PREPARARE IL CONTINGENCY PLAN

Il contingency plan serve per gestire una situazione
d'emergenza. Vediamo come prepararlo al meglio

Articolo di Staff di QualitiAmo

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Lo scopo di un contingency plan è quello di evitare la "sindrome da caserma dei pompieri" cioè quello stato d'animo che mette nelle condizioni di lavorare male perché si deve sempre correre dietro alle emergenze, sprecando risorse e non riuscendo a pianificare nulla.

Al contrario, ragionare su ciò che potrebbe andare storto nella realizzazione di un progetto o nell'affrontare una problematica, ci aiuta a raccogliere le idee su eventuali imprevisti per trovare soluzioni che possano essere messe facilmente in atto nel caso in cui questi imprevisti dovessero effettivamente verificarsi.

Per realizzare un buono contingency plan, è bene seguire sei step:

  • preparare un elenco, ordinato secondo una sequenza logica, delle misure da adottare per completare con successo il progetto o per affrontare nel migliore dei modi una problematica;
  • esaminare ogni punto della lista e decidere quali sono le aree più critiche e dove è più probabile che si verifichi un problema.
    Potremmo ragionare, per esempio, là dove le scadenze sono strette, dove c'è bisogno del coinvolgimento di altri dipartimenti aziendali oppure sui processi che necessitano dell'approvazione altrui;
  • utilizzare il brainstorming per scoprire le cause più probabili dei problemi che abbiamo provato a prevedere.
    In questa fase ricordatevi che stiamo cercando di analizzare i problemi più gravi, non tutti;
  • dopo aver individuato le cause potenziali, elenchiamole tutte in modo chiaro;
  • decidiamo dove sia possibile adottare un'azione preventiva. Questo modo di procedere significa ragionare su come rimuovere il problema oppure su come ridurlo al minimo;
  • preparare un piano per adottare tutte le misure preventive prese in considerazione e per essere pronti ad adottare rimedi immediati nel caso in cui dovessero verificarsi accadimenti che abbiamo considerato poco probabili e sui quali, quindi, abbiamo deciso di non sprecare troppe risorse ma che, comunque, vanno esaminati per essere in grado di affrontarli qualora ci dovesse essere bisogno di farlo.
    Avere una chiara indicazione dei passi da compiere per essere certi di non dimenticare nulla, è fondamentale per gestire al meglio le emergenze
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