IL PROJECT PLAN - WORK BREAKDOWN
STRUCTURE

La seconda parte di un Project Plan: realizzare la Resource list

work breakdown structure

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(Prima parte: lo Statement of work - SOW)

(Seconda parte: La Resources list)

La Work Breakdown structure

Si definisce Work Breakdown Structure (WBS o Struttura Analitica di Progetto) un diagramma molto utilizzato nell'ambito del Project management che evidenzia, in maniera organizzata, le attività di un progetto.

La WBS definisce le attività da sviluppare mettendole in relazione tra loro e descrivendo tutto ciò che è necessario per poterle realizzare. Graficamente è spesso rappresentata da un diagramma ad albero ma può essere resa anche con una semplice lista di elementi (categorie ed attività).

Spesso, quando si pianifica un progetto, ci si riferisce a strumenti quali il diagramma di Gantt, associando la gestione del progetto al suo sviluppo temporale. Come vedremo, però, questo non è assolutamente sufficiente per gestire al meglio una serie di attività complesse.
In realtà, l'approccio alla pianificazione di un progetto dovrebbe seguire lo schema seguente:

  • contenuti (scopo del progetto)
  • elementi che lo compongono
  • definizione delle tempistiche delle attività

Partendo, dunque, dalla definizione dei contenuti, possiamo ricostruire lo schema delle attività fino ad arrivare alla realizzazione della schedulazione e del conseguente diagramma di Gantt.

Questo strumento è utilissimo per gestire progetti grandi e complessi che, mediante diagrammi che vanno sempre più nel dettaglio, vengono scomposti per essere compresi meglio e per portare a termine più facilmente il lavoro. Una WBS può articolarsi in un numero qualsiasi di livelli.

Spezzare il progetto in fasi e organizzare ogni fase in maniera logica tramite una WBS permetterà di capire meglio:

  • cosa c'è da fare
  • chi deve compiere le varie attività
  • qual è lo scopo del progetto
  • quanto può costare

Definendo sottosistemi sempre più piccoli, si arriva all'individuazione di pacchetti di attività (work package) che permettono di identificare chiaramente compiti attribuibili alla responsabilità di un'unica risorsa, definendoli in modo tale che possano essere pianificati, legati ad una voce di budget e, infine, controllati.

Costruire una WBS

Quando progettate una Work Breakdown Structure, cercate di pensare a come la utilizzerete.

I passi per realizzarla sono:

  • individuazione delle figure interessate (stakeholder) e loro coinvolgimento nella determinazione della struttura
  • identificazione dei work package (livello di dettaglio che permette di organizzare le attività, costificarle, programmarle e controllarle singolarmente) e dei loro responsabili
  • stima dei tempi, dei costi da sostenere e delle risorse da impiegare
  • definizione di input e output per ogni work package
  • elenco dei documenti relativi al pacchetto di attività

In particolare, una WBS dovrà:

  • essere compatibile con il lavoro che verrà fatto e con la gestione dei costi e della pianificazione delle attività
  • dare la giusta visibilità alle attività importanti o rischiose (comprese quelle affidate all'esterno)
  • permettere la mappatura dei requisiti, dei piani, dei test e degli output attesi
  • individuare tutti gli elementi collegati direttamente al prodotto o servizio che si vuole realizzare con il progetto
  • individuare tutte le componenti che contribuiscono in maniera indiretta alla realizzazione del progetto (es. attività relative alla gestione del progetto, alla gestione della Qualità, ecc.)
  • eliminare eventuali sovrapposizioni nella definizione dei limiti tra due attività della WBS
  • fornire una classificazione degli scopi del progetto
  • permettere di pianificare, monitorare e comunicare l'evoluzione del progetto
  • essere un importante strumento di comunicazione con i diversi stakeholder: dalla direzione al committente, dai fornitori al team di progetto
  • avere la visione complessiva del progetto
  • comparare differenti proposte di progetto
  • monitorare il progetto ed i suoi stati di avanzamento
  • permettere di ricavare dati storici utili per mettere a punto progetti futuri
  • consentire di identificare i modelli di riferimento di progetti da utilizzare nella progettazione e pianificazione di progetti futuri
  • permettere una più precisa illustrazione dei contenuti e dei risultati del progetto

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Per iniziare a costruire una WBS occorrerà raccogliere tutte le informazioni relative al progetto (eventualmente in una sessione di brainstorming) e cercare di definire tutte le componenti del progetto da realizzare.

Ogni Work Breakdown Element rappresenterà un'attività per la quale deve essere possibile definire:

  • una precisa descrizione del lavoro da compiere
  • la durata
  • le risorse che realizzeranno l'attività e la responsabilità dell'esecuzione
  • il costo
  • le rilevazioni di avanzamento lavori
  • i fornitori
  • le attrezzature
  • i responsabili
  • le interrelazioni tra i vari enti interessati

Nei prossimi giorni prenderemo in esame il diagramma delle tempistiche. Non mancate!

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