L'UFFICIO TECNICO E LE ORGANIZZAZIONI
CHE RAGIONANO PER FUNZIONI - 2

di Paolo Ruffatti

La disorganizzazione cronica delle aziende che ragionano a compartimenti stagni, cioè per funzioni, e gli effetti sull'Ufficio Tecnico

Ufficio Tecnico

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Un nuovo articolo dell'ing. Paolo Ruffatti che quanti frequentano il forum di QualitiAmo ben conoscono per la sua preparazione e per la sua immensa disponibilità nei confronti dei giovani che si avvicinano per la prima volta alla Qualità.
In occasione dell'uscita della nuova edizione del suo libro "Efficienza studi tecnici professionali", Paolo ci aveva regalato un altro articolo molto interessante.
Buona lettura!

(Prima parte)

Un’azienda che ragiona per funzioni (quasi tutte quelle che conosco da 25 anni a questa parte), è composta da tante turris eburnee - gli uffici/reparti/funzioni- scollegate una con l’altra...quando non si fanno la guerra tra loro!

La comunicazione, o meglio i diversi flussi informativi orizzontali (operativi) o verticali (di informazione/ gestione da e per la Direzione aziendale) spesso sono assenti, oppure non strutturati: i dipendenti si mandano le mail tra di loro anche se sono seduti a distanza di due scrivanie e dopo 15 giorni, quando è scoppiato il bubbone si dicono l’un l’altro: “… io ti avevo mandato la mail...
L’imprenditore, in questo bailamme ... fa il resto(!), dando cazziatoni a tutti, invece di rivedere l’organizzazione che non c’è (e che toccava a lui mettere in piedi)!

Ora vediamo i casi ipotizzati all’inizio.

Primo caso

Azienda che produce in (grande) serie.
Queste aziende sono quelle in più grande difficoltà odierna, dovuta alla concorrenza dell’Estremo Oriente: si sono accorte, per lo più tardi, che è vitale per loro fare efficienza, anzi è ormai troppo tardi. Ma anche per loro c’è una via di uscita, che non è quella del cercare di competere con chi li ha copiati e battuti sul mercato grazie allo schiavismo perpetrato da un paese intero sui suoi operai. Questa via di uscita passa proprio per un rinnovato Ufficio Tecnico.

Queste aziende sono caratterizzate dal fatto che non conoscono il Cliente finale (volevo chiamarlo “utilizzatore finale”, ma oggi è pericoloso); il loro Cliente infatti è il concessionario o il venditore di questi prodotti ed è lui che ha il contatto con il Cliente finale e quindi l’unico a riportare le esigenze e le aspettative; è un filtro molto importante, sia in positivo, sia in negativo che pochi sanno utilizzare in forma organizzata.

Ho visto tante aziende di questo settore tentare due strade per uscire da questa scomoda posizione:

  • l’efficienza produttiva applicando anche molto bene alcuni concetti di lean production (per attaccare e ridurre il 3% del tempo di attraversamento), ma fallendo miseramente con scelte sbagliate in altri settori in cui il lean thinking era rimasto lettera morta (rimane tranquillo il 97% a cui nessuno presta attenzione)
  • l’abbassamento dei loro costi utilizzando l’importazione proprio da quei paesi che li stanno uccidendo (se non puoi battere il nemico cerca di fartelo alleato), non avendo però le capacità di integrare la loro produzione con i componenti di bassa qualità importati, con conseguente bassa e incontrollata qualità complessiva e aumento vertiginoso dei tempi e costi buttati via per risolvere i problemi suddetti

Anche qui c’è ovviamente la soluzione, (ormai vi stancherò con il mio chiodo fisso) che passa anche questa per l’Ufficio Tecnico “alleato” con le altre funzioni aziendali.

