UN APPROCCIO SISTEMICO PER
MIGLIORARE LE PERFORMANCE

Staff di QualitiAmo

Riconoscere i limiti della propria organizzazione per migliorare

approccio sistemico

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Intere settimane passate senza che il personale sia disponibile a fare riunioni o ad incontrare clienti, ritardo nell’evasione degli ordini, procedure inconsistenti, morale dei lavoratori a terra, insoddisfazione della clientela, reclami, materiali mancanti, costi fuori controllo. Se qualcosa di questo elenco vi suona familiare, forse nella vostra organizzazione manca qualcosa di fondamentale: un approccio sistematico per risolvere le problematiche legate ai processi.

L’immagine con la quale si presenta un’organizzazione è fondamentale in un clima caratterizzato dalla crisi e da una forte concorrenza. Non sarebbe fantastico riuscire a tutelarla aumentando – nello stesso tempo – i profitti, la soddisfazione dei clienti e il morale dei collaboratori?
Un approccio sistematico significa:

  • misurare
  • analizzare
  • migliorare il proprio modo di fare business identificando le aree che presentano maggiori criticità e che, se migliorate, potrebbero portare risultati a livello di mercato, di velocità nello svolgimento del lavoro e nella riduzione dei costi

Il credo che deve stare alla base di questo importante lavoro è che ridurre le variazioni delle performance di prodotti e servizi porta grandi miglioramenti nella comprensione e anticipazione delle necessità della clientela, conducendo anche ad una sensazione di maggiore valore percepito e alla fidelizzazione dei clienti. Tutto questo, in definitiva, porta a ritorni di tipo finanziario.

Siete ancora convinti di non avere bisogno di un approccio di tipo sistemico alla riorganizzazione del vostro lavoro? Provate a farvi delle semplici domande:

  • i vostri processi si spostano di continuo verso una maggiore efficienza?
  • Ci sono dei colli di bottiglia che rallentano l’intero flusso e che non siete ancora riusciti ad affrontare?
  • I processi soddisfano i clienti?

Rivolgere domande ai collaboratori, ai fornitori e ai clienti vi permetterà di avere una percezione migliore di come lavorate. Iniziate a chiedervi:

  • Qual è la prima cosa che avviene?
  • Qual è la seconda?
  • Da dove provengono i materiali?
  • Come si spostano lungo il processo?
  • Chi decide?
  • Cosa succede a seconda del tipo di decisione presa?
  • C’è qualche altra cosa da fare a questo punto?
  • Come prosegue il percorso del prodotto o del servizio?
  • Quali rilievi e misurazioni vengono fatte sul prodotto o sul servizio in ogni fase del processo?
  • Come viene misurato il processo?
  • Cosa succede se qualcuna di queste misurazioni risulta fuori tolleranza?

Ecco, questi sono i primi passi per avviare un’indagine seria su come lavorate perché - spesso - si hanno a disposizione centinaia di dati ma, ad un’analisi più stringente, essi risultano inaffidabili o di difficile accesso. Sapere tutto in merito al tempo di evasione di un ordine ma non sapere davvero nulla dell’esperienza che un cliente ha avuto presso la nostra organizzazione a cosa serve?
Provate a ricostruire passo, dopo passo come lavorate o a “tracciare la balena”, come dicono gli americani. Rilevate tutto ciò che è possibile lungo il percorso che prodotti e servizi compiono all’interno della vostra organizzazione, proprio come gli etologi studiano il comportamento delle balene ricostruendone abitudini migratorie, preferenze alimentari, cure parentali, ecc. Questa sarà la nuova base dati sulla quale iniziare ad impostare alcuni importanti ragionamenti.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Una volta ricostruito ciò che fate, una metodologia che può supportarvi nel migliorare il vostro lavoro è il Lean thinking che si concentra su:

  • riduzione del lead time e dei cicli di lavoro
    • Riduzione dei WIP (Work In Progress)
  • L’aumento dei prodotti o dei servizi che hanno completato il loro iter in un certo periodo di tempo
  • L’aumento della capacità dei colli di bottiglia
  • Una maggiore focalizzazione sul takt time
  • Un’analisi approfondita dei punti del processo dove si perde tempo e si creano ritardi
  • Uno studio dei vincoli relativi alla capacità di un processo
  • Un aumento del tempo in cui si aggiunge valore al prodotto o al servizio, rapportato al tempo totale
  • Una riduzione delle operazioni prive di valore aggiunto

PER SAPERNE DI PIU':

Peter Senge e il pensiero sistemico


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