L'IMPORTANZA DELLA SCRITTURA NEL
NOSTRO LAVORO

A volte si può pensare che una buona scrittura non sia così
importante in un lavoro come il nostro.
Ma è davvero così?

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In un'economia della conoscenza come quella odierna, la scrittura è diventata una delle principali attività produttrici di valore. Fatta questa premessa, è ovvio che chi riesce a scrivere bene abbia una freccia in più nel suo arco anche nel campo della qualità e del management.

Cerchiamo di capirci bene. Saper scrivere, prima di tutto, significa riuscire a esprimere nel migliore dei modi quello che si ha in testa. La buona comunicazione, come abbiamo detto molte volte, sta alla base del nostro lavoro e le cose non cambiano quando questa comunicazione avviene in forma scritta.

Molti di voi probabilmente sono convinti che la scrittura richieda un talento speciale che alcune persone hanno e che molte altre non possiedono. In effetti, se parliamo di veri e propri scrittori, questo è sicuramente vero. Non si imparara a scrivere come un premio Nobel per la letteratura ma una scrittura chiara e corretta si ottiene tramite un un processo che può essere gestito proprio come qualsiasi altro processo aziendale. Se potete gestire persone, denaro e tempo, allora potete gestire al meglio anche la vostra scrittura. E potete trarre un vantaggio dai risultati ottenuti da una buona comunicazione scritta.

Lo scrittore James Baldwin sosteneva che si scrive per poter cambiare il mondo. Senza avere questa pretesa, riuscire a comunicare meglio quando scriviamo può davvero aiutarci ad avere risultati professionali migliori. Vediamo, dunque, come sviluppare al meglio le competenze necessarie per sfruttare a nostro vantaggio le leggi che regolano questa società dell'informazione.

Partiamo riflettendo sul fatto che, nelle organizzazioni di oggi, molte comunicazioni scritte arrivano ai lettori delle stesse senza alcun filtro e questo è estremamente pericoloso se chi le scrive non ha quel minimo di competenze necessarie per renderle comprensibili ed efficaci.
Del resto, il processo comunicativo scritto è davvero estremamente importante se uno studioso come Alvin Toffler ha identificato tre grandi cambiamenti nell'attività umana:

  • il primo avvenne parecchie migliaia di anni fa quando la caccia e la pesca furono sostituiti dall'agricoltura che diventò la principale occupazione degli uomini.
    Nell'economia agricola che ne risultò, la ricchezza consisteva principalmente nella proprietà della terra;
  • il secondo avvenne solamente circa 200 anni fa, quando l'agricoltura come principale attività economica fu sostituita dalla produzione, almeno nel mondo occidentale.
    Nell'economia industriale che ne risultò, la ricchezza consisteva principalmente nella proprietà delle fabbriche;
  • il terzo e finora ultimo grande cambiamento sta avvenendo proprio in questi anni che vedono il processo produttivo diventare sempre più rapidamente un processo di elaborazione delle informazioni che si sta imponendo come la principale attività economica dell'umanità del terzo millennio.
    Entrando nell'economia dell'informazione e della conoscenza, la ricchezza risiede nella proprietà delle informazioni o meglio nella capacità di raccoglierle e comunicarle al meglio

La conoscenza è potere ma non è facile da raggiungere.

Se raccogliere e comunicare le informazioni sta diventando il nostro lavoro principale, dobbiamo cercare di farlo al meglio perché, in un'economia della conoscenza, il nostro successo personale e quello delle nostre organizzazioni dipendono da questo "lavoro sulla conoscenza".
Peter Drucker, un esperto di management tra i più importanti dei nostri tempi, ha affermato che non sono più le risorse fisiche o le capacità a costituire un vantaggio perché la differenza la fa la capacità produttiva dei lavoratori della conoscenza. Come se questo non bastasse, ricordiamo che W. Edwards Deming stimò che addirittura l'85 per cento dei problemi nell'ambito della qualità fossero fallimenti nella comunicazione.

