QUALI SONO I SINTOMI CHE UN SISTEMA
QUALITA' NON FUNZIONA?

Un articolo di Staff di QualitiAmo

Qualche tempo fa la rivista Quality Progress ha stilato i sintomi più comuni che indicano il malfunzionamento di un SGQ.
Scopriamoli insieme

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Quali sono i sintomi che indicano più di frequente che un Sistema Qualità non sta funzionando a dovere? E quali sono le loro cause e le possibili azioni correttive?
La rivista "Quality Progress" ne ha parlato qualche tempo fa in un suo articolo e siamo lieti di riproporvi i contenuti affinché ognuno di voi possa fare una riflessione su eventuali malfunzionamenti del proprio sistema.

Il primo campanello d'allarme dovrebbe suonare se ci si trova spesso a dover gestire delle emergenze e se chi gestisce queste emergenze viene "premiato" dal management.
Focalizzarsi solamente sui problemi senza sforzarsi di identificare le cause che li hanno scatenati e provare a rimuoverle trasforma l'organizzazione in una caserma dei pompieri nella quale ci si limita a "spegnere l'incendio" ma non ci si sforza minimamente di fare cultura affinché il fuoco non venga appiccato di nuovo accidentalmente.
Se i problemi sono tanti e ricorrenti, le cause potrebbero essere legate al fatto che all'interno dell'azienda non vengono condotti dei buoni audit (interni ma anche di terza parte) e che anche il riesame del sistema da parte della Direzione è debole. Un'altra causa che potrebbe aver generato questa situazione è la tendenza a ricompensare le persone per aver adottato soluzioni di breve termine (spegnere l'incendio, appunto) distogliendo, così, l'attenzione dalle cause che hanno creato il problema e che rimango lì latenti fino a quando non ne generano uno nuovo.
Le soluzioni migliori da adottare in questo caso sono:

  • rivedere il sistema di audit, testare la preparazione degli auditor ed, eventualmente, cambiare ente di certificazione;
  • sollecitare una raccolta di input da parte dei collaboratori per tutto ciò che concerne la presenza di problemi da risolvere;
  • focalizzarsi su miglioramenti destinati a durare nel tempo

Anche l'inefficacia delle azioni preventive è un sintomo che il vostro Sistema Qualità non sta funzionando a dovere. Se il senso e il significato delle azioni preventive non vengono compresi a fondo nella vostra organizzazione, se l'analisi dei rischi viene portata avanti ma in maniera completamente slegata dalla gestione delle azioni preventive, se non si riesce a cogliere il collegamento tra le azioni preventive e il miglioramento continuo e se, infine, il processo per la gestione delle azioni correttive e preventive è unico e nessuno ha mai capito fino in fondo quali siano le differenze tra le due tipologie di azioni, è molto probabile che il vostro Sistema di Gestione della Qualità non funzioni a dovere.
In ambienti come questo si preferisce reagire ai problemi invece di sforzarsi di prevederli. I potenziali malfunzionamenti dei processi e dei prodotti vengono analizzati solo superficialmente e non si tiene conto dei costi legati ad essi. Si preferisce concentrarsi sulle azioni correttive seguendo il principio che se qualcosa non è rotto, non lo si deve aggiustare.
In questo caso è bene adottare alcuni comportamenti quali:

  • sforzarsi di esaminare preventivamente quali problematiche potrebbero insorgere in seguito ai cambiamenti apportati a un prodotto o a un processo e farlo in un'ottica di gestione delle azioni preventive;
  • collegare saldamente il processo di analisi dei rischi a quello di gestione delle azioni preventive;
  • insegnare al personale i principi del miglioramento continuo e premiarlo per ogni contirbuto alla risoluzione di problematiche potenziali;
  • valutare i costi della mancanza di Qualità

Spesso, quando i Sistemi Qualità non funzionano, anche le azioni correttive risultano inefficaci.
Quando all'interno di un'organizzazione si fa l'errore di considerare alcuni problemi come strettamente legati al settore e all'ambito in cui si opera e, dunque, non ci si concentra sull'esaminarne le cause perché non si ritiene possibile eliminarle, è facile che si accetti che ci siano risposte deboli ai problemi ricorrenti e ai reclami dei clienti. In contesti del genere, spesso, l'unica soluzione che viene adottata è un numero maggiore di controlli che, però, non porta ovviamente alla soluzione dei problemi.
Tra le cause che creano una situazione del genere ritroviamo il fatto che manchi un reale supporto da parte dei responsabili, che le responsabilità del management non siano ben definite e che sia presente una cultura legata alla paura che si esemplifica nella ricerca continua di un colpevole ma che non si concentra mai sulla ricerca delle cause dei problemi.

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Per provare a risolvere la situazione si possono adottare le seguenti azioni correttive:

  • formalizzare il sistema che prevede che arrivino le risposte necessarie da parte del management ogni volta che occorrono;
  • migliorare la gestione delle azioni correttive, eventualmente strutturandone il percorso prendendo come esempio strumenti quali l'A3 o l'8D;
  • formare i collaboratori spiegando loro cosa si intende per analisi delle cause;
  • sforzarsi di creare una cultura che porti a discutere apertamente i problemi e non a nasconderli;
  • verificare l'efficacia delle azioni correttive durante gli audit;
  • favorire il lavoro di gruppo per la risoluzione delle problematiche

(Seconda parte)

PER SAPERNE DI PIU':

Il sistema integrato
Cos'è un Sistema Qualità
Il Sistema Qualità per risorse, sistemi e processi
L'importanza dei processi all'interno di un SGQ


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