CONDIVIDERE CIO' CHE SI E' APPRESO - 2

Staff di QualitiAmo

In quali modi si possono condividere le conoscenze?

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(Prima parte)

Le riunioni

Un altro modo molto utilizzato per discutere, o almeno presentare, i cambiamenti derivati da nuove conoscenze acquisite sono le riunioni.
Questo modo di procedere può essere o meno un buon approccio a seconda delle dimensioni del vostro team. Nelle organizzazioni troppo grosse, infatti, gli incontri dovrebbero essere molto estesi e farebbero inevitabilmente nascere problemi legati all'assorbimento delle informazioni che nelle squadre più piccole di solito non si verificano. Del resto, un conto è spiegare a 10 persone come cambia uno standard, un altro è farlo capire a 150. E' vero, però, che in quest'ultimo caso si possono formare piccoli gruppi con, al massimo, 5-10 persone che, così, possono fare domande a chi sta condividendo le informazioni ma il percorso formativo in questo caso sarebbe molto lungo e complesso.

Nelle realtà dove una formazione erogata attraverso i meeting può funzionare, si consiglia - in ogni caso - di non chiudere le persone dentro una sala per le riunioni ma di svolgere l'incontro là dove fisicamente la modifica si applica. Che si tratti, infatti, di un nuovo layout per lo stoccaggio dei materiali, di un nuovo metodo di assemblaggio di una particolare parte, di nuove procedure per il riempimento di una forma o di un nuovo script per rispondere alle chiamate in entrata, portare le persone nel gemba renderà reale il cambiamento e l'apprendimento molto più efficace.

Manuali, opuscoli, ecc.

Non tutte le nuove conoscenze acquisite entreranno a far parte di un processo di aggiornamento o di creazione di standard o procedure. Per condividere questo genere di conoscenze sono perfetti dei piccoli libriccini o manualetti che raccolgano i suggerimenti, i trucchi e le regolette relative a un certo argomento circoscritto che sono stati appresi con l'esperienza.

Questi piccoli opuscoli possono diventare utilissimi se sono mirati alle pratiche inerenti ad un settore specifico come fa, ad esempio, Toyota.
Voi avete mai pensato di utilizzarli?

Punti per la condivisione

Uno dei metodi che, per assurdo, gode di meno credito tra gli studiosi di condivisione delle conoscenze è quello degli SharePoint, cioè dei punti per la condivisione. Questo strumento fantastico, infatti, non viene considerato il modo migliore per condividere ciò che si è appreso. Come SharePoint, infatti, spesso si utilizza un sito intranet utile per vedere cosa hanno fatto o appreso altre persone affrontando certe problematiche. L'intento, naturalmente, è quello che le persone utilizzino queste informazioni per cercare qualcosa da sfruttare per affrontare problematiche simili e permettere loro di imparare dall'apprendimento altrui senza costringerle a imparare qualcosa da sole. Lo SharePoint, però, non è un buon meccanismo per farlo, soprattutto se non si riesce a usarlo bene e lo si fa diventare un ingombrante archivio di file virtuali dove si riversa di tutto.

Il rischio è che in quel mare di documenti nessuno riesca a trovare più qualcosa di davvero utile.

Questo meccanismo è, quindi, ottimo per conservare una memoria di ciò che si è appreso ma, in realtà, non consente un apprendimento semplice da parte di altri.
Si impara molto di più ascoltando, vedendo e chiedendo informazioni mentre si guarda come si svolge il processo reale e gli eventuali errori lungo il percorso.

Naturalmente, questo discorso vale anche per le e-mail e per qualsiasi altra forma scritta di condivisione che sarà davvero utile solamente a quelle persone che già, per la loro stessa natura, sono portate ad apprendere dalle esperienze altrui e sono quindi propense ad essere proattive nel loro autoapprendimento.

Un altro aspetto molto importante da tenere presente se abbiamo intenzione di usare comunque questo strumento perché pensiamo che nella nostra organizzazione ci sia la cultura giusta per sostenerlo è la possibilità di fare una ricerca approfondita all'interno del materiale contenuto nello share point mediante parole chiave che devono essere ben pensate a monte.

Newsletter

Uno strumento estremamente efficace per 'informare le persone di modifiche funzionali importanti ma non adatto a veicolare le modifiche dettagliate di processo o gli aggiornamenti agli standard sono le newsletter. Affinché vengano lette da tutti i dipendenti, però, dovranno non solo avere uno scopo informativo ma anche essere interessanti. Un modo per renderle appetibili è, ad esempio, quello di condividere storie personali e curiosità.

Yokoten

Il migliore meccanismo di condivisione delle conoscenze è, però, forse la metodologia giapponese yokoten che, tradotta approssimativamente, significa "attraverso ovunque".

Si tratta di diffondere la conoscenza in modo ampio (orizzontale) ma anche efficace.
Si può iniziare con poche persone riunite ogni settimana ad ascoltare qualcuno preparato in anticipo per presentare le soluzioni ai problemi o i miglioramenti apportati nella sua area. In coda si può visitare l'area di lavoro di questa persona in modo che si possano presentaredal vivo le cose apprese. In questo caso l'apprendimento si verifica non con la semplice lettura di un documento o con l'ascolto forzato di qualcuno che racconta ma mostrando dal vivo il cambiamento e i risultati ottenuti e le conoscenze vengono rinforzate.

In ambiti come quello dello yokoten si possono fare domande e impegnarsi per capire a fondo sia la modifica effettuata sia l'impatto della modifica, si può discutere il processo e capire gli errori fatti lungo la strada e si può contare sulle conoscenze dirette degli artefici della modifica per interiorizzarla al meglio.

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