COINVOLGERE LE PERSONE

di Staff di QualitiAmo

Quali sono i mezzi più efficaci per coinvolgere le persone?

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Quando cercate di coinvolgere le persone, il vostro obiettivo deve essere quello di far sì che i vostri collaboratori si concentrino sugli obiettivi che volete veramente realizzare e abbiano - a loro volta - voglia di realizzarli e di sentirsi responsabili di questa realizzazione.

La prima cosa da tenere ben presente è che le persone saranno più motivate a ottenere certi risultati quando sarete ben chiari su tre cose:

  • quali sono gli obiettivi;
  • perché sono stati scelti proprio quegli obiettivi;
  • cosa otterrà ogni collaboratore se raggiungerà gli obiettivi

Nella mente dei vostri uomini non ci dovrebbe essere alcun dubbio su cosa vi aspettate da loro e quando. Siate, dunque, pronti a spiegare tutto ciò che non è perfettamente chiaro perché i vostri collaboratori meritano di sentirsi parte di qualcosa più grande della semplice gestione delle attività che sono loro affidate e vedersi all'interno di un progetto generale.
Chi lavora con voi sarà più motivato a prendere decisioni migliori quando capirà come si inseriscono in una visione sistemica.

Assicuratevi, dunque, che ogni obiettivo sia ben spiegato in base alla mission dell'organizzazione, alla sua vision, ai suoi valori e alla strategia stabilita che dovranno sempre guidare gli obiettivi dell'azienda.
Spiegate nel dettaglio le connessioni che i vostri collaboratori non riescono a vedere e a cogliere. Non dovrebbe esserci alcun dubbio su come i loro sforzi supporteranno l'organizzazione nel suo complesso.
Inserite ogni obiettivo in un contesto più ampio e assicuratevi che tutti capiscano come si relazionano nel quadro generale e come ogni collaboratore potrà contribuire a questo quadro.
Discutete ogni obiettivo nel dettaglio e, insieme ai vostri uomini, esploratene tutti gli aspetti. Prima di passare all'obiettivo successivo, assicuratevi che il precedente sia stato ben sviscerato.

Gestite la reazione delle persone alla presentazione degli obiettivi. Aiutatele a venire a patti con essi e a capire cosa bisogna fare per la loro realizzazione.
Spiegate come i ruoli di ogni persona siano in sintonia con quelli degli altri membri del team e aiutatele a capire come fare bene il loro lavoro e raggiungere gli obiettivi richiesti possa contribuire alla mission dell'organizzazione.

Fate in modo, poi, di conoscere a fondo i vostri collaboratori perché sarà questa la chiave per coinvolgerli in ciò che devono fare trovando i giusti motivi organizzativi capaci di fare leva su ciò che sta a loro più a cuore.
Il vostro compito sarà quello di sottolineare le motivazioni che stanno alla base del raggiungimento degli obiettivi nelle quali sapranno identificarsi di più perché si allineano meglio con i valori e con le aspirazioni delle singole persone.
Quando le persone sono convinte di lavorare anche nel loro interesse, riescono decisamente meglio in ciò che fanno mentre è difficile coinvolgerle se pensano di lavorare su obiettivi che a loro non interessano o che, peggio ancora, potrebbero potenzialmente danneggiarle.
Sforzatevi, dunque, di spiegare quali saranno le conseguenze naturali del raggiungimento degli obiettivi ed evidenziate gli incentivi che l'organizzazione mette a disposizione nel caso di esito positivo.

Se, ad esempio, l'obiettivo del singolo lavoratore è quello di completare una certa serie di azioni entro una certa data, le conseguenze che possono riguardare la sua sfera personale al raggiungimento di questo obiettivo potrebbero includere una maggiore responsabilizzazione rispetto a compiti che gli piace svolgere, un maggior coinvolgimento in un futuro progetto che gli sta a cuore, una maggiore visibilità all'interno dell'organigramma aziendale, una messa in discussione del suo carico di lavoro per il periodo di tempo necessario al raggiungimento dell'obiettivo, una maggiore attenzione da parte del responsabile anche - eventualmente - per stanziare risorse destinate a lavorare meglio, una promessa per un avanzamento di carriera, ecc.

