I FATTORI DI CONTESTO DEI
TEAM 2

Staff di QualitiAmo

Quali sono i fattori del contesto in cui operano i gruppi di lavoro che possono influenzarli direttamente o indirettamente?

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(Parte prima, Parte seconda, Parte terza, Parte quarta,Parte quinta)

Continuiamo il nostro discorso sui fattori di contesto che agiscono sull'efficacia del team building, prendendo in considerazione quelli legati alla specificità del gruppo.

Specificità di gruppo

I principali fattori specifici di gruppo che possono influenzarne l'efficacia sono riconducibili alla sponsorship, alla struttura, allo status e alla composizione del team. In questo articolo inizieremo ad esaminare la sponsorship.

Anche se prevalentemente impiegati nei contesti sportivi e pubblicitari, i termini "sponsor" e "sponsorship" sono ormai entrati anche nel linguaggio manageriale.
Già l'etimo esprime al meglio il ruolo e la responsabilità dello sponsor, cioè di "colui che sposa, che promette solennemente". Nell'accezione anglosassone è "il padrino, colui che tiene a battesimo, il garante".

Il ruolo dello sponsor, le sue responsabilità e le leve di intervento sono fattori critici di successo (o insuccesso) del lavoro di gruppo. Il sostegno dello sponsor al team può avvenire attraverso diverse modalità, da valutare e impiegare in funzione del grado di complessità del progetto. Di seguito ricordiamo i più importanti.

Goal setting: la definizione degli obiettivi non può essere delegata totalmente al team leader e al suo team. Lo sponsor ha il diritto e il dovere di fornire indicazioni generali, utili per la definizione degli obiettivi di lavoro di gruppo e ciò in ragione del fatto che lo sponsor ha maggiori informazioni circa l'orientamento strategico dell'impresa.
Lo sponsor è anche responsabile dell'approvazione degli obiettivi finali del lavoro del team.

Risorse: lo sponsor deve aiutare il team nel reperimento di tutte le risorse (interne ed esterne) necessarie al buon andamento del lavoro.
La sua influenza può essere utilmente impiegata specie nella negoziazione con i responsabili delle unità organizzative da cui vengono scelti i componenti del team. Si tratta di un ruolo "politico" utile per supportare considerazioni relative allo scambio tra i contributi richiesti alle unità organizzative (le competenze delle persone) e i possibili ritorni (arricchimento di tali competenze).

Comunicazione: lo sponsor deve preoccuparsi che l'attività svolta dal team sia nota a tutta l'organizzazione. All'aumentare del grado di innovazione del lavoro in gruppo aumenta il ruolo dello sponsor nei processi di orientamento degli attori organizzativi verso il cambiamento e, di conseguenza, la comunicazione assume le caratteristche di processo forte per influenzare il contesto.
Ciò comporta la scelta delle modalità di comunicazioni più efficaci, in relazione al tipo di progetto e alla cultura dell'impresa.
Conviene sempre presentare il lavoro del gruppo in un contesto appropriato (comitati, riunioni ad hoc, ecc.) e lo sponsor è sempre coinvolto nella comunicazione perché, sia attraverso la scelta delle modalità di comunicazione sia attraverso i suoi comportamenti di relazione, egli veicocola non solo informazioni, ma atteggiamenti emotivi, valori, nuovi modi di vedere i problemi e quindi può utilizzare tutta la gamma degli strumenti di persuasione disponibili.
I comportamenti dello sponsor diventano, quindi, strumenti e momenti di comunicazione. Questa posizione, particolarmente esposta, richiede allo sponsor una precisa consapevolezza "sistemica", cioè la disponibilità a percepirsi sempre e comunque come un elemento che influenza fortemente il sistema.

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Visibilità continua: lo sponsor deve garantire al team la continua visibilità delle attività di progetto e del loro stato di avanzamento, cogliendo le occasioni valide per ricordare a tutta l'organizzazione che il team esiste e che sta lavorando.
Il ruolo dello sponsor e il successo del team sono legati da un circolo virtuoso (o vizioso) poiché il successo del gruppo è anche profondamente legato al prestigio dello sponsor all'interno dell'organizzazione, il quale spende la sua credibilità e reputazione, credendo nel team e nell'attività svolta.
D'altra parte il buon esito del lavoro di gruppo aumenta la reputazione e il prestigio dello sponsor, garantendogli fiducia e collaborazione da parte di tutta l'organizzazione.

Nei prossimi giorni continueremo il nostro discorso sui fattori di contesto legati alla specificità di gruppo, parlando della struttura del team.

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