L'IMPORTANZA DELLA SCRITTURA NEL
NOSTRO LAVORO - 2

A volte si può pensare che una buona scrittura non sia così
importante in un lavoro come il nostro.
Ma è davvero così?

importanza-scrittura-lavoro

Grandezza caratteri: piccoli | medi | grandi

(Prima parte)

Molti potrebbero pensare che oggi la comunicazione scritta sia meno importante di cento anni fa perché la maggioranza dei messaggi che ai tempi sarebbero stati tramessi mediante la scrittura oggi possono essere inviati per via orale, al telefono. Perché, dunque, scrivere un'e-mail quando si può prendere in mano il telefono?

In effetti la comunicazione orale ha un sacco di vantaggi:

  • in primo luogo, può essere istantanea: nel momento in cui si decide di dire qualcosa, si può dirlo;
  • la comunicazione orale, specialmente quando è faccia a faccia, può portare molte più informazioni rispetto a quella scritta. Un semplice sopracciglio sollevato, infatti, può trasmettere diverse sfumature di significato che non sono possibili su una pagina scritta;
  • il vantaggio più importante del messaggio orale, però, è la possibilità di ottenere un feedback immediato, anche durante la trasmissione stessa del messaggio. Questo rende possibile modificare costantemente la nostra comunicazione sulla base della risposta dell'ascoltatore;
  • parlare, inoltre, richiede meno tempo rispetto allo scrivere. La scrittura, infatti, è quasi sempre più lenta e più difficile, se non altro perché abbiamo molta meno pratica nello scrivere che nel parlare. Ecco perché, a partire dalla fine del XIX secolo e per tutto il ventesimo, la percentuale di comunicazioni commerciali scritte è quasi sempre diminuita col tempo

Anche la comunicazione orale, però, ha i suoi svantaggi e, tra questi, il principale è la sua non permanenza. Il discorso scompare non appena viene pronunciato, ecco perché, ad esempio, un contratto orale non ha alcun valore. Il discorso può naturalmente essere registrato ma gran parte dei suoi contenuti importanti non sopravvive al processo di registrazione perché il suo contenuto è straordinariamente difficile da ricercare e recuperare.

Riconosciuta la superiorità di una comunicazione scritta rispetto a quella orale, almeno all'interno di certi ambiti professionali, è bene sapere che una buona scrittura richiede due abilità e che solamente una può essere insegnata.
La prima abilità, quella che non può essere insegnata, è ciò che viene chiamato "competenza", cioè la vostra conoscenza inconscia del linguaggio. La scrittura richiede un grado di organizzazione che si può imparare solamente attraverso la lettura e solo se il lettore presta la necessaria attenzione alle parole e alle frasi oltre che a quello che dicono. Per crescere nelle proprie capacità di scrittura, è necessario continuare a crescere come lettori.
Ciò che, invece, può essere insegnato è la "performance", cioè la capacità di produrre un testo scritto. Si articola in tre voci:

  • la fiducia nella propria capacità di scrittura: uno dei motivi principali che porta le persone a parlare meglio di quanto scrivono è la loro paura, consapevole o inconsapevole, di scrivere male. Per superarla, è bene prendere coscienza delle competenze che già si possiedono e ricordare che la scrittura è molto di più del semplice rispetto delle regole;
  • la conoscenza del processo: la seconda cosa che si può imparare è la conoscenza del processo. Le conoscenze sulla scrittura che ci vengono dalla lettura estesa sono tutte le conoscenze sul "prodotto" e non sul processo. Proprio come è possibile guidare per anni le automobili senza avere alcuna idea del processo di produzione delle stesse, è possibile leggere libri e articoli per anni senza avere alcuna idea del processo di scrittura. Jonathan Swift, autore de: "I viaggi di Gulliver", descrive il processo di scrittura in questo modo: "eliminare, correggere, inserire, perfezionare, ingrandire, diminuire..." Di nuovo, W. Edwards Deming, ci viene in aiuto con questa osservazione: "Se non puoi descrivere quello che stai facendo come processo, non sai davvero quello che fai ";
  • Il terzo componente che la formazione può fornire è il rafforzamento continuo: alcuni di questo "rinforzi" possono essere sotto forma di promemoria relativi alla fiducia nelle proprie capacità di scrittura o alla conoscenza del processo. Altri possono essere sotto forma di feedback sui lavori in corso. I rinforzi migliori, secondo noi, sono dei semplici esercizi che vi insegneremo nelle prossime settimane e dei consigli su come valutare se stessi e su come imparare dai feedback relativi alla scrittura ottenuti sul posto di lavoro

Le tre componenti della formazione efficace sono interdipendenti. Quando diventerete più fiduciosi in voi stessi, infatti, diventerete anche più ricettivi per ciò che riguarda le nuove conoscenze di processo e più disponibili alla ricerca e alla ricezione di commenti sulla vostra scrittura. Quando acquisirete conoscenze sul processo, diventerete più sicuri sul processo di scrittura e più abili nel ricevere i rinforzi necessari a mantenervi concentrati sull'obiettivo. E quando riceverete un rinforzo continuo, sia la vostra fiducia che le vostre conoscenze di processo cresceranno.

La maggioranza delle persone che sono riuscite, nel tempo, ad adottare un buono stile per ciò che riguarda la loro scrittura in ambito professionale suddivide il processo di scrittura in tre fasi principali:

  • pianificazione
  • redazione
  • revisione

dove, per quanto possa sembrare strano, il tempo dedicato alla prima e alla terza fase è decisamente maggiore di quello riservato alla seconda.

Se, dunque, prevediamo che la scrittura di un'importante e-mail di lavoro ci porterà via un'oretta di tempo, programmiamo circa 20 minuti per pianificarla, 10 minuti per la stesura e 25 minuti per la sua rilettura e revisione. A questo tempo aggiungiamo una pausa di 5 minuti tra la redazione e la revisione per chiaririci meglio le idee.

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

(Terza parte)

PER SAPERNE DI PIU':

Su QualitiAmo non esistono altri articolo su questo argomento


cerca nel sito