QUALI SONO I SINTOMI CHE UN SISTEMA
QUALITA' NON FUNZIONA? - 3

Un articolo di Staff di QualitiAmo

Qualche tempo fa la rivista Quality Progress ha stilato i sintomi più comuni che indicano il malfunzionamento di un SGQ.
Scopriamoli insieme

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(Prima parte)

(Seconda parte)

Terminiamo questa lunga carrellata sui sintomi che evidenziano che un Sistema Qualità non sta funzionando a dovere, citando le ultime quattro situazioni critiche da tenere d'occhio.

Una documentazione di supporto al sistema che non viene aggiornata da lungo tempo, è una spia che qualcosa non va.
Spesso si tende ad evitare di cambiare qualcosa perché bisogna sottoporla ad approvazione, così come spesso ci si limita a costruire un sistema documentale partendo da ciò che si sta già usando senza verificare che funzioni davvero perché non si vuole fare troppa fatica. Infine, molte procedure descrivono il sistema ideale che si vorrebbe nella propria azienda e non il reale funzionamento della Qualità al suo interno. Limitarsi a copiare, adattandoli, i documenti di un'altra realtà spesso crea molti più problemi di quanti effettivamente riesca a risolverne.
A tutto questo si può ovviare:

  • cercando di implementare una revisione documentale almeno una volta all'anno. Questo non significa che dovrete modificare i vostri documenti ma, semplicemente, che dovrete verificare se siano ancora attuali nel riflettere il funzionamento del Sistema Qualità;
  • rivedendo il processo di approvazione dei documenti in modo da snellirlo il più possibile, pur mantenendone la garanzia di integrità;
  • addestrando i collaboratori in modo che capiscano a fondo l'importanza del controllo documentale e sappiano essere di supporto in questo processo;
  • applicando i principi del lean thinking alla gestione del flusso dei documenti

Anche una gestione troppo onerosa delle registrazioni dimostra che il sistema non gode di ottima salute. Quando non si sa cosa fare, si fa una registrazione in modo che ognuno possa provare in ogni momento come ha lavorato. I principi del lean thinking non vengono applicati alla gestione delle registrazioni e il proliferare della carta è considerato normale per gestire un Sistema Qualità.
Come mettere ordine in tutto questo?

  • Prima di tutto è bene eliminare la cultura che porta le persone ad avere paura di sbagliare e - quindi - a cercare di tutelarsi in ogni modo, anche registrando ciò che in realtà non servirebbe;
  • ci si deve poi sforzare di capire a fondo cosa richiede la norma di riferimento (per ciò che riguarda le registrazioni, ad esempio, con la nuova ISO 9001:2015 cambierà davvero tutto) e cosa serve alla vostra organizzazione;
  • occorre poi rivedere l'intero sistema delle registrazioni per capire ciò che serve davvero e ciò che, invece, non è di nessuna utilità;
  • biosgna monitorare i costi legati al mantenimento del sistema di registrazioni e cercare di capire se possono essere ottimizzati in qualche mod;o
  • infine è bene premiare chi aumenta l'efficienza del sistema anche attraverso una buona gestione delle registrazioni

La penultima situazione che evidenzia il fatto che il Sistema Qualità non rappresenta ciò che realmente vi servirebbe è data dai clienti che crescono più velocemente di voi e che cambiano requisiti molto più in fretta di quanto voi riusciate a fare per adattarvi a questa situazione.
Le comunicazioni con i clienti vengono spesso fraintese e le informazioni che provengono dalla clientela a volte non vengono condivise con tutte le persone che dovrebbero conoscerle perché sono considerate confidenziali e riservate al personale che lavora presso l'Ufficio Commerciale. Tra l'altro, le informazioni provenienti dai clienti non costituiscono argomento di discussione all'interno del riesame della Direzione.
Una situazione del genere si può provare ad affrontare in questo modo:

  • rivedendo completamente il flusso delle informazioni che provengono dai clienti e il processo di raccolta e gestione dei feedback;
  • assicurandosi di utilizzare al meglio le informazioni raccolte, estendendo anche la responsabilità del loro utilizzo al di fuori dell'area Commerciale;
  • cercando di stabilire vere e proprie partnership con i clienti

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

L'ultimo sintomo che il vostro Sistema Qualità non sta supportando adeguatamente il lavoro che svolgete è l'essere rimasti indietro nello sviluppo tecnologico.
Se un miglioramento non viene richiesto direttamente dai clienti, non viene neppure preso in considerazione dalla Direzione. Le conoscenze tecniche sono ridotte al minimo e per tutto ciò che riguarda le nuove tecnologie vige un sentimento di sospetto e di paura di prenderle anche solo in considerazione.
I passi necessari per potersi di nuovo mettere in gioco anche in questo campo sono:

  • scegliere un responsabile che abbia le conoscenze opportune per guidare questo cambaimento;
  • spingere i collaboratori, anche attraverso un sistema premiante, ad abbracciare i cambiamenti tecnologici scelti dall'azienda;
  • includere nei requisiti necessari per poter lavorare all'interno dell'organizzazione anche le competenze di base per poter utilizzare strumenti tecnologici evoluti

PER SAPERNE DI PIU':

Il sistema integrato
Cos'è un Sistema Qualità
Il Sistema Qualità per risorse, sistemi e processi
L'importanza dei processi all'interno di un SGQ


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