ANDARE NEL GEMBA

Staff di QualitiAmo

Impariamo insieme come fare le gemba walk

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"Dovrebbero servirvi ore per compiere cento metri ogni volta che entrate nella vostra organizzazione. Se li percorrete velocemente, significa che nessuno fa affidamento su di voi".
(Taichi Ohno)

Recentemente la rivista "Quality Progress" ha affrontato l'argomento delle "gemba walks" ovvero delle passeggiate nel gemba che è la parola giapponese che definisce il vero posto dove si fa qualcosa, ovvero i reparti di produzione, gli uffici, le aule scolastiche, gli sportelli di un servizio pubblico, il pronto soccorso, ecc.
Il testo ci è sembrato interessante e abbiamo deciso di proporvi alcuni spunti che possono tornare utili a quanti decidessero di implementare questo utilissimo strumento della Qualità.

Fate attenzione a non confondere le gemba walk con l'MBWA, acronimo che indica il "management by walking around" (letteralmente gestire passeggiando) e che indica che un lavoro viene svolto con la presenza sul campo del responsabile o che il responsabile fa sporadicamente una chiacchierata di un quarto d'ora con i collaboratori per esaminare, ad esempio, gli indicatori o per verificare l'avanzamento delle attività.
Le passeggiate nel gemba sono puntuali, durano più tempo e fanno parte di un programma ben preciso per migliorare i processi.

Le passeggiate nel gemba sono state inventate da Toyota e servono per porre domande a chi lavora, per ricevere da essi risposte, per individuare eventuali problemi e opportunità, per insegnare, per rimanere in contatto con la realtà, per sostenere con tutto il supporto necessario la maturazione della propria organizzazione, per accrescere le conoscenze dei lavoratori, chiarire loro quale parte abbiano all'interno del sistema e costruire con loro delle vere e proprie relazioni di fiducia.

Le passeggiate nel gemba sono importanti perché gli indicatori non ci raccontato tutto su come venga applicata la Qualità nelle nostre realtà. Gli indicatori, infatti, misurano solamente ciò che si può misurare e molto di ciò che è importante in questo contesto non è misurabile perché nascosto.
Dedicandosi con costanza a questa pratica si può iniziare a vedere sotto la superficie dell'apparenza e capire davvero cosa succede durante lo svolgimento dei processi.

Non sottovalutate mai l'importanza di vedere dal vivo come funziona una cosa perché le vostre opinioni su come dovrebbe funzionare potrebbero scontrarsi duramente con la realtà.
Sperimentare le cose nella realtà invece di ragionare solamente su flussi cartacei ci permette di farci e di fare delle domande, di chiederci e di chiedere "perché" succedano certe cose e di raccogliere tutti gli elementi necessari per migliorare.

Perché questo strumento possa essere utilizzato al meglio, è necessario che chi si dedica alle gemba walk abbia l'umiltà necessaria per approcciarsi alle persone e per parlare con loro anche allo scopo di imparare qualcosa.
Ricordate sempre che W. Edwards Deming sosteneva che l'85 o addirittura il 95 per cento dei problemi sono legati ai processi o al sistema e non alle singole persone. Le passeggiate nel gemba vi offrono l'opportunità e l'approccio strutturato necessari per portare allo scoperto i problemi che ristagnano sotto una superficie di apparente normalità.

Recandosi presso ogni postazione di lavoro, si potrà vedere direttamente se le persone:

  • capiscono quale sia lo scopo del loro lavoro (basterà, ad esempio, chiedere quale sia lo scopo primario di ogni singola attività);
  • comprendono e seguono gli standard di riferimento come, ad esempio, procedure, istruzioni di lavoro, norme,specifiche, ecc. (in questo caso si chiederà quali siano i passaggi fondamentali di un certo processo e come ogni persona sia sicura di aver fatto un buon lavoro, oppure come misurino i loro risultati per rendersi conto se abbiano lavorato bene o male o, ancora, come possono essere sicuri di aver fatto le cose per bene);
  • sono in grado di identificare i problemi e di investigarne le reali cause (chiederemo, ad esempio, come mai ci siano statio scarti, rilavorazioni, ritardi, errori oppure come agiscano quando un problema si ripete o, ancora,quali contromisure prendano, se verifichino o meno se la soluzione scelta sia stata la migliore, ecc.)

Per impostare il lavoro, focalizzatevi su un argomento particolare, definite obiettivi e aspettative, identificate il processo di riferimento e le risorse impiegate, stabilite le priorità (ad esempio l'implementazione delle 5S, la verifica della sicurezza, ecc.) e stabilite la cadenza delle gemba walk (possono essere quotidiane, settimanali o mensili a seconda di ciò che volete ottenere).

Se mostrerete la pazienza e il rispetto necessari, la verità verrà a galla. Ricordate che le domande migliori sono quelle per aiutano chi risponde ad individuare le risposte in autonomia.
Non fate l'errore di approcciarvi ai vostri colleghi con l'atteggiamento tipico di chi giudica o cerca di cogliere qualcuno in fallo perché non è così che riuscirete ad avere una disucssione franca con chi sta lavorando.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Se le persone capiranno perché vi dedicate alle gemba walk e comprenderanno come il loro apporto sia fondamentale per la buona applicazione di questo strumento, vi daranno tutto il supporto necessario.

Create l'ambiente adatto e le vostre "passeggiate" daranno i frutti sperati!

PER SAPERNE DI PIU':

Gemba walk: uno strumento fondamentale per applicare la Qualità


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