PROJECT MANAGEMENT: L'ABC - 3

Le basi del Project management"

Articolo di Staff di QualitiAmo

project management

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(Prima parte)

(Seconda parte)

La gestione del tempo è un'abilità di fondamentale importanza per qualsiasi project manager. Coloro, infatti, che riescono ad effettuare e a rispettare una buona pianificazione del progetto, hanno molte probabilità di rimanere all'interno del budget di progetto e, quindi, di soddisfare facilmente almeno due dei tre vertici del famoso triangolo della progettazione (tempi, costi, qualità).

La causa più comune di sforamento del budget di progetto, infatti, è proprio una gestione non corretta del programma stabilito, inteso come definizione:

  • della durata degli stessi
  • delle risorse assegnate
  • delle dipendenze
  • delle attività
  • dei compiti
  • della pianificazione di ciò che va fatto prima e di ciò che va fatto dopo
  • del percorso critico
  • ecc.

Ogni progetto può essere suddiviso in una serie di attività che devono essere eseguite nell'ordine prestabilito.
Per preparare un buon calendario di progetto, il project manager deve capire:

  • quali siano i compiti da svolgere
  • quanto tempo ci vorrà
  • di quali risorse abbia bisogno
  • in che ordine vadano fatte le cose

Ognuno di questi elementi, infatti, ha un rapporto diretto con la pianificazione del progetto.
Se si omette un compito, il progetto non sarà completato.
Se si sottovalutano il tempo o la quantità di risorse necessari per svolgere un'attività il vostro programma andrà in ritardo.
Se si commette un errore nella sequenza dei compiti, la pianificazione sarà da rivedere.

Per pianificare al meglio un progetto conviene seguire i seguenti step:

  • elencare, in ordine, tutte le attività che devono essere completate
  • assegnare ad ogni attività la tempistica di esecuzione
  • allocare le risorse necessarie
  • determinare per ogni attività quali compiti debbano essere completati prima e quali non possono iniziare che dopo un altro

La difficoltà nella gestione di un progetto è che di rado abbiamo a disposizione risorse sufficienti e il tempo necessario per completare le attività in modo sequenziale. Pertanto, le attività devono essere sovrapposte in modo da venir portate avanti contemporaneamente. Fortunatamente i software per la gestione del progetto semplificano notevolmente il compito di creare e gestire la pianificazione, gestendo per voi le iterazioni.

Quando avrete elencato tutte le attività, vedrete che alcune hanno un minimo di flessibilità nel loro espletamento mentre altre non ne hanno affatto e devono essere completate necessariamente entro una certa data. Se riuniamo tutti i compiti che non hanno flessibilità, otteniamo il cosiddetto percorso critico che ci segnala che tutte le attività che troviamo lungo questa linea (e ce ne possono essere parecchi di questi percorsi che scorrono in parallelo) devono essere completate in tempo per assicurare che l'intero progetto rispetti le specifiche temporali previste per il suo completamento.

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LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

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Il compito del Project Manager per ciò che concerne la gestione delle tempistiche sarà, quindi, quello di gestire il percorso critico.

(Quarta parte)

PER SAPERNE DI PIU':

Project management: un'introduzione
Gestire i progetti in un'ottica di Qualità
Le competenze del Project manager
Le caratteristiche del Project manager
L'infrastruttura del Project management
Il Project plan - la Work Breakdown Structure
Il Project plan - lo Statement Of Work
Il Project plan - la lista delle risorse
Attivare un team di progetto
Le fonti di rischio in un progetto
Affrontare i rischi di un progetto
Il ruolo del Responsabile Qualità nella gestione di un progetto
Redigere il Project plan di un progetto della Qualità
Modulo per il project planning
Guidare la riunione del varo di un progetto
Valutare la qualità di un progetto
Valutare la qualità di un progetto (2)
Gestire i collegamenti vincolanti
Il mansionario del Direttore dell'Ufficio Tecnico
Note utili per redigere la procedura di progettazione
Progettare
La gestione collaborativa dei progetti
I libri: Six Sigma Project management
I libri: Project & Process Management. La gestione integrata di progetti e processi: una sfida organizzativa
La review di un progetto



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