OTTO TIPS PER L'IMPLEMENTAZIONE DELLO SMART WORKING

di Koen Lukas Hartog, Andrea Solimene, Giovanni Tufani

Vi presentiamo il libro di Koen Lukas Hartog, Andrea Solimene, Giovanni Tufani, The Smart Working Book, proponendovi un estratto che potrà essere utile a tutti coloro che vogliano far diventare smart il loro modo di lavorare. Buona lettura!

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(Tratto dal libro: "The Smart Working Book di Koen Lukas Hartog, Andrea Solimene, Giovanni Tufani)

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Nel primo capitolo di questo libro ho ribadito in più occasioni che non esiste ancora un modello per il concetto di smartworking. Anche se ogni azienda deve prestare attenzione alle tre B (Behaviours, Bytes e Bricks), deve farlo nel modo più adatto e in linea con le caratteristiche della propria organizzazione. Questa è una lesson learnt proveniente dai Paesi che hanno già avviato e sperimentato progetti di smartworking. C’è già tanta esperienza in giro, ma ancora non è sufficiente per declinare al meglio un modello ottimale.

I primi progetti di successo saranno avviati solo da CEO visionari. E non è detto che le metodologie e le tecniche sviluppate in quei progetti di successo potranno diventare best practice per la totalità dei progetti di smartworking. L’esperienza potrà invece sicuramente contare molto nell’affrontare nuove problematiche. Come ho sottolineato più volte, la pianificazione e il coinvolgimento di tutti gli stakeholders sono i due punti di partenza per migliorare nel futuro.

Molte organizzazioni (aziende profit e no-profit) sono tuttora convinte che l’adozione e l’implementazione di un approccio smartworking possa esser la soluzione più adatta per competere nel mercato. Ma bisogna soffermarsi sulle affermazioni di Frans van Rooy e Erik Veldhoen, esperti smartworking, che evidenziano come, solo in Olanda, circa il 75% dei progetti smartworking non ha (ancora) avuto successo. Questo fa capire quanto è complessa la realtà. Si sta parlando anche - e soprattutto - di cambiamento: un’organizzazione non cambia dal tramonto all’alba.

Nella mia esperienza ho gestito e partecipato a diversi progetti di smartworking e cambiamento organizzativo. Qualche idea me la sono fatta e credo che queste otto raccomandazioni, tips, possono aiutarti ad a comprendere meglio il concetto di smartworking e avviare un progetto, magari già all’interno della tua azienda.

1. Il CEO è il project leader

Bisogna assicurarsi che la leadership dell’organizzazione sia attivamente coinvolta, preferibilmente come project-leader. Sebbene il singolo worker è l’elemento centrale per il concetto di smartworking, un approccio top-down è cruciale per l’implementazione. Il CEO deve trasmettere l’importanza del processo ai worker e dare il buon esempio. Se tutti devono lavorare in maniera flessibile ma il CEO continua a lavorare nel suo ufficio spazioso e agiato le cose non vanno. Il CEO con una grande visione garantisce si

n dall’inizio che ci sia un approccio top-down, che ci sia totale coinvolgimento dei worker e, soprattutto, che sia percepita sempre la necessità (o urgenza) di cambiamento ed evoluzione. I progetti di smartworking in cui il top management non è attivamente coinvolto, vengono spesso modellati dal dipartimento risorse umane che, purtroppo, non ha la stessa visione strategica e la totale conoscenza degli obiettivi aziendali. Questo è un aspetto gestibile fino a quando il top management mantiene un contatto diretto e una presenza effettiva nello svolgimento del progetto. Non appena il rapporto è distaccato o il top management sostiene il cambiamento solo con la retorica, allora possiamo dire addio ai nostri sogni di cambiamento. Il progetto tende ad arenarsi. È dunque necessario un approccio collettivo, soprattutto quando si affrontano grossi cambiamenti. Il top management ha l’onere di gestire il progetto di cambiamento organizzativo e indirizzare i singoli worker.

2. Iniziare con la visione sulla cultura

Il concetto di smartworking in primo luogo riguarda lo sviluppo di una nuova cultura organizzativa, come detto il collante di ogni organizzazione. Pertanto, in fase iniziale, occorre prestare particolare attenzione all’impostare le giuste linee guida di cambiamento. Quali sono le nostre metodologie e tecniche di lavoro? Qual è il nostro livello di integrazione e collaborazione? Quali sono gli obiettivi per cui lavoriamo in team? Quali sono i parametri di valuzione dei worker? Come possiamo garantire la crescita della nostra organizzazione? Queste domande devono esser poste ogniqualvolta si inizia un cambiamento ma, soprattutto, devono esser risolte!

Partendo da queste osservazioni è possibile progettare il cambiamento e disegnare una visione del lavoro futuro allineando gli elementi culturali con l’organizzazione degli spazi e la scelta delle tecnologie e degli strumenti.

3. La modernizzazione degli spazi come risultato del processo di cambiamento

Molto spesso accade che un progetto smartworking ha inizio con la ristrutturazione della sede aziendale o il trasferimento in nuovi uffici. In alcuni casi, invece, il solo cambiamento strutturale dell’ufficio viene etichettato come un progetto smartworking. Partire dalla riorganizzazione degli spazi, Bricks, limita molto il processo di cambiamento organizzativo, soprattutto quando esistono problematiche evidenti che interessano la cultura e i comportamenti dei worker, o che coinvolgono la piattaforma tecnologica dell’azienda.
Spesso i comportamenti dei worker sono influenzati dal livello di innovazione tecnologica presente all’interno dell’azienda: Come posso lavorare in maniera diversa e più efficace se sono costretto a utilizzare un software datato e non integrabile con le attuali tecnologie? Il problema degli arredi e degli spazi è successivo, soprattutto perché implica ingenti investimenti dal punto di vista strutturale. Prima si educa e si forma il worker a lavorare in maniera flessibile e solo in un secondo tempo organizzi gli spazi in funzione delle esigenze specifiche dei worker. Il percorso inverso implicherebbe numerose rettifiche (organizzo gli open space oppure no? quante sale riunioni e uffici singoli? creo una sala relax? Lo puoi determinare solo dopo aver definito comportamenti (Behaviours) e tecnologie (Bytes). Il consiglio è quello di seguire il flusso logico del cambiamento e la ristrutturazione della sede rappresenta il risultato della modernizzazione della cultura organizzativa e della cooperazione interna. Non l’inizio.

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4. Prima Behaviours, poi Bytes e infine Bricks

Non esiste un modello unico per lo smartworking ma, come detto in precedenza, c’è un ordine da seguire: prima Behaviours, poi Bytes e infine Bricks.

Il cambiamento della cultura lavorativa è elemento fondamentale per lo smartworking e richiede uno sforzo collettivo da parte di tutti gli interessati.
Solo in un secondo momento è possibile intervenire sugli elementi di Information Technology di un’azienda selezionando le piattaforme tecnologiche e le applicazioni più idonee al modello di lavoro definito. Prima di procedere con la riorganizzazione degli spazi è però necessaria la validazione dell’infrastruttura ICT ed è responsabilità soprattutto del singolo worker di fornire feedback sulle soluzioni tecnologiche individuate. La transizione verso un ufficio moderno richiede diversi anni di sperimentazione ed esperienza, pertanto, bisogna procedere per step, incominciando dalla creazione di un ambiente di fiducia e collaborativo tra i worker.

(Seconda parte)

PER SAPERNE DI PIU':

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