TRUCCHI PER ORGANIZZARSI - 2

di Staff di QualitiAmo

Perché avete bisogno di organizzarvi ma, soprattutto, come riuscirci?

organizzarsi

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(Prima parte)

Le strategie e i principi che possiamo decidere di adottare per organizzare la nostra vita sono molteplici. Noi abbiamo scelto di proporvene qualcuno, voi potrete aggiungere tutti quelli che desiderate.

Principio 1: diventiamo i nostri migliori amici

Se non siamo abituati ad essere organizzati, è probabile che restare imbrigliati all'interno di alcune regole potrà farci sviluppare un po' di insofferenza, almeno all'inizio. Quando sentiamo che ci stiamo innervosendo e che siamo pronti a buttare nuovamente all'aria le carte che abbiamo appena ordinato, focalizziamoci sul nostro scopo finale: stiamo facendo tutto questo solamente per noi.
Iniziamo a pensare a noi stessi come al nostro nuovo migliore amico.

Prima di lasciare l'ufficio la sera, ad esempio, mettiamo in ordine la scrivania, raggruppiamo i documenti sui quali stiamo lavorando e prepariamo un elenco delle cose che vogliamo fare il giorno successivo. La mattina seguente, quando entreremo in ufficio, avremo la possibilità di iniziare la giornata nel migliore dei modi.
Prendiamo l'abitudine di riservare qualche minuto per rimettere in ordine ciò che abbiamo utilizzato, a casa come al lavoro. In questo modo troveremo al primo colpo il libro che ci serve, avremo la benzina nel serbatoio quando dovremo usare la macchina per un'emergenza e avremo una bella scorta di caffé in casa per gustarci una buona tazzina senza disturbare i vicini.

Avremo molte opportunità per essere grati al nostro nuovo migliore amico che mette in ordine l'ambiente dove viviamo e dove lavoriamo e che ci semplifica la vita.

Principio 2: scomponiamo i compiti difficili in azioni più semplici da portare a termine

Dopo aver fissato un obiettivo (ad esempio "organizzare l'ufficio"), suddividiamo il lavoro che ci aspetta in tante azioni più piccole e più semplici da fare. Ad esempio:

  • "ripulire i cassetti della scrivania"
  • "riordinare le mensole"
  • "unire tutti i file relativi ad un certo progetto"
  • "eliminare i documenti inutili o ridondanti"

Prendiamo l'abitudine di non iniziare mai un lavoro senza averlo prima diviso in piccole mansioni, magari eseguibili in un'oretta o poco più. Portiamo sempre a termine un compito prima di passare a quello successivo, anche se sembrano correlati. Questo ci permetterà di sentirci più invogliati a fare le cose e a complimentarci con noi stessi da subito per i primi successi ottenuti.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Principio 3: le etichette!

Non riuscire a capire che alcune cose sono simili ad altre e possono, quindi, essere riunite nello stesso posto è il primo motivo che porta alla disorganizzazione.
Dovrebbe essere impossibile per ognuno di noi gettare un elastico nella ciotolina delle graffette, ma non è così. Ai bambini viene insegnato fin da piccolissimi a distinguere quali elementi all'interno di un gruppo sono estranei e ad eliminarli. Usiamo lo stesso principio, eliminiamo tutti gli estranei!

Qualunque cosa si debba riordinare, cominciamo col mettere vicini gli oggetti simili. Identifichiamo, poi, ogni gruppo di elementi con una posizione specifica, mettiamolo in un contenitore e, se il caso, identifichiamolo con un'etichetta che ci faccia capire subito cosa c'è dentro.
Cestini, cassetti, raccoglitori, scaffali: non cambia nulla, il principio è sempre lo stesso ed è proprio questo il bello: una volta che avrete imparato ad organizzarvi, vi organizzerete benissimo a casa come in ufficio.

(Terza parte)

PER SAPERNE DI PIU':

Imparare a gestire il tempo è fondamentale
Il Kaizen per i lavori in proprio


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