LE COMUNICAZIONI DI TIPO
PROFESSIONALE: QUALCHE TRUCCO
PER MIGLIORARE LO STILE

Staff di QualitiAmo

Quando si scrivono lettere o e-mail è importante sapere cosa occorre per renderle davvero professionali.
Scopriamo insieme com

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La prima cosa da sapere quando si scrive un testo destinato ad essere divulgato in un ambiente lavorativo, è che occorre mantenere uno stile semplice, senza troppe frasi costruite proprio come quello che utilizzate per parlare.

Le frasi fatte, le costruzioni troppo complicate e uno stile troppo aulico rendono il messaggio immediatamente meno recepibile.
Perché dire "a causa del fatto che" se, parlando con la stessa persona alla quale è rivolta la nostra e-mail, useremmo una frase completamente diversa?

Un'altra cosa importantissima per preparare un buon testo è sforzarsi di restare chiari. Lo scopo della nostra comunicazione, naturalmente, è che chi la leggerà capisca esattamente quello che si sta dicendo.

Lo stile della vostra lettera o della vostra e-mail dovrebbe essere adattato al destinatario. Sforzatevi di utilizzare esempi specifici che il lettore possa comprendere bene e non date per scontato che capisca un gergo che non gli appartiene.
Ricordate anche che la maggior parte delle lettere professionali vengono spesso lette da persone diverse dal reale destinatario e che queste persone potrebbero non comprendere un linguaggio troppo tecnico.

Essere chiari significa anche organizzare la vostra lettera in modo che ogni paragrafo si concentri su un solo punto e che tutto il contenuto sia presentato in un ordine logico.

Il terzo punto della vostra scaletta per migliorare le comunicazioni professionali è senza dubbio la concisione. Una comunicazione concisa riesce ad eliminare tutte le parole superflue. Perché usare quattro parole se il senso di una frase rimane chiaro utilizzandone solamente due?
Questo, naturalmente, non significa che non si possa scrivere lunghe lettere ma occorre ricordare che più una comunicazione diventa lunga, più rischia di rivelarsi inefficace. Le lettere brevi vengono lette e ricordate, quelle lunghe si leggono distrattamente e si fa più fatica a comprenderle nella loro essenza.

Un altro aspetto fondamentale nella scrittura di tipo professionale è che occorre sforzarsi di essere quanto più esaustivi possibile.
Bisogna assicurarsi di aver compreso a fondo tutte le informazioni da trasmettere a chi ci leggerà e impegnarsi a non dimenticarne nemmeno una. Non includete nel testo dettagli che non sono interessanti ma limitatevi a quelli davvero rilevanti.

Quando tralasciate informazioni preziose al lettore tocca fare ipotesi. Ad esempio non scrivete: "Quando l'ultima volta abbiamo parlato della situazione" ma preferite una frase simile a questa: "Quando il 4 dicembre abbiamo parlato di assumere un nuovo assistente per il settore Qualità". Ricordate che il lettore non può leggervi nella mente e che ciò che è chiaro nella vostra testa potrebbe non esserlo in quella di altre persone.

Sforzatevi anche di essere concreti. Scrivete cose che la gente può fare, vedere, toccare, sentire. In altre parole, cercate di rendere lo scritto quanto più possibile tangibile.

Cercate di essere sempre costruttivi. Usate parole e frasi che facciano pensare a un tono positivo. Cercate di ricreare l'atmosfera piacevole che c'è quando incontrate qualcuno e gli sorridete per salutarlo. Una prosa distesa lascia sempre una buona impressione.
Parole e frasi come "fallimento", "avete trascurato" ed "errore" tendono ad allontanare il destinatario della comunicazione dal cuore del problema. Parole positive come "bene", "orgoglioso" o "successo" creano un tono positivo e sono di grande aiuto nel far recepire meglio il messaggio.

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L'ultimo passaggio per accertarsi che qualunque comunicazione professionale sia ben fatta è rileggerla per correggerne la bozza. Partite dall'idea che una lettera rappresenta la vostra immagine. Se l'ortografia è zoppicante, ci sono errori grammaticali o errori di battuta l'idea che si farà il vostro interlocutore sminuirà il contenuto.

PER SAPERNE DI PIU':

La sezione dedicata al Responsabile Qualità


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