REDIGERE E DIFFONDERE LA POLITICA
DELLA QUALITA'

Rendere "viva" la Politica della Qualità

brainstorming

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Perché la Politica della Qualità spesso resta "lettera morta"?

Quante volte vi è capitato di vedere una bacheca con un foglio ingiallito e impolverato che dovrebbe rappresentare la Politica della Qualità del vostro fornitore, di un cliente, del veterinario certificato al quale affidate il vostro cane o nella banca dove depositate i vostri risparmi?
E quanti consulenti possono dire di aver visto una Politica della Qualità davvero "viva" e sentita all'interno delle organizzazioni che hanno visitato?

Il lavoro che abbiamo provato a fare insieme sul forum di QualitiAmo mirava proprio a stabilire le regole per redigere un testo che potesse rispecchiare davvero la Politica della Qualità di un'organizzazione e non assomigliare al solito bel compitino realizzato con il copia-incolla di testi che abbondano in rete.

Una Politica su due livelli?

Durante il brainstorming di gruppo, è emersa la necessità di spiegare a fondo da dove nasca e su cosa si fondi la nostra Politica. Spesso questa analisi viene trascurata a vantaggio della sintesi che prevede, di prassi, che valori fondanti, visioni, missione e obiettivi vengano condensati in una paginetta da appendere nella famosa bacheca o da includere nel Manuale della Qualità.

Analisi e sintesi, però, non si escludono a vicenda ma possono tranquillamente coesistere se ci affidiamo a due documenti che avranno un significato e una diffusione differenti:

  • documento di sintesi - sarà la classica enunciazione della Politica della Qualità. Molto breve, con una grafica accattivante che permetta di fissare i concetti principali evidenziandoli e sostenendoli con frasi a effetto.
    Queste poche righe dovranno far capire chi è l'azienda, qual è il suo dna, cosa fa e come lo fa.
    Verrà posizionato nei punti strategici dell'organizzazione per essere assimilato dai collaboratori
  • documento di analisi - avrà un respiro più ampio perché conterrà una descrizione dettagliata dei valori che ci hanno permesso di formulare la nostra Politica, della visione a medio termine di ciò che vogliamo ottenere lavorando in Qualità e di come intendiamo farlo.
    Questo secondo documento potrà essere distribuito ai clienti, ai fornitori, all'ente di certificazione e verrà utilizzato durante la formazione dei collaboratori permettendo, così, di non relegare la Politica a semplice enunciato, rendendola viva e calata nella realtà di tutti i giorni.

Il coinvolgimento della Direzione

Su una cosa siamo stati subito tutti d'accordo durante il nostro lavoro di gruppo: non esiste Politica se la Direzione non è in grado di redigerla e trasmetterla. In poche parole, le persone non credono ad un testo scritto ma alle azioni che vedono quotidianamente e che vengono avallate dal management.

Il concetto che dovrete far passare, dunque, è che sarà del tutto inutile riempire un foglio di belle parole se poi non si ha l'intenzione di mettere in pratica quanto è stato scritto.
Meglio procedere per gradi ma fare tutto ciò che promettiamo sulla carta.

Come procedere in pratica

La prima cosa da fare sarà quella di abbozzare i contenuti della Politica tramite una breve intervista alla Direzione che sarà così articolata:

  • dove vuole essere fra due anni grazie al lavoro di questa azienda?
  • Perché?
  • Come pensa di arrivarci?
  • In quale modo pensa che la Qualità potrà supportarla in questo lavoro?

Se il botta e risposta sarà stato sincero e costruttivo, avrete in mano tutti gli elementi che vi servono per preparare una Politica della Qualità realistica e facilmente assimilabile da chiunque lavori nella vostra organizzazione.

Un esempio

Questo è un esempio che è stato elaborato dal nostro gruppo:

Vogliamo essere tra i primi fornitori del mercato italiano/Europeo per:

  • conoscere le esigenze e i bisogni dei nostri clienti attraverso la cura della comunicazione diretta con loro
  • capire come si sviluppa il nostro settore di mercato ed essere sempre all'avanguardia
  • essere coloro che portano innovazione nel nostro mercato: non ci è mai piaciuto “copiare” perché chi copia arriva sempre secondo, anzi ultimo
  • ricordare costantemente che il successo dei nostri clienti corre parallelamente al nostro

Per arrivare a tanto, siamo consci che dobbiamo:

  • far confluire nella nostra cultura aziendale il principio del miglioramento continuo, applicandolo day by day a livello personale e di team
  • essere convinti che la nostra prima ed insostituibile risorsa è costituita dalle persone, con le loro competenze ed esperienze, con l'esperienza dei più anziani e l'entusiasmo dei più giovani, con la loro creatività e con la voglia di essere squadra.
    Per il nostro successo, siamo convinti che sia essenziale che chi lavora con noi sia orgoglioso di ciò che fa e del perché lo fa
  • ricordare di avere il potenziale necessario per colmare alcune lacune che presenta il mercato e provare ad imporci come un punto di riferimento per i nostri clienti
  • considerare i nostri Fornitori dei partner, piuttosto che dei semplici prestatori di opera e materiali, per condividere con loro (anziché imporre) le nostre esigenze e le nostre aspettative, anzi le aspettative dei nostri Clienti dato che portiamo queste ultime nella nostra squadra allargata

Siamo orgogliosi di quello che facciamo e vogliamo che anche i nostri clienti siano orgogliosi di utilizzare i nostri prodotti. Per questo la nostra squadra ce la sta mettendo tutta.

Buon lavoro!

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Gli obiettivi

A tutto questo dovremo aggiungere gli obiettivi che serviranno per pianificare le attività volte a trasformare questa serie di buone intenzioni in una strada da percorrere giorno dopo giorno.
Eccovi alcune tracce elaborate dal nostro gruppo:

  • Commerciale: approfondire in fase di offerta / primo contatto le esigenze specifiche di ogni cliente per consigliarlo al meglio, guidandolo all'interno della nostra vasta gamma di prodotti e / o proponendogli personalizzazioni specifiche per esigenze di qualità e precisione speciali
  • Produttivo / Organizzativo: migliorare il nostro sistema di pianificazione per ridurre i tempi di consegna in modo drastico, grazie alla nuova visione di lean production che stiamo implementando con successo
  • ...

Buona lettura. Vi aspettiamo sul forum per i commenti.

PER SAPERNE DI PIU':

La Politica per la Qualità
I documenti per gestire la Qualità
Il punto 5.3 della ISO 9001
Il punto 4.2.1 della norma
La Politica della Qualità


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