SEMPLIFICAZIONE DELLA MANUTENZIONE
DEGLI IMPIANTI

di ISI s.r.l.

In questo articolo, preparato da ISI s.r.l. che vi abbiamo già presentato nella sezione web watch, vedremo come gestire le azioni preventive e correttive con l'utilizzo di un semplice software gratuito: MyMax Web

manutenzione

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1.0 Scopo

Con MyMax Web (disponibile gratuitamente all’indirizzo www.mmax.it) è possibile definire le attività per pianificare la manutenzione delle attrezzature e fare in modo che, con una semplicissima procedura sul web, la registrazione venga effettuata da parte degli utilizzatori.

2.0 Attrezzature a cui si applica la procedura

La seguente procedura è applicabile a tutte le attrezzature e impianti assegnati ad un solo utilizzatore, la cui manutenzione è di responsabilità dell’operatore stesso e nei casi in cui l’operatore abbia disponibilità di un accesso alla rete con un account privato di posta elettronica. E’ particolarmente utile nei casi di:

  • molti posti di lavoro informatici dove è necessario periodicamente effettuare verifiche per la privacy
  • presenza di filiali o sedi distaccate che svolgono in autonomia le manutenzioni, in particolar modo quelle previste per legge
  • ogni altro caso in cui sia oneroso muoversi per verificare che la manutenzione sia stata effettivamente fatta

2.1 Piano di manutenzione

Utilizzando le normali modalità disponibili nel software MyMax Web, il Responsabile Qualità, determinate le attrezzature a cui applicare il presente schema, definisce il piano di manutenzione. Nell’esempio sotto (Immagine 1 e 2) è esemplificato il piano di manutenzione di una postazione di lavoro informatica di un ufficio amministrativo.

piano manutenzione piano manutenzione

2.2 Utilizzatori e loro formazione

Il personale che effettua la manutenzione delle attrezzature come previsto nel presente documento, è addestrato appositamente perché conosca nel dettaglio:

  • il presente documento
  • flusso delle attività
  • modalità operative per effettuare la manutenzione
  • responsabilità associate all’attività descritta dal presente documento

Il nominativo del personale è inserito dal Responsabile Qualità nel sistema informatico MyMax, la formazione registrata ed è associato alle attrezzature da mantenere inserendo il nominativo nella casella Utilizzatore (immagine 1).

3.0 Effettuazione della manutenzione

Quando necessario il Responsabile Qualità accede alla funzione del sistema MyMax per l’effettuazione della manutenzione. Il sistema (immagine 3) elenca le attività da svolgere e/o che non risultano ancora effettuate:

piano manutenzione

Il Responsabile Qualità cliccando sul tasto Email fa in modo che il sistema invii un messaggio di posta all’utilizzatore:

piano manutenzione

L’utilizzatore, che è addestrato e quindi si aspetta periodicamente il contatto, riceve una email simile a quella visibile in immagine 5:

piano manutenzione

L’operatore deve solo cliccare sul collegamento presente nell’email per accedere al sistema (immagine 6):

piano manutenzione

L’operatore deve spuntare le caselline corrispondenti all’attività svolta: non deve spuntare le caselle se le attività non sono state svolte o se c’è qualche dubbio in merito.
Fatte le spunte deve cliccare su Conferma ed il sistema comunicherà l’esito dell’attività (Immagine 7):

piano manutenzione

3.1 Evidenza attività

Il Responsabile Qualità, accedendo alla funzione del sistema MyMax per l’effettuazione della manutenzione, potrà verificare che le registrazioni sono state completate: nelle note il sistema rende evidente che la manutenzione è stata fatta da un utente (Immagine 7):

piano manutenzione

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

4.2 Sicurezza dei dati

Il sistema invia l’email all’indirizzo che il Responsabile Qualità ha associato all’operatore nel sistema MyMax.
L’operatore ha accesso alle email tramite utente e password ed è responsabile dei dati inviati.
L’operazione non è ripetibile: avuto accesso una volta al sistema tramite il link indicato nell’email, il sistema elimina il codice di entrata.

5.0 Prevenzione

Questa procedura informatica permette con estrema semplicità di controllare da remoto l’avvenuta esecuzione delle manutenzioni. Questo implica, unitamente all’addestramento del personale, una maggior confidenza con quegli aspetti critici legati alla sicurezza del lavoro con cui ogni azienda ha quotidianamente a che fare.

Alcune aziende che utilizzano MyMax Web, oltre a snellire le procedure di controllo responsabilizzando gli utenti, verificano se nelle loro sedi distaccate vengono effettivamente svolte attività quali il controllo dei mezzi di movimentazione, degli estintori, ecc… Basta una email al responsabile della filiale per essere certi che dell’attività non ci si dimentichi ed avere conferma dell’effettuazione.

PER SAPERNE DI PIU':

Azioni preventive e correttive
Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi: il punto 8.3 della norma
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Aforismi sulle non conformità
Terminologia della Qualità: la non conformità



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