sistema di controllo qualità dei prodotti e delle fasi in cui questi avvengono - magari demandandoli ai Fornitori interessati, dopo aver dimostrato piena fiducia nella loro organizzazione rilevata (citare gli Audit se li avete fatti e se li fate regolarmente).

SPIEGATE COME FUNZIONA IL VOSTRO SISTEMA DI RIESAME DELLA DIREZIONE

Descrivete in particolare a che cosa servono e come vengono mantenuti gli indicatori per fissare gli obiettivi, spiegando - in modo anche generale - come e dove sono mantenute le sorgenti dati da cui derivare il calcolo dei suddetti indicatori.

POTETE INFINE SPIEGARE IL VOSTRO SISTEMA DI GESTIONE PER OBIETTIVI E IL MODO IN CUI TUTTA LA VOSTRA STRUTTURA, DI OGNI ORDINE E GRADO, CONTRIBUISCE SIA ALLA RILEVAZIONE DEI DATI PER IL CONTROLLO SUGLI OBIETTIVI GIÀ FISSATI, SIA A FISSARE NUOVI OBIETTIVI E RELATIVI SISTEMI DI RACCOLTA DATI

Come avrete notato, per me questo documento non è neanche lontanamente somigliante al vecchio manuale, perché descrive non solo le funzionalità operative della vostra Azienda e gli obiettivi che ci si è posti annualmente, ma anche perché contiene tutti i principi su cui si basa la sua vita all’interno di una comunità sul cui benessere influisce, sia negativamente che positivamente, e spiega come ci si sia attrezzati per ridurre al massimo codesti impatti negativi.

Questa “dichiarazione” potrà subire in corsa, durante l’anno, molte modifiche, ma le subirà soprattutto al momento del riesame durante il quale si potranno esplicitare le scelte modificate, le novità organizzative e tutto ciò che è successo di saliente, specie nei rapporti con l’ambiente socio economico circostante e con i Clienti.

Si tratta, quindi, di un DOCUMENTO DI PIANIFICAZIONE VIVO, talmente vivo da essere continuamente rinnovato secondo tutti gli accadimenti che modificano o che vengono modificati da tutto ciò che può influenzare la vita dell’Azienda.
E chi meglio dell’imprenditore in persona (non l’RGQ) può apportare queste modifiche - anche scrivendole a mano con una penna!

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Questo documento può essere diffuso - come la dichiarazione EMAS III° reg. 1221/09 - nel territorio e/o messo a disposizione di tutti coloro che ne possano essere interessati (trasparenza estrema).

(...)

PER SAPERNE DI PIU':

Il manuale della Qualità


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