SCRIVERE E-MAIL EFFICACI

Staff di QualitiAmo

Ogni giorno nella nostra posta elettronica si riversano decine di email ma quante sono davvero efficaci e vengono lette con attenzione?

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Quante e-mail si inviano in media in un giorno? Cinquanta, cento, duecento?
Si potrebbe pensare che non siano poi così importanti perché, in fondo, si tratta solo di corrispondenza, giusto? Sbagliato!

Ogni e-mail fa parte dei nostri processi quotidiani e, se fosse poco importante, non avrebbe nemmeno senso scriverla. Quante volte avete inviato un'e-mail alla quale non avete mai avuto risposta? E quante volte avete scritto un'e-mai che conteneva più domande e vi hanno risposto alla metà dei quesiti che avevate formulato, costringendovi ad inviare un'altra e-mail per ottenere le informazioni mancanti?
Colpa di chi legge, certamente, oggi le persone ricevono talmente tanti input che spesso non si concentrano abbastanza su ognuno di essi ma colpa anche di chi scrive che - spesso -non facilita affatto il compito al lettore.

Ogni e-mail inviata ha un impatto ben preciso sulla vostra efficienza e su come i vostri interlocutori vi considerano, e che siano clienti, fornitori o colleghi poco importa. Eccovi, dunque, una breve guida alle buone pratiche che vi insegneranno come scrivere e-mail efficaci.

L'oggetto

Se volete che la vostra e-mail venga almeno aperta, assicuratevi di scrivere nello spazio riservato all'oggetto poche parole chiare ma convincenti.

Qualcosa tipo: "Relazione 2012 sull'analisi del rischio di ..." rischia di non attirare abbastanza l'attenzione del nostro interlocutore che, pertanto, metterà da parte la vostra e-mail per leggerla - forse - più tardi o forse mai.
Se si inizia, però, con qualcosa del genere: "Abbiamo bisogno della tua decisione oggi. Rispondere sì o no", è molto più probabile catturare l'attenzione del destinatario perché egli visualizzerà immediatamente un chiaro invito all'azione.

Ricordate che nessuno siede a una scrivania in attesa di leggere la vostra e-mail perché sono tutti molto impegnati. Se, dunque, avete bisogno di una risposta urgente, ditelo in modo chiaro e fate in modo che questo messaggio non possa essere ignorato.

Sollecitate

Se non ottenete una risposta entro le tempistiche che avete stabilito, non abbiate alcun timore di sollecitarle.

La domanda è: dopo quanto tempo bisognerebbe sollecitare una risposta?
Questo, ovviamente, dipende dalle tempistiche del lavoro che state svolgendo ma dovete cercare di essere sempre realistici. Sollecitare risposte dopo un'ora dall'invio dell'e-mail è ridicolo se il contenuto non riguarda davvero una questione di vita o di morte. E, se le tempistiche sono così strette, fareste bene ad usare il telefono che è più immediato.
Fissate, dunque, tempistiche ragionevoli e, alla loro scadenza, inviate un cortese sollecito o contattate la persona telefonicamente.

Siate brevi

Se si tenta di trattare troppi punti in una sola e-mail si rischia solamente di creare confusione.
Mantenete il vostro messaggio il più breve possibile e andate dritti al punto. Purtroppo le persone che vi leggeranno non avranno molto tempo da dedicarvi.

Se proprio dovete parlare di diversi argomenti, riassumeteli con un elenco di punti per facilitare la lettura e la comprensione del testo.

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Certo, nessuno di questi consigli è particolarmente innovativo, ma considerando alcune e-mail che riceviamo ogni giorno forse vale la pena di rileggerli una volta di più e, soprattutto, di adottarli.

Ricordate sempre che la vostra abilità nel comunicare avrà un impatto diretto sulla vostra efficienza, sulla produttività e sulla percezione di professionalità che avrà chi vi legge.

PER SAPERNE DI PIU':

Scrivere bene un'e-mail
La comunicazione interna


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