CONSIGLI PER DIVENTARE PIU' PRODUTTIVI

Come si può rendere maggiormente al lavoro? E' possibile
adottare abitudini che ci supportino nell'essere più produttivi?

Articolo di Staff di QualitiAmo

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Essere produttivi è una caratteristica legata al carattere delle singole persone e alle buone pratiche adottate dalle organizzazioni per favorire l'efficienza generale ma ognuno di noi, nel suo piccolo, può imporsi dei comportamenti che, nell'insieme, contribuiscono all'aumento della produttività.

Avete voglia di esaminarli uno ad uno insieme a noi? Dopo averli letti tutti, potreste anche contare quelli che già adottate in maniera naturale e decidere quali provare ad aggiungere in un'ottica di miglioramento personale. Cosa ne pensate?

Eccovi la lista:

  • 1 - Una scrivania pulita e ordinata è il presupposto da cui partire per poter lavorare bene. La vostra lo è? Mettete le cose al loro posto e, quando non ne hanno uno, trovatelo.
  • 2 - Individuate l'orario durante il quale riuscite a concentrarvi meglio e, durante quelle ore, provate a eliminare ogni fonte di distrurbo. Togliete il volume al telefonino per provare a concentrarvi sul lavoro da svolgere senza essere continuamente disturbati da telefonate e notifiche. Ovviamente dovrete sospendere anche le notifiche che vi arrivano sul computer.
  • 3 - Se vi viene in mente qualcosa che potrebbe distrarvi da ciò che state facendo e avete paura di dimenticarvelo, prendete nota creando una sorta di "lista delle distrazioni". Le esaminerete una ad una quando avrete finito di svolgere la vostra attività.
  • 4 - Tenete traccia di come "sprecate" il vostro tempo (il collega che irrompe in ufficio, la richiesta urgante, ecc.).
  • 5 - Adottate la regola di svolgere immediatamente ciò che vi richiede meno di due minuti del vostro tempo.
  • 6 - Riordinate e ripulite la vostra casella di posta, impegnandovi a eliminare tutte le email che non vi interessano, ad archiviare quelle che vi interessano ma sulle quali non dovete lavorare, a lavorare su quelle che vi richiedono meno di due minuti e a calendarizzare tra le attività da svolgere tutte le altre.
  • 7 - Cercate il più possibile di rendere automatici i compiti ripetitivi e noiosi e, quando sono simili tra loro, provate a svolgerli, se possibile, in gruppo (ad esempio rispondete alle email una dopo l'altra o, dopo aver convocato una riunione, procedete anche con le altre due che dovete convocare).
  • 8 - Ogni sera compilate la lista delle cose da fare l'indomani.
  • 9 - Svolgete prima i compiti che vi piacciono meno. Questo vi aiuterà, durante la giornata, ad affrontare tutti gli altri.
  • 10 - Concedetevi una piccola ricompensa al termine di ogni attività di un certo peso che avete terminato di svolgere.
  • 11 - Trasformate le attività cardine del vostro lavoro in abitudini.
  • 12 - Evitate il multitasking che, secondo gli esperti, riesce ad abbassare la produttività di ben il 40% e dedicatevi a una sola attività per volta.
  • 13 - Fate brevi pause regolari (ogni 90 minuti) per consentire alla vostra mente di staccare e tornare, poi, a concentrarsi meglio su ciò che stava facendo. Bevete un po' d'acqua, sorseggiate un caffé, guardate fuori dalla finestra, annusate qualcosa di piacevole che vi porti a rilassarvi, osservate la pianta che avete sulla scrivania.
  • 14 - Imparate a delegare quello che è giusto affidare ad altri.
  • 15 - Fate una lista delle cattive abitudini che abbassano la vostra produttività e dalle quali intendete liberarvi e provate ad evitarle.
  • 16 - Iniziate a svolgere le vostre attività quotidiane partendo sempre dalla più importante.
  • 17 - Prima di svolgere un'attività, chiedetevi sempre se è utile a qualcuno oppure no. Se non lo è, concentratevi su come potete evitare di svolgerla ora e in futuro.
  • 18 - Scomponete i compiti gravosi in tante piccole attività che possono essere svolte facilmente.
  • 19 - Imparate a dare la giusta priorità alle cose che dovete fare e a stabilire una tempistica per ognuna di esse.
  • 20 - Provate a svegliarvi ogni giorno un minuto prima rispetto al giorno precedente fino ad arrivare a 15 minuti. Un quarto d'ora in meno di sonno non cambierà nulla per ciò che riguarda la qualità del vostro riposo ma, in cinque giorni lavorativi, vi darà ben un'ora e un quarto in più di tempo per svolgere tutti i lavori che avete come arretrato.
  • 21 - Non aspettatevi la perfezione da ciò che fate. Agite al vostro meglio ma non aspirate ad essere perfetti perché questa tendenza ridurrà di molto la vostra efficienza.
  • 22 - Imparate a dire "no" quando occorre e a non farvi distrarre dal vostro obiettivo.
  • 23 - Prendetevi ogni giorno del tempo per pensare e imparare a lavorare in maniera più intelligente.
  • 24 - Imparate a prestare attenzione ai dettagli perché spesso è proprio da questi che dovrete partire per migliorare le cose rendendole più efficienti.
  • 25 - Iniziate subito a lavorare su un progetto, anche se la scadenza per il completamento del lavoro non è prossima.
  • 26 - Quando dovete rispettare una scadenza, stabilitene una più prossima solo per voi. In questo modo, rispettandola, sarete certi non solo di non arrivare mai in ritardo su una programmazione, ma anche di avere del tempo per rivedere il lavoro fatto.
  • 27 - Considerate la possibilità di suddividere il lavoro quotidiano in blocchi per renderlo più efficiente (ad esempio dalle 8.00 alle 8.30 lettura e risposta alle email, dalle 8.30 alle 9.00 riunioni, dalle 9.00 alle 11.00 lavori importanti con priorità alta, ecc.).
  • 28 - Assicuratevi di non fare due volte lo stesso errore trasformando l'esperienza negativa che avete vissuto in una lezione che avete imparato.
  • 29 - In ogni caso, iniziate subito a lavorare senza perdere tempo.
  • 30 - Quando prendete in mano qualcosa, seguite la regola americana del "FAR" ("File it", "Act on it", "Recycle it" che significa: archivialo o ritiralo se ti serve conservarlo, svolgi un'azione ad esempio scrivendo un'email, facendo una telefonata, organizzando una visita presso un cliente, ecc. oppure gettalo via se non ti serve).
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