PROJECT MANAGEMENT: L'ABC - 4

Le basi del Project management"

Articolo di Staff di QualitiAmo

project management

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(Seconda parte)

(Terza parte)

Un Project Manager viene valutato anche in base alla sua capacità di completare un progetto nel rispetto del budget stanziato. In effetti, se l'intero progetto e le risorse allocate vengono gestiti in modo efficace e il calendario dei lavori viene rispettato, non ci dovrebbero essere sorprese e il tutto non dovrebbe costituire un problema.

Tuttavia, questo aspetto della gestione dei costi richiede tutta l'attenzione possibile da parte del responsabile del progetto che, ad esempio, dovrebbe gestire in maniera maniacale solamente il numero limitato di voci che davvero andranno a incidere pesantemente sul budget (ricordiamo il principio di Pareto dell'80-20).
Sarebbe il colmo, infatti, che per seguire le variazioni di centesimi di certe voci del budget di progetto (ad esempio quelle delle materie prime in un mercato molto competitivo che dovrebbero avere un prezzo abbastanza prevedibile), si perdessero di vista le voci che potrebbero davvero fare la differenza a livello di costi (basti pensare al costo di un sistema di trasporto con specifiche prestazionali superiori normale al normale che si stima essere più costoso ma che è difficile determinare esattamente).
Per un elemento costoso, che può essere presente in una quantità significativa all'interno del progetto, si cercherà - ovviamente - di fare una stima quanto più realistica possibile ma si terrà conto del fatto che il costo stimato di quell'elemento è incerto, includendo nel budget di progetto una certa flessibilità che possa coprire eventuali piccoli sforamenti relativi a questa voce.

Un budget di progetto è costituito, dunque, dal costo stimato più una sorta di indennità per coprire costi non stimabili alla perfezione.
Il lavoro del project manager sarà, ovviamente, quello di mantenere il costo effettivo alla pari o inferiore al costo stimato in modo da non dover utilizzare qualla parte di risorse economiche stanziate per massimizzare il profitto che la società potrà guadagnare dal progetto.

Per aumentare le possibilità di centrare il budget del progetto, occorrerà controllare molto bene il rispetto della pianificazione effettuata visto che la causa più comune di uno sforamento nel budget è dovuta proprio allo sforamento dei piani.
Affrontare professionalmente la programmazione del progetto non garantisce certamente il rispetto del budget ma aumenta in modo significativo la possibilità che tutto proceda per il meglio .

In ultimo, ricordiamo che per avere una ragionevole certezza di un contenimento dei costi è importante che venga rispettato il campo di applicazione e lo scopo del progetto. Non permettete che la portata del progetto si sposti verso l'alto senza ottenere i necessari adeguamenti del budget e / o delle tempistiche.

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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La gestione di progetti di successo non è un'arte ma una scienza che si pratica con una buona pianificazione e con tutti i necessari monitoraggi.

PER SAPERNE DI PIU':

Project management: un'introduzione
Gestire i progetti in un'ottica di Qualità
Le competenze del Project manager
Le caratteristiche del Project manager
L'infrastruttura del Project management
Il Project plan - la Work Breakdown Structure
Il Project plan - lo Statement Of Work
Il Project plan - la lista delle risorse
Attivare un team di progetto
Le fonti di rischio in un progetto
Affrontare i rischi di un progetto
Il ruolo del Responsabile Qualità nella gestione di un progetto
Redigere il Project plan di un progetto della Qualità
Modulo per il project planning
Guidare la riunione del varo di un progetto
Valutare la qualità di un progetto
Valutare la qualità di un progetto (2)
Gestire i collegamenti vincolanti
Il mansionario del Direttore dell'Ufficio Tecnico
Note utili per redigere la procedura di progettazione
Progettare
La gestione collaborativa dei progetti
I libri: Six Sigma Project management
I libri: Project & Process Management. La gestione integrata di progetti e processi: una sfida organizzativa
La review di un progetto



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