ARCHIVIARE I DOCUMENTI - 2

Staff di QualitiAmo

Qualche consiglio per gestire al meglio l'archiviazione fisica ed elettronica

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(Prima parte)

L'archiviazione elettronica può essere una validissima alternativa all'archiviazione cartacea anche se bisognerebbe scegliere per ogni tipologia di documento quale delle due le si adatti meglio.

I documenti andrebbero organizzati in base alla frequenza di accesso creando alcune categorie ben precise di archiviazione come, ad esempio:

  • file di lavori in corso con tutti i documenti che vengono utilizzati più di frequente come i documenti dei progetti in corso, le registrazioni più recenti, le note personali, le offerte in attesa di una risposta da parte dei potenziali clienti, i documenti relativi agli appuntamenti con la clientela, ecc.
  • documenti dei quali si ha bisogno solo occasionalmente come, ad esempio, i progetti conclusi, le indicazioni relative al budget, ecc.

Una volta deciso quali documenti debbano essere assegnati a queste categorie (o ad altre che avrete deciso voi), potrete iniziare a progettare le sottocategorie che possono esservi più utili come ad esempio quelle di:

  • clienti
  • fornitori
  • progetti
  • ecc.

Decise categorie, sottocategorie ed, eventualmente, modelli (come - ad esempio - lettere, promemoria ecc.) imposterete in elettronico le voci appropriate alla struttura che avete progettato e farete in modo di allineare la struttura di archiviazione ipotizzata con le varie sottodirectory.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Per gestire efficientemente un archivio elettronico dovrete, infine:

  • eseguire regolarmente un backup dei dati;
  • eliminare tutti i file che non sono più necessari;
  • evitare cartelle doppie o triple

PER SAPERNE DI PIU':

I requisiti relativi alla documentazione: il punto 4.2.1 della ISO 9001
Tenuta sotto controllo dei documenti: il punto 4.2.3 della ISO 9001
Elementi e requisiti del controllo documentale
Il piano della Qualità
Adeguare la gestione documentale alla ISO 9001:2008
Documentazione per la gestione della Qualità - ISO 10999
I documenti per gestire la Qualità
Terminologia: sistema di gestione documentale



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