I PROBLEMI PIU' COMUNI NEL REDIGERE LE
PROCEDURE

Staff di QualitiAmo

Cosa sarebbe bene sapere prima di iniziare a strutturare il sistema documentale della propria organizzazione

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La chiave per scrivere delle buone procedure capaci di formare la struttura documentale di un Sistema Qualità efficiente risiede tutta nella capacità di sviluppare un buon piano di ricerca strutturato di tutte le informazioni necessarie. La ricerca, del resto, è una parte fondamentale di qualsiasi processo investigativo e che voi parliate con i colleghi al telefono, che raccogliate informazioni attraverso i documenti aziendali o che parliate con le persone a tu per tu o in riunioni strutturate, è chiaro che è proprio questo il lavoro che andrete a svolgere prima di scrivere qualsiasi procedura: una ricerca approfondita di come vengano svolte le attività.

Troppo spesso, invece, chi viene incaricato di scrivere questi importantissimi documenti non prende in considerazione il reale svolgimento dei processi e le cose davvero importanti per utilizzatori e clienti e spesso non sa neppure abbastanza del processo per provare a descriverlo dopo averlo ben analizzato.

Quando una procedura viene scritta in questo modo, è molto facile che non venga compresa da chi dovrebbe seguirla perché:

  • il flusso delle attività non è spiegato bene
  • il testo del documento è ambiguo
  • le informazioni restano vaghe o sono errate
  • lo scopo del documento non viene riportato
  • la terminologia è tecnica ma non viene riportata una legenda
  • le responsabilità degli enti citati nel documento non sono ben delineate
  • le referenze non sono riportate o sono sbagliate
  • il documento non può essere utilizzato per la formazione di nuove risorse

Uno degli errori che le organizzazioni fanno più di frequente è quello di pensare che chiunque possa scrivere una procedura dimostrando, così, di prendere la cosa ben poco seriamente. Le persone scelte per redigere questi documenti andrebbero, invece, scelte molto accuratamente perché devono possedere le competenze necessarie per poter svolgere al meglio il loro lavoro, ovvero scrivere in maniera chiara, corretta, accurata e completa. Non basta, dunque, avere una formazione scolastica adatta ma occorrono anche una buona conoscenza dei processi, un'esperienza come facilitatori e professionisti abituati a gestire il lavoro di gruppo oltre che grandi abilità di comunicatori.

Solamente u n bravo professionista riuscirà a scrivere procedure che riflettano le esigenze:

  • dei clienti
  • degli utenti
  • del management
  • delle cogenze e delle norme di riferimento

Scrivere le procedure in pratica

La prima cosa da fare per scrivere una procedura chiara è preparare un modello logico e ben strutturato da riproporre per redigere ogni nuovo documento.
Per prepararlo bisognerebbe cercare di partire da un flusso di pensiero logico che porti ad una buona esposizione di tutte le informazioni.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Anche il metodo di ricerca utilizzato è importante ed è una buona idea raccogliere i metodi preferiti per poter poi scegliere, al momento giusto, quello che meglio si presta all'attività di ricerca necessaria per scrivere una nuova procedura.
Abbiamo provato a raccogliere i più famosi:

  • un team di persone provenienti dalle diverse aree dell'organizzazione
  • il brainstorming (per generare idee)
  • un diagramma causa-effetto (per categorizzare le cause dei problemi)
  • un diagramma ad albero (per organizzare la sequenza di attività)
  • un diagramma di flusso (per illustrare, attività dopo attività, l'intero processo)
  • una riunione
  • una chiacchierata a tu per tu per raccogliere informazioni
  • un questionario (per raccogliere informazioni strutturate)
  • una rete (per interagire con altre persone e sollecitare idee)
  • il benchmarking (per studiare le best practice di altre realtà)
  • il business process reengineering (riprogettazione completa di un prpocesso)

Nei prossimi giorni vedremo insieme come si procede operativamente per preparare una nuova procedura.

PER SAPERNE DI PIU':

Le procedure
I requisiti relativi alla documentazione: il punto 4.2.1 della ISO 9001
Tenuta sotto controllo dei documenti: il punto 4.2.3 della ISO 9001
Elementi e requisiti del controllo documentale
Il piano della Qualità
Adeguare la gestione documentale alla ISO 9001:2008
Documentazione per la gestione della Qualità - ISO 10999
I documenti per gestire la Qualità
Terminologia: sistema di gestione documentale



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