ARCHIVIARE I DOCUMENTI

Staff di QualitiAmo

Qualche consiglio per gestire al meglio l'archiviazione fisica ed elettronica

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Senza un sistema di archiviazione adeguato, ogni organizzazione è destinata - prima o poi - ad affondare nel caos.
I raccoglitori diventano stracolmi e documenti importanti scompaiono inevitabilmente all'interno di pile di carta prive di alcun senso. Se tutto questo vi è familiare, fermatevi con noi a riflettere su quale sistema potreste utilizzare per ottimizzare la gestione dei documenti.

Per far fronte alla marea di documenti (o di informazioni documentate se vogliamo dirla con la nuova ISO 9001:2015), è fondamentale individuare il sistema di archiviazione più adatto a noi in modo da rendere il processo di gestione dei documenti un po' più chiaro ed efficiente.

Ci sono molti modi per archiviare i documenti. Proviamo ad analizzare insieme i più comuni.

Archiviazione in ordine cronologico

Per i documenti per i quali abbia un senso, l'archiviazione secondo un criterio cronologico può essere suddivisa per giorni, settimane, mesi o anni.

E' un sistema di archiviazione semplicissimo e alla portata di tutti che segue semplicemente le date dei documenti, ordinandoli in base ad esse.

Archiviazione in ordine numerico

In questo sistema di archiviazione i documenti vengono contrassegnati con numeri e poi archiviati secondo un ordine numerico.

Anche in questo caso si tratta di un sistema semplice e logico da gestire che si adatta particolarmente a quei documenti che hanno già un numero (ad esempio le fatture).

Archiviazione alfanumerica

Questo sistema di archiviazione si basa su una combinazione di lettere e numeri.

Il primo raggruppamento avviene mediante le lettere dell'alfabeto, mentre il secondo viene fatto seguendo la numerazione dei documenti.
Avremo dunque A1, A2, A3, ecc. e poi B1, B2, B3 e così via.

Archiviazione per parole chiave

Questo tipo di archiviazione va bene quando il contenuto del documento è più importante di altre informazioni come, per esempio, il nome del mittente. Ci vengono in mente gli elenchi dei gruppi di merci, i listini azionari, le mailing list, ecc.

Archiviazione per zona geografica

L'archiviazione per zona geografica si combina spesso con quella alfabetica e / o numerica.

E' l'ideale, ovviamente, se i documenti devono potersi trovare facilmente a seconda delle diverse zone geografiche del mondo.

Archiviazione per colori, simboli, icone

Un'archiviazione fatta in base ai colori, ai simboli o ad icone particolari (pittogrammi), solitamente va ad aggiungersi agli altri sistemi di classificazione.

Permette di trovare le informazioni più rapidamente perché le cose importanti vengono contrassegnate in maniera particolare.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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(Seconda parte)

PER SAPERNE DI PIU':

I requisiti relativi alla documentazione: il punto 4.2.1 della ISO 9001
Tenuta sotto controllo dei documenti: il punto 4.2.3 della ISO 9001
Elementi e requisiti del controllo documentale
Il piano della Qualità
Adeguare la gestione documentale alla ISO 9001:2008
Documentazione per la gestione della Qualità - ISO 10999
I documenti per gestire la Qualità
Terminologia: sistema di gestione documentale



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