Una grande parte del problema è rappresentata dal modo in cui pensiamo alla comunicazione. Troppo spesso, infatti, prendiamo decisioni relative alla comunicazione come se fossimo ancora in una società che appartiene al secondo grande cambiamento indicato da Toffler. In società come quelle di 100 o 200 anni fa, la comunicazione spesso era unica, dall'alto verso il basso. Le informazioni erano in possesso solamente del vertice organizzativo che decideva come e quando trasmetterle ai lavoratori e che lo faceva solamente se necessario. La maggior parte delle volte le persone erano solo dei ricevitori passivi di queste comunicazioni.
Uno dei motivi per cui oggi le aziende spesso comunicano come si faceva nel secolo scorso nasce dal fatto che il nostro sistema didattico non è ancora pronto per formare persone in grado di soddisfare su larga scala le esigenze di comunicazione di un'economia della conoscenza. I metodi scolastici spesso sembrano più adatti alle esigenze di mezzo secolo fa, piuttosto che a quelle di oggi. Cinquanta anni fa, infatti, relativamente pochi studenti (e futuri lavoratori) avevano bisogno di sofisticate capacità di comunicazione, quindi gli insegnanti non venivano invitati a dedicare molto tempo a lavorare con gli studenti per migliorare la loro capacità di esprimersi per iscritto. Nelle organizzazioni di oggi, però, il sistema piramidale tipico delle realtà di vecchio stampo spesso risulta appiattito e le conoscenze più o meno preziose in fatto di comunicazione dovrebbero risiedere un po' ovunque in azienda. Tutti i membri di un''organizzazione, infatti, dovrebbero essere non solo consumatori delle comunicazioni altrui ma anche produttori esperti.

La gestione delle comunicazioni in tempo reale è importante almeno quanto la gestione dei processi in tempo reale e, infatti, si sta muovendo dall'essere una responsabilità periferica e specialistica a diventare un elemento essenziale e integrale della leadership aziendale.

E' bene anche ragionare su un altro punto che, oggi più che mai, rende estremamente importante la comunicazione scritta: oggi chiunque può comunicare con centinaia (se non migliaia) di persone provenienti da diversi ambiti e da diversi posti nel mondo. Questo pubblico così diversificato rende la comunicazione molto più complessa, richiedendo una maggiore flessibilità e sensibilità.

Uno studio di Watson Wyatt nel quale si paragonavano le aziende capaci di buone performance con i loro concorrenti meno performanti ha evidenziato che nelle organizzazioni con performance migliori:

  • le comunicazioni svolgevano un ruolo strategico;
  • si faceva un lavoro migliore per spiegare i cambiamenti;
  • ci si concentrava sull'istruire i propri dipendenti nell'arte di comunicare;
  • si fornivano canali per le comunicazioni verso l'alto;
  • i dipendenti comprendevano meglio gli obiettivi organizzativi e la loro parte nel raggiungimento degli stessi

Eccovi, allora, alcuni semplici suggeriment per migliorare la vostra comunicazione scritta:

  • prestate attenzione alle comunicazioni che scrivete in una settimana tipica. Pensate a quanti messaggi ricevete e inviate. Considerate, poi, i modi in cui potreste aiutarvi per comunicare in modo più efficace ciò che siete soliti scrivere più spesso;
  • prestate particolare attenzione ai risultati ottenuti grazie alla vostra scrittura e cercate di scoprire quali strategie comunicative funzionano meglio per ciò che dovete fare. Prendetevi un appunto ogni volta che non venite compresi nel modo giusto e cercate di capire perché. Fate la stessa cosa quando il vostro messaggio arriva nel modo corretto a chi vi legge e, anche in questo caso, cercate di comprendere come siete riusciti a trasmettere al meglio il messaggio;
  • leggete le comunicazioni degli altri e studiate con particolare attenzione quelle che vi sembrano più efficaci. Ogni volta che ricevete un'e-mail particolarmente buona, salvatela e rileggetela periodicamente per studiarne stile e impostazione. In poco tempo avrete una raccolta di spunti, idee e suggerimenti utili a migliorarvi;
  • se il vostro lavoro lo richiede, leggete comunicazioni provenienti da Paesi e culture diversi dai vostri per cercare di diventare più efficaci nel farvi comprendere da un pubblico eterogeneo;
  • iniziate a raccogliere strumenti, metodi e tecniche per migliorare la vostra comunicazione scritta. Internet è una vera miniera d'oro e troverete molte risorse gratuite che vi permetteranno di migliorarvi
LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
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(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Il primo passo per migliorare veramente, però, è capire che la comunicazione è una parte importante di qualunque lavoro si faccia oggi e che questo vale ancora di più per la nostra professione.
Cominciate a pensarvi come comunicatori appartenenti all'epoca del terzo grande cambiamento dell'umanità e preparatevi di conseguenza.

(Seconda parte)

PER SAPERNE DI PIU':

Analisi SWOT: come costruirla
Il paragrafo 4.1 della ISO 9001:2015 può essere affrontato con l'analisi SWOT. Lo sapevi?
Come fare un'analisi SWOT
FORUM: Analisi SWOT applicata a noi stessi (Sezione del forum disponibile solamente per chi si iscrive gratuitamente. Iscrivi al forum di QualitiAmo! E' facile e veloce e ti permetterà di partecipare attivamen
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