IDEF0

Staff di QualitiAmo

Che cos'è l'Idef0 e a cosa serve?

idef0

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(Prima parte)

Il modello IDEF0 si basa su sette principi di base:

  • Scopo - Il gruppo che utilizza la tecnica IDEF0 dovrebbe inizialmente scrivere le domande alle quali il modello dovrà rispondere. Questa diveta la ragion d'essere dell'esercizio;
  • Dettaglio - Occorre stabilire il livello di dettaglio al quale il modello dovrà arrivare. Quando dovrà essere ampio e profondo?
  • Confini - Bisognerà definire i confini del modello, cioè il suo contesto;
  • Team - E' importante definire un gruppo multidisciplinare di persone composto da specialisti di diverse aree.
    Prima dell'inizio dei lavori che porteranno alla modelizzazione dei processi, bisognerebbe fare un incontro con gli specialisti selezionati per spiegare gli obiettivi del lavoro e il contenuto della metodologia IDEF0. L'applicazione della metodologia, infatti, richiede una buona conoscenza degli elementi del metodo, ovvero comprensione dei concetti, gestione della lingua espressiva utilizzata e comprensione del pragmatismo che sta alla base del metodo;
  • Diagramma - Il primo passo nella creazione del modello è descrivere il livello più alto, chiamato Livello zero. Questo diagramma descriverà il sistema nel suo insieme e fornirà una descrizione generale dell'attività dell'organizzazione da modellare;
  • Scomposizione del diagramma del Livello zero - A questo punto i membri della squadra esprimono verbalmente tutte le idee che vengono loro in mente in merito alle attività svolte dall'organizzazione. Quando gli elementi vengono nominati si scrivono, uno ad uno, seguendo il principio che nessuna idea debba essere scartata a priori o criticata.
    Si continua poi analizzando ognuno di questi elelementi, dai quali potrebbero emergere varianti, fino ad arrivare al punto di scartarle visto (perché non fanno parte di alcun processo) o di correrarle ad altre nella rappresentazione grafica dei processi aziendali. Alla fine ci sarà un elenco di 3-7 sottosistemi o attività che rappresentano le vere e proprie macroattività dell'organizzazione e che saranno equivalenti ai rettangoli presenti in un diagramma di processo;
  • Diagrammi secondari - Una volta che le attività di alto livello sono state programmate, ciascuna deve poi essere disaggregata al secondo livello in diagrammi da tre a sette attività o sottosistemi che vengono elaborati in successione dal livello superiore a quello inferiore. E' necessario creare un nuovo diagramma per ogni sottosistema del sistema principale e per ogni processo contenuto in questo sottosistema e raggiungere per ognuno di essi un livello di dettaglio soddisfacente ai fini dell'identificazione e della descrizione in modo preciso e completo delle attività dell'organizzazione.
    L'intero modello IDEF0 fornirà, quindi, nel suo insieme una struttura ad albero che potrà poi essere disaggregata a livelli che soddisfino lo scopo del progetto

Un vantaggio enorme di questa metodologia è che permette a tutti di comprendere, comunicare e validare la propria conoscenza di qualsiasi soggetto tecnico complesso del quale, fino a poco tempo prima, si aveva una conoscenza superficiale.
E' utile anche per far comunicare in maniera semplice persone che hanno conoscenze tecniche approfondite con altre che non le hanno affatto e gioca un ruolo importantissimo nel gettare un ponte tra queste due tipologie di professionisti, gestendo la complessità non basandosi esclusivamente su una serie interminabile di specifiche del sistema ma visualizzando chiaramente ciò che si ha in mente.

Creare un modello IDEF0 di un sistema significa, in definitiva, decomporlo in diversi livelli partendo da quello superiore che rappresenta il livello sistemico per arrivare a quelli che si trovano più in basso e che rappresenteranno i sottosistemi o i processi. Il livello superiore del diagramma, chiamato Livello 0, è il livello più alto di astrazione ed è composto da informazioni quali:

  • i confini del sistema;
  • gli input;
  • gli output;
  • le funzionalità del sistema al massimo livello che trasformano gli input in output;
  • le leggi, i regolamenti, le cogenze che sono vincolanti per il funzionamento del sistema;
  • le linee guida;
  • i desideri degli stakeholder;
  • i controlli;
  • ecc.

Usando un solo rettangolo per rappresentare il sistema a questo livello, avremo una rappresentazione delle macrocose che attraversano i confini del sistema come input e come output, dei meccanismi fisici che ne permettono il funzionamento e dei controlli che determinano come debba operare.
I livelli 1, 2, ecc. che, gerarchicamente, si trovano via, via più in basso procedono nella scomposizione della rappresentazione del Livello 0, mostrando in successione sempre più dettagli relativi alle interconnessioni e alle interazioni dei vari sottosistemi che supportano la funzionalità del macrosistema.

Per scomporre il sistema in sottolivelli si possono seguire queste quattro strategie:

  • scomposizione funzionale - si scompongono le attività verso il basso in base a ciò che viene fatto, non concentrandosi su come venga fatto;
  • scomposizione per ruoli - si procede individuando i diversi sottolivelli a seconda di "chi fa che cosa";
  • scomposizione per sottosistemi - si parte dal macrosistema e lo si scinde in sottosistemi;
  • scomposizione per ciclo di vita - quest'ultima strategia si utilizza quando i livelli del processo sono relativamente indipendenti uno dall'altro e allineati con l'età del sistema stesso

Se qualcuno di voi è esperto di SIPOC, acronimo utilizzato per sintetizzare le parole "Suppliers" (Fornitori), "Input", "Process" (Processo), "Output" e "Customers" (Clienti), vedrà che i due modi di rappresentare la struttura di un sistema che offrono queste metodologie sono simili. Le due rappresentazioni differiscono tra loro per il livello di dettaglio perché con la metodologia SIPOC si dà vita a un semplice flusso di servizi o di prodotti tra i fornitori e i clienti e non si raggiunge il dettaglio di un IDEF0.

In definitiva, il metodo IDEF0 è uno strumento eccellente per modellare i processi di un'azienda, per identificare sistematicamente quelle attività che aggiungono valore e per riuscire ad avviare miglioramenti o a elaborare progetti di reingegnerizzazione. Lo conoscevate?

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