Secondo caso

Azienda che produce in piccola serie o in poche unità, con personalizzazioni di prodotti standard.
In questo caso la presenza dell’Ufficio Tecnico è più pesante, ma con il grande vantaggio che si conosce chi è il Cliente; ma qui cominciano i guai: il passaggio tra Commerciale e Ufficio Tecnico dei requisiti / aspettative / esigenze espressi dal Cliente* se è un tecnico (e di solito lo è), sono ancor più problematici, rispetto al primo caso in cui eravamo nella condizione peggiore, cioè il Cliente acquista un prodotto standard di cui raramente conosce bene le prestazioni, le possibilità di impiego, gli accorgimenti di utilizzo, ecc.

La raccolta dei dati per la progettazione, infatti, in questo secondo caso viene spesso fatta da un Commerciale poco “tecnico” e spesso la stesura dei contratti è imprecisa e/o non tiene conto di vincoli legali (sulla garanzia delle prestazioni, ad esempio) che sono sottovalutati da tutti perché ciascun Responsabile di funzione pensa che sia compito di qualcun altro.
Un esempio per tutti: spesso le parti di ricambio raccomandate, vengono raccomandate da chi conosce poco i punti deboli della macchina (a partire dall’Ufficio Tecnico) senza sentire l’Assistenza post Vendita. Qui è evidente quanto sia vitale la collaborazione Commerciale-Ufficio Tecnico e quanto sia drammatica la non collaborazione.

Terzo caso

Azienda impiantistica che produce impianti complessi (uno-due pezzi per volta), ma con sezioni di impianto “simili”.
In questo caso, per fortuna, la funzione Commerciale chiede aiuto all’Ufficio Tecnico prima di emettere un’offerta. Se l’UT non è impegnato “troppo” manda qualcuno dei suoi a fare il sopralluogo e quindi raccoglie i dati corretti per fare il progetto, anche se spesso il Commerciale per mille ragioni offre al cliente tutt’altro e firma un contratto per un’altra cosa.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

L’ufficio Tecnico, fa il suo progetto partendo da blocchi standard e sviluppa la configurazione facendo un patchwork che, per carità, il più delle volte funziona, ma il progetto che ne esce crea tali e tanti problemi a chi lo deve realizzare che si trovano a ragionare come se si trattasse ogni volta di un prototipo. Tutto ciò perché nessun responsabile di Funzione vuole rischiare la propria tranquillità e posizione acquisita inseguendo avventure di innovazione … tanto meno il progettista!. Il motto è “abbiamo sempre fatto così…”; … e l’azienda muore per vecchiaia! Al massimo molti Uffici Tecnici cercano di copiare quello che fa la concorrenza: a questi signori di solito io dico: “nell’industria, Messieur De Cubertin (l’inventore delle moderne Olimpiadi) che diceva che l’importante è partecipare non vincere, non c’entra per nulla; nella competizione industriale chi arriva secondo (copiando) arriva ultimo!” perché chi innova prodotti e processi per primo arriva per primo col prodotto sul mercato, mentre chi copia arriva con mesi, o anni di ritardo sul mercato, quando questo è già appannaggio del primo.

(Terza parte)

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Note:

* notate che alle ultime due parole, di cui parlavo all’inizio,  si è aggiunta la prima “requisiti”, che sono richieste certe da parte del Cliente

PER SAPERNE DI PIU':

Gestire i progetti in un'ottica di Qualità
Il Project plan: lo Statement Of Work
Il Project plan: la Lista delle risorse
Redigere il Project plan di un progetto della Qualità
Modulo per il project planning
Le caratteristiche del Project manager
Le competenze del Project manager
La review di un progetto
Sviluppare un progetto della Qualità
Guidare la riunione del varo di un progetto
Valutare la qualità di un progetto
Valutare la qualità di un progetto (2)
Gestire i collegamenti vincolanti
Attivare un team di progetto
Il mansionario del Direttore dell'Ufficio Tecnico
Note utili per redigere la procedura di progettazione
Progettare

L'infrastruttura del Project management
Il Project plan - La WBS


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