DUE STRUMENTI PER L'AUDIT ISO 9001

Parliamo di pianificazione e checklist

Perché un audit ISO 9001 si possa considerare ben riuscito occorre che venga pianificato bene e che si abbiano le idee chiare su quali domande fare e su come raccogliere le risposte .

Checklist


Grandezza caratteri: piccoli | medi | grandi

Raggiungere l'eccellenza è un obiettivo primario delle aziende. Per conseguire questo obiettivo, bisogna capire bene a monte come valutare lo strumento principe del miglioramento, il Sistema Qualità e come utilizzare gli audit ISO 9001 per migliorare su base continua.

Un audit non è altro che una verifica del modo di fare le cose. È uno strumento che serve per assicurarci che le attività siano portate avanti nella maniera corretta e che i nostri processi siano progettati in modo da essere conformi ai requisiti contrattuali senza limitarci a chiederlo a posteriori ai clienti quando è già troppo tardi.

Il punto di partenza per svolgere un buon audit ISO 9001 è quello di preparare una strategia che supporti la loro pianificazione.
Gli audit, infatti, corrono il rischio di esprimere un'opinione errata per una serie di motivi tra i quali possiamo ricordare:

  • condurre l'audit sbagliato
  • utilizzare un approccio errato nella conduzione della verifica ispettiva
  • servirsi di auditor ISO 9001 non adatti
  • svolgere l'audit nel momento sbagliato
  • preparare i report non esaustivi o che non riflettono la reale situazione

Il primo strumento fondamentale per svolgere una buona verifica ispettiva è un piano di audit ISO 9001 .
L'importanza di una buona documentazione dettagliata, infatti, non viene mai abbastanza sottolineata. Una buona pianificazione di un audit ISO 9001 dovrà includere:

  • la descrizione dell'ambito in cui si vuole agire
  • l'elenco delle procedure che saranno prese in esame
  • un riassunto delle registrazioni che si prenderanno in considerazione
  • una descrizione delle problematiche da trattare nel corso dell'audit per cercare di risolverle
  • la possibilità di indicare eventuali deviazioni rispetto alla pianificazione durante lo svolgimento dell'audit e le ragioni che hanno portato a variare la pianificazione
  • i risultati
  • una lista di tutte le attività svolte durante la verifica ispettiva

Durante la fase di preparazione dell'audit, occorrerà:

  • identificare bene l'autorità degli auditor: non appena verrà selezionato il team di verifica, questo gruppo di persone dovrà accertarsi di avere tutta l'autorità necessaria per poter condurre efficacemente l'audit.
    Senza autorità, infatti, un verificatore non ha nessuna possibilità di svolgere bene questo tipo di attività
  • determinare le risorse necessarie: una volta stabiliti il motivo, lo scopo e i criteri del'audit, bisognerà decidere se le persone scelte per condurre la verifica ispettiva sono quelle giuste.
    In questa fase, spesso, è stato selezionato il lead auditor che ha già portato avanti parte della pianificazione della verifica ispettiva. Il lead auditor solitamente partecipa attivamente alla fase di selezione delle risorse umane da dedicare all'attività di auditing e può fornire un valido supporto sia nello scegliere il numero di persone da coinvolgere sia nel determinare la tipologia di professionisti giusta per una particolare verifica.
    Ogni membro del team, infatti, dovrà essere indipendente dall'area e dalle funzioni da esaminare. Quando si seleziona una squadra di auditor bisogna anche stabilire quanti ne servono per condurre efficamente il lavoro. Questo numero spesso è determinato a monte dallo scopo per cui si conduce l'audit, dal tempo fissato per il suo svolgimento e dal budget messo a disposizione per la verifica
  • selezionare gli auditor: questa fase dà per scontato che ci sia una rosa di persone tra le quali scegliere. Gli auditor andranno scelti basandosi su qualifiche e competenze ben chiare
  • esaminare la documentazione relativa all'audit: prima di svolgere un audit, un auditor dovrà assicurarsi di conoscere le policy e le procedure dell'azienda o dell'area aziendale che va ad esaminare, in modo da poter stabilire la conformità di un prodotto, di un processo o del sistema rispetto ai requisiti specificati nei dversi documenti.
    Il lead auditor contatterà le persone da sottoporre a verifica ispettiva per verificare la disponibilità dei documenti e per chiederne delle copie per esaminarle
  • pianificare l'audit dal punto di vista logistico: una pianificazione logistica dell'audit si rende necessaria per coordinare il team di auditor e i percorsi di comunicazione dell'area auditata.
    Una buona pianificazione si tradurrà in un audit tranquillo e senza interruzioni. Gli auditor devono arrivare nel posto giusto al momento giusto, con tutto ciò che serve per svolgere la verifica ispettiva, tutto il tempo necessario a disposizione e tutte le informazioni che è necessario conoscere
  • preparare tutti gli strumenti necessari: prima di svolgere l'audit bisognerà preparare la check list, le linee guida e i moduli dove poter riassumere tutte le informazioni importanti.
    La checklist è lo strumento principe per poter svolgere al meglio un audit. Una checklist completa fornisce: l'evidenza oggettiva che l'audit stato svolto, un ordine ben preciso per lo svolgimento, una registrazione che sono stati presi in esame tutti gli aspetti applicabili del sistema qualità, tutte le informazioni storiche sull'audit e sui problemi riscontrati nel programma, nel sistema e nei fornitori, il riassunto della riunione conclusiva e gli estremi dei report utilizzati per l'audit, tutte le informazioni di base necessarie per gli audit futuri, uno strumento per gestire il tempo in maniera efficace ed efficiente.

