L'AUDIT NELLA SALA METROLOGICA

di Gianroberto Frassi

A cosa prestare attenzione quando un auditor esterno visita la vostra sala metrologica

audit sala metrologica

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L'audit nella sala metrologica crea sempre qualche patema d'animo ai giovani Responsabili Qualità che si trovino a muovere i primi passi nella gestione di audit di terza parte. Proprio per questo motivo abbiamo deciso di concentrare la nostra attenzione in quest'area che è sovente fonte di non conformità.

Cosa vuole vedere un auditor che entra nella vostra sala metrologica? Vediamolo punto per punto:

  • evidenze che il vostro programma di calibrazione degli strumenti sia in linea con gli standard che citate come riferimento, con eventuali cogenze e con ciò che avete dichiarato nella documentazione di sistema. Queste evidenze saranno, naturalmente, in forma di documenti e registrazioni
  • la prova che tutte le persone che hanno a che fare con le attività di calibrazione degli strumenti comprendano i principi del Sistema Qualità che avete impostato e come questi si ripercuotano sul loro lavoro
  • evidenze che la calibrazione degli strumenti segua ciò che è indicato nelle procedure interne. Un auditor che dovesse vedere un tecnico che svolge un'operazione di calibrazione senza il supporto di una procedura, si sentirà libero di verificare se segua o meno gli step indicati nel documento e, soprattutto, se sa come comportarsi in caso di non conformità (notifiche di non conformità da parte dei clienti o misure fuori dalle tolleranze ammesse)
  • prove che la procedura di calibrazione degli strumenti stia effettivamente garantendo ai clienti prodotti e servizi di qualità. Calibrazioni fatte in ritardo rispetto a quanto stabilito e non conformità derivanti da una cattiva calibrazione degli strumenti lo metteranno sicuramente in allarme

Ci sono, poi, alcuni punti comuni a diverse realtà che spesso evidenziano mancanze più o meno gravi durante un audit nella sala metrologica. Esaminiamole insieme:

  • tracciabilità (storia della calibrazione dello strumento dall'ultimo intervento fatto, indietro fino allo standard di riferimento nazionale o internazionale) non corretta o addirittura inesistente
  • date di calibrazione presenti sugli strumenti non coincidenti con quelle indicate nel database o nel foglio di calibrazione
  • un elenco di strumenti calibrati tutti nella stessa data è un'altra cosa che potrebbe mettere in allarme l'auditor perché potrebbe pensare che quegli strumenti siano stati tutti calibrati ad hoc prima della verifica ispettiva di terza parte e che, nella realtà quotidiana si operi in maniera diametralmente opposta
  • firme mancanti sui rapporti di calibrazione
  • incapacità di eseguire il percorso di tracciabilità al contrario quando uno standard interno o esterno viene evidenziato come fuori tolleranza
  • etichette applicate sugli strumenti scadute
  • operatori che calibrano senza avere davanti una procedura di riferimento semplicemente perché "la conoscono a memoria"
  • campi non compilati nella documentazione relativa alla calibrazione (dati mancanti, semplicemente inutili o dimenticati?)
  • strumenti non registrati all'interno del database
  • strumenti da non utilizzare che non sono stati correttamente identificati

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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In ogni caso, spiegate agli uomini della sala metrologica che:

  • gli auditor prendono spesso nota di tutto ciò che vedono, sentono o leggono durante una verifica ispettiva. E' del tutto normale e non deve creare ansia
  • gli auditor chiedono di visionare evidenze oggettive ogni volta che viene fatta un'affermazione o che sollevano un'obiezione alla quale il personale risponde. Anche questo è del tutto normale perché devono provare ciò che è successo, quando e in quali circostanze
  • è assolutamente normale che le persone non ricordino tutto ed è per questo che possono contare su precisi riferimenti scritti. La cosa importante, come sempre, è sapere dove cercare. Questo è ben compreso da chi svolge la professione di verificatore di terza parte
  • la miglior risposta è sempre la più semplice e la più onesta. Gli auditor sono lì solamente per identificare evntuali problemi prima che lo faccia il cliente
  • non bisogna mentire ma occorre prestare attenzione anche a non dire più di ciò che viene richiesto. Limitarsi a rispondere alla domanda è spesso l'opzione migliore

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