L'IMPORTANZA DELLA SCRITTURA NEL
NOSTRO LAVORO - 5

A volte si può pensare che una buona scrittura non sia così
importante in un lavoro come il nostro.
Ma è davvero così?

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Grandezza caratteri: piccoli | medi | grandi

(Prima parte)

(Seconda parte)

(Terza parte)

(Quarta parte)

Ricordate la famosa frase di Maslow pubblicata anche qui su QualitiAmo: "Se l'unico strumento che hai in mano è un martello, ogni cosa inizierà a sembrarti un chiodo"?

Partiamo dagli strumenti, dunque e da qualcosa di elementare come potrebbe essere l'oggetto di un'e-mail. Quante volte vi è arrivata una comunicazione il cui contenuto non era riassunto adeguatamente nell'oggetto? Non fate anche voi lo stesso errore! La prossima volta che penserete all'oggetto di ciò che volete comunicare, identificatelo come un vero e proprio "scopo".
Volete comunicare qualcosa a qualcuno o volete chiedergli un'informazione? Accertatevi che lo scopo traspaia subito chiaramente nell'oggetto perché quelle poche parole sono la prima cosa (e spesso l'unica) che il ricevente leggerà. Lo scopo, naturalmente, può anche essere duplice. Potreste voler informare qualcuno che esiste una nuova procedura e chiedergli di seguire alcuni step ben precisi. Specificarlo costituisce un vantaggio enorme per chi dovrà leggere la vostra comunicazione perché avrà già ben chiaro il suo scopo e ciò che avrete scritto non costituirà un semplice rumore di fondo.

Riflettere meglio sull'oggetto della comunicazione, però, non serve soltanto a chi la leggerà ma anche a voi che dovete scriverla e che, in questo modo, avrete ben chiaro come comunicare affinché il messaggio sia più efficace.

Non si tratta mai di "ciò" che diciamo ma di "come" lo diciamo. Servitevi degli strumenti migliori che avete a disposizione!

E passiamo alla terza e quarta fase della pianificazione della scrittura: la raccolta di tutto il materiale che vi serve e la sua organizzazione.

A chi non è mai successo di mettersi a montare un mobiletto senza leggere prima le istruzioni e di accorgersi, a metà del lavoro, che gli mancava un attrezzo fondamentale? Quanto è irritante la corsa verso il ferramenta per completare il lavoro! Ecco, se vi siete riconosciuti in questo ritratto, non commettete lo stesso errore quando vi troverete a pianificare il messaggio che volete veicolare per iscritto. Partite con una raccolta esauriente di tutte le informazioni che vi servono. Interruzioni continue del lavoro di scrittura per cercare le informazioni mancanti non possono che compromettere la qualità finale del vostro messaggio.

Naturalmente sapere quali informazioni avete bisogno di raccogliere dipenderà da quale tipologia di lettori riceverà il vostro scritto e dallo strumento che deciderete di utilizzare, come già sapete.

Raccogliere le informazioni che vi servono per scrivere un messaggio efficace ha altri tre vantaggi oltre a quello di evitare continue interruzioni durante la scrittura:

  • vi permette di concentrarvi per qualche minuto solamente sulle informazioni, in modo da analizzarle a dovere;
  • riduce di molto la possibilità di scordare qualcosa di importante mentre scrivete la vostra comunicazione;
  • preparerete una bozza del vostro scritto in modo molto più semplice
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Raccolte tutte le informazioni che vi servono, accertatevi di organizzarle nel modo migliore, ad esempio tramite una mappa mentale.

(Sesta parte)

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