A3 - INTRODUZIONE - 2

Staff di QualitiAmo

Impariamo a conoscere lo strumento A3

A3-introduzione

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(Prima parte)

L'A3 è un sistema semplice ma rigoroso per l'implementazione della gestione secondo il ciclo PDCA. Consiste in un documento composto da una sola pagina che serve per registrare i risultati principali derivanti dall'applicazione del ciclo di Deming.

Questo modello di report serve come linea guida per affrontare in modo rigoroso e sistematico le vere cause che hanno generato un problema.

Questa tipologia di documenti fa in modo che i dati in essi contenuti vengano presentati chiaramente e, proprio grazie a questo, possano essere discussi, esaminati e - una volta individuato come affrontarli - utilizzati come base per un piano di intervento.
Questo strumento, inoltre, invita a fare ulteriori riflessioni per interiorizzare ciò che è avvenuto, documentarlo e utilizzarlo per l'apprendimento futuro.

Il sistema ideale per l'utilizzo di uno strumento come questo è quello che comprende processi di avvicinamento ai problemi e di follow-up in seguito alla loro chiusura.
Un documento da solo, naturalmente, non potrà fare la differenza e questo spiega come mai tante aziende, pur applicando questo tool di Toyota, non siano arrivate nemmeno vicino ai suoi risultati. Limitarsi semplicemente a compilare un report in formato A3, infatti, significherà ben poco per un'organizzazione in l'assenza di processi adeguati.

Il foglio A3 è uno strumento potente se ben utilizzato.
Stabilisce una struttura "blindata" per l'attuazione del ciclo PDCA e ci aiuta a raccogliere le idee su come affrontare un problema, facilitando un allineamento all'interno dell'organizzazione per gestire al meglio il piano di intervento.

Come abbiamo spiegato prima, però, l'A3 - proprio come qualsiasi altro strumento - va utilizzato secondo certe regole e,in questo caso, il tool è sicuramente meno importante del pensiero che sta dietro al suo utilizzo.
Senza un quadro più ampio in mente, anche una stretta aderenza alle linee guida per preparare un buon foglio A3, sarebbe inutile perché darebbe corpo alla forma e non alla sostanza.

Il tipo di ragionamento che deve stare alla base dell'utilizzo di questo strumento è, purtroppo, abbastanza raro nella maggior parte delle organizzazioni anche se è in grado di creare una forza lavoro estremamente efficace nel suo modo di lavorare.
Partiamo col dire che i report A3 non possono essere redatti in modo isolato da qualcuno che lavora esclusivamente nel proprio cubicolo. Alla base del suo utilizzo, infatti, c'è un processo che richiama un insieme di comportamenti che possono avere luogo solamente grazie alla collaborazione tra le persone.

La crescita e lo sviluppo delle persone all'interno di un'organizzazione è una priorità assoluta nelle aziende come Toyota che fanno uso dell'A3. Diremo di più: queste aziende utilizzano il foglio A3 anche come strumento per coltivare l'empowerment dei propri uomini.

La mentalità che deve stare dietro alla preparazione di un foglio A3 si basa su sette elementi:

  • processo di pensiero logico: prima di ogni altra cosa, per poter applicare degnamente lo strumento A3, le persone devono essere in grado di pensare ed agire razionalmente gestendo al meglio un intero processo di problem solving.
    La struttura di base e la tecnica incarnati da questo foglio sono una combinazione di disciplina miscelata con una buona dose di metodo scientifico. Spesso la mancata risoluzione dei problemi e la principale causa delle decisioni sbagliate poggiano sull'incapacità di distinguere correttamente tra causa ed effetto. La triste realtà è che le organizzazioni devono affrontare e risolvere un numero infinito di problemi ma hanno solo una limitata quantità di risorse disponibili per contrastarli. Le aziende di successo sono quelle in grado di far crescere le persone in modo da aiutarle a riconoscere i problemi più importanti affinché li possano risolvere più rapidamente ritrovandosi ad essere più efficienti.
    I benefici non sono solo in termini di risultati raggiunti. Ragionare secondo la logica del foglio A3 permette anche di creare un approccio coerente ai problemi per classi, in modo che i membri dell'organizzazione passino meno tempo a cercare di capire cosa sta succedendo. Ecco perché chi comprende a fondo questo tipo di approccio riesce ad avere un minore spreco di risorse e ad essere più mirato e produttivo

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

(Terza parte)

PER SAPERNE DI PIU':

Problem solving: A3
A3: uno strumento importante che si inserisce nel ciclo PDCA
Lo strumento A3: scopo, elementi, step di realizzazione e utilizzo
Il foglio A3 per il Problem solving
Report A3
I fogli A3 per il Problem solving



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