Un piano dettagliato per ogni audit dovrebbe includere un'indicazione chiara riferita a tutte le date se la verifica si estende su più giorni ma, come minimo, dovrebbe comprendere cosa verrà auditato, secondo quali requisiti e da chi.
Scendendo ad un maggiore livello di dettaglio, i requisiti specifici andranno verificati basandosi sui rischi, sulle performance passate, e su quando sono state rilevate.

(L'articolo continua sotto al box in cui ti segnaliamo che alla collana di libri QualitiAmo si è aggiunto un nuovo titolo).

LA COLLANA DEI LIBRI DI QUALITIAMO

"La nuova ISO 9001:2015 per riorganizzare, finalmente, l'azienda per processi" - Si aggiunge alla collana dei libri di QualitiAmo il primo testo che svela i segreti della futura norma.
Dalla teoria alla pratica: il secondo lavoro di Stefania Cordiani e Paolo Ruffatti spiega come migliorare la vostra organizzazione applicando la nuova norma attraverso i suggerimenti del loro primo libro
(Vai all'articolo che descrive il nuovo libro)

"Organizzazione per processi e pensiero snello - Le PMI alla conquista del mercato" - Da una collaborazione nata sulle nostre pagine, un libro per far uscire le PMI dalla crisi.
L’ideatrice di QualitiAmo e una delle sue firme storiche spiegano come usare con efficacia la Qualità.
(Vai all'articolo che descrive il primo libro)

(Vuoi restare aggiornato gratuitamente sulla nuova ISO 9001:2015? Visita ogni giorno la pagina che ti abbiamo linkato.
In calce all'articolo riporteremo quotidianamente un aggiornamento sulla futura norma)

La pianificazione dell'audit non va presa alla leggera. La verifica ispettiva richiede una grande sforzo da parte delle persone auditate così come da parte degli auditor dunque un audit ben pianificato e progettato per verificare in breve tempo tutto ciò che è necessario è sicuramente preferibile rispetto ad uno che si dilunga per troppo tempo o che salta da un argomento all'altro senza seguire un filo logico.

(Seconda parte)

PER SAPERNE DI PIU':

Audit fornitori: la checklist
Da cosa dipende il successo di un audit?
Il ruolo della checklist nell'audit
Il campo di applicazione dell'audit interno
Le verifiche ispettive
Valutare, qualificare e monitorare i fornitori
Consigli per fare bene gli audit
Come comportarsi durante gli audit
La regola dei 5 minuti
Tutti i documenti per gestire gli audit
Linea guida per audit in incognito
Terminologia: audit
I layered process audit
La checklist per i layered process audit
Audit di terza parte: come prepararsi
La tabella per valutare gli audit
La checklist per l'audit presso il fornitore
Aforismi sugli audit
Il questionario per rilevare la soddisfazione dopo lo svolgimento dell'audit
Il rapporto di audit - esempio di modulo
La pianificazione degli audit - esempio di modulo
Il piano annuale degli audit - esempio di modulo


cerca nel sito