L'IMPORTANZA DELLA COMUNICAZIONE
NELLA GESTIONE DEI PROGETTI

Staff di QualitiAmo

Per come sono strutturati i progetti e per come lavorano i project team, una comunicazione efficace è assolutamente vitale

comunicazione progetti


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Nel mondo della gestione dei progetti (project management) problemi quali il giusto recepimento dei requisiti del cliente, l'eventuale sovrapposizione di responsabilità, i frequenti cambiamenti dello scopo del progetto, i vincoli, la gestione delle interfacce, il processo di decision-making, ecc. sono tutti input che possono contribuire a generare conflitti ed è proprio per questo che una buona comunicazione risulta fondamentale in ogni fase.
Un numero significativo dei problemi citati, infatti, è causato proprio da una cattiva comunicazione che risulta, forse, il fattore maggiormente in grado di influenzare la qualità, l'efficacia, la soddisfazione e la produttività di un project team.

Ecco, allora, che dovremmo iniziare a considerare il project manager anche sotto l'aspetto del suo ruolo più critico: quello del comunicatore.
Chi è a capo di un team di project management, infatti, dovrebbe creare un ambiente capace di indurre ad una comunicazione aperta per contribuire allo sviluppo della fiducia tra i diversi membri del team.

La comunicazione progettuale serve per una condivisione di messaggi e informazioni tra i membri del gruppo di progetto, il project manager, gli stakeholder interni e quelli esterni affinché circolino tutte le informazioni necessarie per poter operare al meglio.

Tutte queste comunicazioni hanno diversi scopi tra i quali vogliamo ricordare:

  • la preparazione di registrazioni, report, statistiche, ecc. sull'andamento del progetto
  • la condivisione delle informazioni relative al progetto
  • la gestione delle diverse interfacce progettuali e la loro integrazione all'interno di un unico sistema di gestione
  • ecc.

Un bravo project manager, dunque, dovrebbe imparare ad utilizzare nella gestione dei progetti la comunicazione più di qualsiasi altro elemento perché serve ad assicurare che tutti i membri del team lavorino con coesione sui problemi e sulle opportunità che il progetto può presentare.

Le comunicazioni relative alla progettazione possono essere di due tipi:

  • comunicazioni interpersonali: presentazioni interne, discussioni per la risoluzione di problemi, riunioni per prendere decisioni, negoziazioni, gestione dei conflitti, ecc.
  • comunicazioni con gli esterni: relazioni pubbliche, spiegazione del progetto al cliente o ai fornitori, discussioni per far accettare una certa soluzione, riunioni per combattere le resistenze, presentazioni esterne, relazioni con la stampa, preparazione di materiale pubblicitario sul progetto, ecc.

e avere due differenti registri:

  • comunicazioni formali: scritte e portate avanti attraverso i canali tradizionali. Sono relative ai piani strategici, alla pianificazione dei progetti, agli standard, alle policy, alle procedure, ecc.
  • comunicazioni informali: possono essere fatte a voce e vengono portate avanti attraverso gruppi di persone che sono in relazione tra loro e che parlano in maniera informale.

Perché mai, secondo voi, un project manager dovrebbe preoccuparsi delle comunicazioni informali? Semplicemente perché, dato che è impossibile evitarle, occorre gestire anch'esse nel modo migliore perché spesso sono in grado di influenzare le performance dell'intero team di progetto.

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Un project manager in gamba, dunque, dovrebbe identificare i punti di forza e i limiti di questa comunicazione informale e sfruttarli per migliorare l'efficacia dell'intero progetto, ad esempio:

  • stabilendo una cultura nella quale le comunicazioni informali aiutino a creare un'atmosfera serena che incoraggi una comunicazione aperta
  • identificando le persone che, a livello informale, vengono riconosciute dagli altri come leader naturali, ascoltandole per ottenere un feedback relativo ai vari aspetti del progetto e alle relative decisioni che sono state prese.
    I leader informali possono aiutare a testare nuove idee o approcci di tipo tecnico perché sono in grado di stimolare l'accettazione da parte del gruppo che è cruciale perché un progetto abbia successo

PER SAPERNE DI PIU':

Il punto 5.5.3 della norma - La comunicazione interna spiegata dalla ISO 9001
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La comunicazione interattiva base della certificazione alimentare
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La gestione strategica: fase 2 - la comunicazione
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