COME CONDURRE IN MANIERA EFFICACE IL
PROCESSO RELATIVO AGLI AUDIT INTERNI
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Ottenere il massimo dalle verifiche ispettive interne: come
fare?

Articolo di Staff di QualitiAmo

processo-audit



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(Prima parte)

(Seconda parte)

Il nostro quarto suggerimento per ottenere il massimo dalle verifiche ispettive interne, è quello di identificare i reali depositari dei "segreti" dei singoli processi dell'organizzazione che non è detto che siano i "process owner" identificati ufficialmente. Spesso si tratta degli operativi che trascorrono la maggior parte del loro tempo a lavorare su un processo e che possono avere conoscenze importanti e spesso non condivise relativamente al processo e alle sue interazioni all'interno del sistema di gestione.
Assicurare che ogni conoscenza critica per i processi venga documentata migliorerà l'integrità operativa dell'intero sistema.

Il quinto suggerimento che vi diamo, è quello di utilizzare la tecnica PDCA perché - se tutto quello che un'organizzazione fa è un'attività che richiede un input che viene convertito in un output - dovrebbe essere misurabile in termini di efficacia ed efficienza e un metodo che è possibile utilizzare per completare la verifica dell'efficacia e dell'efficienza di un processo è proprio il PDCA, iniziando - però - a metà del ciclo, cioè con un approccio CAPD.

Una volta identificati i singoli proprietari dei processi, occorre farsi le seguenti domande:

  • "Chi è il cliente del processo e quali sono le sue aspettative?"
  • "Quali rischi sono stati identificati?"
  • "Quali sono gli obiettivi e gli indicatori?"
  • "Sono in linea con i rischi legati al processo?"
  • "Come si fa a sapere se il processo funziona bene oppure no?"
  • "Le informazioni relative al processo sono corrette e regolarmente aggiornate?"
  • "Il processo risulta efficace ed efficiente?"

Ricordate che fare le domande giuste servirà a sondare per bene il processo ma che il valore legato all'audit sarà determinato da come registrerete le risposte: più lo farete bene e maggiore sarà il valore aggiunto al sistema grazie alla verifica ispettiva.

L'ultimo suggerimento che vi diamo, il sesto, è quello di utilizzare un diagramma tartaruga come strumento per strutturare meglio la vostra verifica

Turtle-diagram

Usando un diagramma di questo tipo, riuscirete a venire in possesso di tutte le informazioni necessarie per studiare i singoli processi e a strutturarle al fine di garantire che i rischi collegati vengano identificati, valutati ed eliminati o mitigati.

Un diagramma tartaruga evidenzia tutte le criticità di un processo dettagliando cose come:

  • l'attrezzatura utilizzata nel processo e la definizione dei registri di manutenzione;
  • le risorse necessarie per farlo funzionare;
  • input e output;
  • chi è coinvolto nella gestione e nel funzionamento del processo;
  • come sono state effettuate le azioni richieste;
  • come sono state comunicate le istruzioni e le procedure di lavoro;
  • la disponibilità dei riferimenti documentati (disegni, piani di controllo, istruzioni, registrazioni, misurazioni, ecc.);
  • i risultati ottenuti, per esempio la capacità del processo;
  • quali processi di supporto supportano il processo principale;
  • quali sono gli indicatori;
  • quali persone lavorano sul processo con la verifica della loro formazione
  • le metodologie

Raccogliere e verificare queste informazioni correttamente contribuirà ad anticipare ed evitare le più comuni problematiche di gestione dei processi.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
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"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

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In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

Nello spirito del miglioramento continuo e del ciclo PDCA, una volta che il controllo è completo (ricordate che siamo partiti dallo stadio del "check" applicando un ciclo CAPD), si dovrebbe passare a un miglioramento ("act"), pianificando le azioni necessarie ("plan") e mettendole in atto ("do").
Una volta implementate tutte le modifiche richieste, è necessario ripetere l'audit sul processo per verificare l'effettivo miglioramento del sistema.

PER SAPERNE DI PIU':

Gli audit ISO 9001
I documenti per gestire la Qualità negli audit
Come comportarsi durante gli audit
I layered process audit
La checklist per i layered process audit


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