Lavorate su ciò che ritenete possa stare più a cuore ad ogni singola persona: il desiderio di contare qualcosa all'interno del gruppo, la volontà di stupire e di ottenere l'approvazione dei superiori, il desiderio di aiutare i colleghi a migliorare la quotidianità del lavoro, ecc.
Se non siete sicuri di quello che potrebbe motivare i vostri collaboratori, provate semplicemente a chiederlo. Spiegate che volete motivarli a completare una certa serie di azioni entro una data ben precisa e provate ad ascoltare direttamente da loro cosa gli piacerebbe ricevere in cambio.
Nel caso in cui le richieste fossero ingestibili, sforzatevi di non rispondere immadiatamente "no" e dite, invece, che vi impegnerete a vedere cosa si può fare anche se la cosa è molto difficile per tutta una serie di motivi che spiegherete. Magari proponete, come alternativa, qualcosa che possa risultare una mediazione e che sia utile all'azienda e al collaboratore.

Anche il semplice gesto di chiedere come si può ricompensare qualcuno, aiuta questa persona a capire che per voi è importante sapere cosa la motiva davvero e aiuta a creare un clima di fiducia.

Al raggiungimento dell'obiettivo, inoltre, sarà fondamentale mostrare il vostro apprezzamento con un piccolo benefit, un'e-mail nella quale sottolineate quanto l'impegno del vostro collaboratore sia stato fondamentale nel centrare il risultato atteso, la segnalazione nella newsletter aziendale di quanto è avvenuto, un pranzo con la dirigenza, ecc.

Come in ogni altra cosa, più sarete preparati a sostenere una discussione con i collaboratori e a rispondere a domande anche scomode sugli obiettivi da raggiungere, più è probabile che riuscirete a convincerli.
Dovrete essere così bravi da anticipare eventuali obiezioni e da parlare dei punti critici al fine di mostrare come avete pianificato la risoluzione del problema.
Esservi preparati, vi farà sentirete più fiduciosi e vi farà affrontare la discussione con maggiore serenità.
Naturalmente, dovrete avere preparato in precedenza il terreno affinché i vostri collaboratori si possano esprimere senza timore in una discussione di questo tipo oppure non otterrete assolutamente nulla.
Spostate la discussione in un luogo tranquillo dove avete la certezza di non venire interrotti e assicuratevi di avere abbastanza tempo per gestire una discussione importante come questa. Se i vostri collaboratori vedranno che prendete sul serio questa chiacchierata, saranno più inclini a fare la stessa cosa.
Se possibile, fissate l'appuntamento per parlare con i vostri collaboratori con un po' di anticipo in modo che possano avere il tempo per prepararsi mentalmente ed emotivamente alla discussione. Deve essere ben chiaro che tutta la chiacchierata si baserà su ciò che le persone vogliono sapere in merito agli obiettivi da raggiungere.
Chiedete ai vostri collaboratori se, a loro giudizio, possono centrare ognuno degli obiettivi da soli, quali tra quelli elencati sentono più vicino al loro modo di intendere la quotidianità del lavoro e quali li rendono più entusiasti.

Una volta completata la chiacchierata, dovrete essere in grado di capire quale azione ogni collaboratore ha deciso di adottare nei confronti degli obiettivi proposti:

  • coinvolgimento;
  • impegno;
  • accettazione;
  • rifiuto

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Le ultime due, ovviamente, sono le opzioni peggiori e anche il semplice impegnarsi senza ritenersi coinvolti e responsabili per il raggiungimento di ogni obiettivo non vi aiuterà ad avere la massima collaborazione da parte delle persone.
E' ovvio, quindi, che dobbiate puntare al pieno coinvolgimento perché è l'unico processo che farà in modo che ogni collaboratore percepisca gli obiettivi da raggiungere come propri.

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