PARLARE DI PERSONA O SCRIVERE?

Staff di QualitiAmo

Quando è preferibile parlare con i colleghi e collaboratori e quando invece è meglio trasmettere i propri pensieri con uno scritto?

parlare o scrivere

Grandezza caratteri: piccoli | medi | grandi

Molti di voi ci hanno chiesto spesso un consiglio su come gestire al meglio certe situazioni e se convenisse farlo di persona, con una chiacchierata più o meno formale, o tramite un testo scritto trasmesso, ad esempio, via e-mail.

Ovviamente non c'è una risposta univoca a questa domanda e ad ogni situazione corrisponde una gestione di diverso tipo.
In generale, se le informazioni sono di natura sensibile, è preferibile un colloquio a tu per tu perché una conversazione di questo tipo vi permetterà di esprimere la vostra opinione con tatto e in modo confidenziale, riuscendo a trasmettere anche quella parte della sfera emozionale che nessun testo scritto potrebbe veicolare.

Anche se la questione da affrontare è spinosa e c'è il rischio di un malinteso, è preferibile un colloquio a due o una riunione di gruppo perché parlare rende più facile eliminare eventuali incomprensioni sul nascere e perché eventuali errori o fraintendimenti possono essere risolti immediatamente.

Anche se il messaggio è così importante da richiedere una comunicazione immediata, probabilmente bisognerà parlare con il collega o collaboratore per non perdere tempo attendendo che l'altro legga la vostra comunicazione.

La consuetudine, poi, prescrive che un nuovo collega, un fornitore, un cliente o un ospite dell'organizzazione vengano presentati di persona spendendo due parole per inquadrarne il profilo professionale. Anche in questo caso, quindi, lo scritto è da evitare.

Dunque quando si deve mettere qualcosa per iscritto?
Essenzialmente i casi in cui è richiesto un intervento scritto sono:

  • quando si trattano casi con tematiche legali
  • quando occorre un documento formale
  • quando occorre fare un richiamo disciplinare
  • quando c'è il rischio che una discussione orale non chiarisca le cose a sufficienza
  • quando è meglio che i concetti possano essere periodicamente rinfrescati nella memoria grazie alla rilettura di un testo
  • quando, per la maggior parte delle persone, è molto più veloce leggere che ascoltare ciò che abbiamo da dire
  • quando occorre una copia cartacea per la distribuzione controllata o per il mantenimento delle registrazioni

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

E' utile ricorrere alla scrittura anche se il problema di cui ci stiamo occupando necessita di un controllo nella sua gestione fin dall'inizio, come - ad esempio - nel caso in cui la propria professionalità vada difesa e protetta. Questo è particolarmente vero se si è in aperta opposizione alle azioni che altri hanno intenzione di intraprendere. Una nota scritta può seguire un rifiuto orale, magari facendola precedere da un: "sto rispondendo ora alla sua richiesta di...'' Questa apertura neutrale prima di inviare un testo scritto potrebbe aiutare a ridimensionare una situazione potenzialmente difficile da gestire.

Chiudiamo ricordando quando, invece, non si dovrebbe assolutamente mettere qualcosa per iscritto. Certamente non si dovrebbe mai scrivere quando si è arrabbiati e le vostre osservazioni poco oggettive potrebbero ritorcersi contro di voi. Inoltre, non si dovrebbe perdere tempo a scrivere quando il documento non vale il tempo necessario per redigerlo. In questi casi ricorrete a un colloquio o a una telefonata.

PER SAPERNE DI PIU':

Scrivere bene un'e-mail


cerca nel sito