SPIEGARE QUALCOSA: COME SI FA?

Staff di QualitiAmo

Chi lavora nell'ambito della Qualità si trova spesso a dover spiegare alcune cose. Imparare come farlo al meglio è il primo passo per essere compresi

spiegare le cose

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Chiunque di noi si è trovato a dover spiegare qualcosa talmente tante volte nella sua vita che, forse, non sente il bisogno di soffermarsi nemmeno per un attimo su cosa si debba fare per riuscire al meglio in questa attività.
Eppure, chi si occupa di Qualità si trova a dover spiegare le cose ancora più spesso di altri professionisti e sarebbe bene che imparasse a farlo al meglio per evitare fraintendimenti pericolosi.

Imparare a non dare una spiegazione per scontata, così come si farebbe per qualunque altra cosa che "capita", è il primo passo da cui partire per migliorarci in questa attività.

Il secondo step è imparare cosa NON si possa ritenere una spiegazione, esaminando una lista di modalità che abbiamo a disposizione per relazionare idee e informazioni.
Iniziamo!

La spiegazione non si esaurisce con una descrizione perché una descrizione serve per aiutare qualcuno a immaginarsi qualcosa attraverso le parole.
Ad esempio, se il mio intento è quello di descrivere un manuale della Qualità, dovrò fornire quanti più dettagli possibile per aiutare chi mi sta ascoltando a visualizzarlo anche se non ne ha mai visto uno.

La spiegazione non consiste nemmeno in una definizione perché una definziione è il significato letterale di qualcosa e viene utilizzata per rendere esattamente ciò che intendiamo quando nel nostro discorso utilizziamo una parola che temiamo non sia conosciuta da chi ci ascolta.
Se, ad esempio, parlo di "procedura" dovrò darne una definizione a quanti non comprendano a fondo il significato di questo termine specifico.

Spesso si ritiene erroneamente che una spiegazione sia una sorta di istruzione ma anche questo non è vero. Un'istruzione, infatti, spiega come fare qualcosa e ha lo scopo di rendere chiaro ciò che ci si aspetta da qualcuno e come farlo al meglio.
Se do a qualcuno istruzioni su come compilare un modulo, indicherò esattamente la sequanza di cose da tenere presenti e da fare per ottenere il risultato desiderato.

Anche un report non può essere considerato come una spiegazione perché non è altro che una descrizione scritta di un certo evento che ha come scopo quello di riportare alcuni fatti e dettagli a persone che non hanno assistito direttamente a ciò che è accaduto o che hanno bisogno di mantenerne traccia.
Se - ad esempio - ho fatto un audit presso un fornitore, manderò una copia del verbale al fornitore stesso, alla mia Direzione, al Responsabile dell'Ufficio Acquisti e a tutte le persone interessate a sapere come è andata la verifica ispettiva.

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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Nemmeno un'immagine basta a spiegare qualcosa perché è solo un esempio che serve a chiarire un'idea. Lo scopo di un'immagine - infatti - è di rendere più reale qualcosa, fornendo un'esemplificazione visiva a supporto di ciò che abbiamo raccontato.
Se - ad esempio - sto parlando di un certo modulo, mostrare come potrebbe essere fatto aiuterà le persone che mi stanno ascoltando ad avere un'idea più chiara di ciò che dovranno fare.

Ovviamente, tutto questo non significa che ciò che abbiamo descritto non entri a far parte dell'azione di "spiegare qualcosa a qualcuno" ma, semplicemente, che nessuna delle attività descritte esaurisce una buona spiegazione.

(Seconda parte)

PER SAPERNE DI PIU':

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